Tu empresa: un reflejo de ti mismo

El buen cocinero eres tú, el empresario o jefe de equipo, cuya habilidad para utilizar estas herramientas es crucial. Este artículo trata del "cocinero".

El problema está arriba

En la última década, he acompañado a decenas de PYMES durante un periodo medio de dos años para ayudarles a implementar EOS. En este proceso, he conocido a cientos de directivos y los he podido observar en reuniones. Desgraciadamente, no todos los directivos son buenos cocineros. Esto se debe, en parte, a que no todos nacen siendo líderes o managers, pero también en parte a que no se imparte formación, dando por sentado que las cosas funcionarán de algún modo.

Si los directivos tuvieran un ejemplo a seguir dentro de la propia empresa, ya se habría ganado mucho. Porque, como he observado a lo largo de los años, toda empresa es un reflejo de su líder.

El empresario nato

Echemos primero un vistazo al empresario nato, ese espécimen excepcional. Influyen muchos factores, pero he identificado seis características fundamentales:

• Pasión y positividad:
  La pasión impulsa al empresario nato a seguir adelante incluso en tiempos difíciles. Irradia una buena dosis de energía positiva que contagia a los demás.
  
• Perseverancia:
  La emprendedora nata está preparada para superar obstáculos, hacer frente a contratiempos y seguir siempre adelante con firmeza.
• Toma de decisiones:
  En un mundo cada vez más cambiante, la emprendedora nata es capaz de tomar decisiones de manera eficaz.
• Capacidad para resolver problemas:
  Por desgracia, los problemas son inevitables, pero el emprendedor nato los soluciona eficazmente.
  
• Capacidad de liderazgo:
  La empresaria nata es capaz de crear y retener un equipo cohesionado.
  
• Gestión del tiempo:
  Cuanto mayor es la empresa, a más preguntas y decisiones se afronta el empresario. El emprendedor nato sabe priorizar, delegar y decir no para seguir siendo productivo.
  
  

Cuatro opciones

¿No sería genial que todos naciéramos empresarios con estas capacidades? Desgraciadamente, la realidad es otra, aunque por supuesto que es deseable que todos en la empresa tengan y apliquen estas habilidades. Y ahí es donde entras tú, porque como he dicho, toda empresa es un reflejo de su equipo directivo. Le guste o no, el equipo directivo marca la pauta de lo que ocurre en el resto del equipo.

Las cuatro opciones siguientes muestran cómo la (in)capacidad del jefe se refleja en el resto del equipo:

1. El jefe no sabe hacerlo. Nada está sistematizado.
2. El jefe no sabe hacerlo. Mi caos está sistematizado dentro de la empresa.
3. El jefe sabe hacerlo. Pero hasta ahora no he transmitido nada sistemáticamente.
4. El jefe sabe hacerlo. Y también está sistematizado en la empresa.
   

¿En qué posición te encuentras con tu equipo, del uno al cuatro? Si ya estás en el cuatro, lo único que puedo hacer es felicitarte. Según mi experiencia, la mayoría de los equipos de liderazgo se encuentran en algún punto entre el dos y el tres. Entonces, ¿cómo se llega al punto cuatro?

La sistematización como cocinero

Supongamos que has implementado EOS, es decir, una metodología para gestionar tu compañía. Es la cocina, por seguir con la analogía. Si no tienes una cocina bien equipada, te recomiendo encarecidamente que sigas leyendo aquí. 

Como chef en tu cocina bien equipada, también quieres sistematizar las cosas para los demás: tus maniobras, tus secuencias, tus habilidades. Y una imagen vale más que mil palabras; por eso hay que ser un modelo para el equipo.

Para difundir no sólo teoría sino también consejos prácticos, me gustaría comentar cinco cosas que han demostrado ser Best Practice y que están siendo utilizadas por cientos de directivos. Como jefe de cocina, ¿qué deberías organizar sistemáticamente?

