Algunos empresarios van ciegos, como el capitán que vuela sobre el atlántico de vuelta desde Brasil. De repente llama a la cabina y dice “Tengo dos noticias, una positiva y una negativa… Primero la negativa: los instrumentos del avión han dejado de funcionar. No sabemos la altura a la que volamos, ni la velocidad y tampoco muy bien el rumbo… pero aquí la noticia positiva: vamos muy bien”.
Así es como algunos empresarios y equipos directivos dirigen su empresa: no tienen ni idea, no tienen ningún instrumento que les indica cómo van. Van a ciegas. ¡Pero creen que van bien…!
Esto sucede al dirigir la empresa basado en sensaciones y emociones. Los empresarios experimentados a veces me dicen que lo llevan en la sangre. Y sin lugar a dudas, después de muchos años al mando de una empresa se lleva mucha información en la sangre. Pero no toda. Y ni mucho menos tan precisa como podría ser. Porque lo que la sangre nos cuenta está condicionado a nuestras emociones y estas cambian mucho en el día día del empresario.
En momentos cuando la empresa gana un nuevo cliente importante nos podemos sentir como si tuviéramos la mejor empresa del mundo. Pero ya la semana siguiente, a lo mejor perdemos un contrato importante a la competencia, sentimos todo lo contrario: estamos seguros de estar al mando de la empresa más problemática del planeta.
3 Pasos para fortalecer el componente de datos
Normalmente en ambos casos estás equivocado, la empresa ni es la mejor del mundo, ni la peor. Son las emociones que nos pueden nublar el juicio y no nos permiten ver la empresa en perspectiva. Es la foto del momento que nos oscurece o nos ilumina el juicio. Como consecuencia tomamos decisiones erróneas o menos acertadas.
Ahí es donde ayuda fortalecer el componente de los datos, uno de los Seis Componentes Claves™ de la empresa.
Como quizás ya sabéis de otros artículos míos o de mi bio, soy alemán. Y además ingeniero. O sea, lo más cabeza cuadrada que existe… Aun así, también he sido empresario y emprendedor por más de 15 años por lo que no digo que el instinto, la experiencia de los años o lo que la sangre nos indica no cuente. Cuenta, mucho. Pero las mejores decisiones se toman cuando fusionas ese instinto con datos reales y objetivos.
Fortalecer el componente de los datos de tu empresa ayudará a tomar mejores decisiones, sin ralentizar tu toma de decisiones. Aquí es cómo:
Paso 1: crear un Cuadro de Mando para el equipo directivo
Imagínate que estás en una isla desierta en el caribe: playa, palmeras, sol, las olas del océano… pero sin móvil, sin portátil y sin manera de comunicarte con tu empresa. La pregunta que te tienes que hacer es cuales son los 5 a máximo 15 indicadores (muchas veces llamados KPI key performance indicators) de la empresa que quieres o necesitas saber cada semana para saber que la empresa va bien, para tener el pulso de la empresa. Esto es lo que querrás medir.
El Cuadro de Mando tiene 5 puntos clave:
- Definir bien los 5 a 15 KPI. ¿Qué es lo que quieres medir?
- Definir el resultado esperado para cada KPI. Como en el avión, solo sirve medir la velocidad si sabes que necesitas volar a 850km/h para no estrellarte.
- Medir el resultado semanal real.
- Tener mínimo 13 semanas seguidas de datos para poder observar patrones y tendencias
- Definir un único responsable por cada KPI para saber a quién mira si algo no va como esperado o felicitar si las cosas van muy bien.
Para visualizar el Cuadro de Mando hay muchas alternativas y según el grado de afinidad tecnológica, desde un simple Excel o Google Sheets hasta programas sofisticados como el Tableau o Simplekpi (aquí tienes un comparador). No es necesario usar gráficos, pero ayudan para ver patrones y tendencias.
Paso 2: crear Cuadros de Mando departamentales
El mismo trabajo que se ha hecho para la empresa completa hay que repetirlo por cada departamento. Para Marketing, Ventas, Operaciones, Finanzas etc. Saber cuál es el puñado de números que debes o quieres seguir de forma semanal para tener el pulso de lo que sucede en cada uno de las áreas de la empresa. El reto está en destilar KPI de actividades que predicen resultados, es decir, los KPI de lo que medimos deben estar por delante de los resultados.
Como ejemplo, en ventas medir las ventas cerradas está muy bien, pero es el resultado de todos los esfuerzos y en el caso ideal lo que medimos en el Cuadro de Mando es el esfuerzo. Si por ejemplo medimos el número de llamadas que se hace cada semana podemos estar seguros que el resultado llegará (cierto que dependerá de otros factores como el ratio de conversión, pero lo pongo como ejemplo simplificado).
Lo que medimos hemos de ser capaces de accionarlo. Dicho de otra manera si medimos ventas cerradas y caen por debajo de lo esperado y no lo podemos accionar no es un buen KPI. En cambio en el ejemplo de las llamadas si cae por debajo de lo esperado sí que podemos activarnos para volver a subir el número de llamadas realizadas.
Los Cuadros de Mando departamentales aportan valor porque brindan a los líderes datos e impulsan la responsabilidad para cumplir con las expectativas y/o exigen resoluciones proactivas de los problemas.
Paso 3: Todos tienen un número
En última instancia, el objetivo es que cada persona en tu empresa participe de forma activa en un Cuadro de Mando de forma semanal y por lo cual se sienta responsable de uno, dos o tres medibles en el Cuadro de Mando. Eso conecta todas las personas de la empresa para lograr la visión de la empresa y ejecutar el plan. Ayudará a los empleados a autogestionarse y/o buscar ayuda con sus superiores de manera proactiva cuando sus números están fuera de la expectativa.
¿Te has decidido ya?
Volviendo al inicio del artículo, si el piloto del avión vuela a ciegas, es decir no tiene instrumentos, no quiere decir que no llegue. Es posible que su experiencia e intuición le permita llegar al aeropuerto destino. Pero la probabilidad de que llegue aumenta al tener los instrumentos funcionando y sabiendo la expectativa sobre cada KPI. Dicho de otra manera, ¿Qué prefieres: volar en un avión donde el piloto confía en su intuición o donde hay instrumentos que le guíen?
Pues eso. ¡Manos a la obra!
Próximos pasos...
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