1. Establecer prioridades

• Define objetivos trimestrales, yo los llamo Rocas. Procura que sean SMART y comunícalos a tu equipo para crear compromiso.
  
• Las cosas nuevas nos suelen parecer estupendas. Esto está arraigado en nuestro cerebro a través del neurotransmisor dopamina. Cada vez que perseguimos una nueva idea, nos sentimos bien. Pero a menudo no es bueno para la empresa. Tener una lista de asuntos pendientes ayuda en estos casos. Así que cuando se te ocurra una nueva idea, acostúmbrate a aparcarla en la lista de asuntos pendientes durante 24 horas. El 90% de las cosas no parece tan relevantes al día siguiente.
• Planifica tus semanas. Yo planifico la semana siguiente todos los viernes. En esta planificación entra lo siguiente: mis Rocas, mi agenda, mis tareas que apunto en Google y mi lista de asuntos pendientes. En esto se basa mi planning semanal en el que resumo lo que tengo que hacer cada día, además de las reuniones, siempre dejando espacio para imprevistos. El viernes siguiente, reviso el último plan para ver qué planifiqué bien y qué debo hacer de forma diferente. Luego me pongo con la semana siguiente.
  

2. Delegar

Cuanto más éxito tenemos, más nos bombardean. Más correos electrónicos, más ideas, más clientes, más empleados, más problemas, simplemente más y más. Para seguir a flote, llega un momento en que ya no basta con utilizar una lista de asuntos pendientes: hay que delegar. La delegación no es algo puntual, sino que debe formar parte del proceso de optimización personal de manera regular.

Una vez al trimestre me siento con papel y bolígrafo (o iPad en mi caso) para determinar qué tareas puedo y debo delegar.

Aquí puedes leer exactamente cómo enfoco la delegación, paso a paso.

3. ¿Cuándo estar con quién por cuánto tiempo?

"Mi puerta está siempre abierta" suena muy bien, pero también significa que toda la empresa funciona sobre una base ad hoc. Alrededor del 80% de las interacciones deberían estar sistematizadas, aunque siempre hay excepciones. Esto significa pensar en lo siguiente para cada persona de forma individual:

• ¿Cuánto tiempo paso con la persona a la semana para aclarar dudas?
• ¿Qué urgencia tienen las respuestas en general?
  

De ahí resulta un ritmo fijo de reuniones en el que el 80% de los temas se tratan en reuniones sistematizadas.

Un libro recomendado con instrucciones sobre cómo encontrar el ritmo de reuniones es "The Myth of Multitasking", de Dave Crenshaw. También merece la pena ver su vídeo (con la opción de subtítulos automáticos en castellano).

4. Gestión de proyectos

Los proyectos hacen que la empresa avance. Sin ellos, una empresa se estanca. Por eso todos deberíamos ser buenos gestionándolos. Por desgracia, la mayoría de las veces no es el caso y la gestión de proyectos se deja al azar. Un proyecto es cualquier cosa, desde un nuevo PDF para la presentación a nuestros clientes hasta el nuevo CRM que tarda dos años en implantarse.

Debería establecerse una norma mínima para los proyectos, en función de su complejidad y duración. Probablemente no necesitemos gestión de proyectos para crear un PDF, pero sí para un CRM. Entonces, ¿cuándo se debe establecer una gestión de proyectos mínima? Y estas son las cuestiones mínimas a las que hay que saber responder:

• ¿Quién es responsable?
• ¿Cuáles son los criterios de éxito?
• ¿Quién participa? Utilizar la matriz RACI
• ¿Qué recursos necesito?
• ¿Cuáles son los hitos clave? ¿O cómo es el calendario?
• ¿Cuál es el ritmo de reuniones con los participantes?
  

Es importante encontrar el equilibrio ideal entre el caos creativo individual y la burocracia. No obstante, te recomiendo crear siempre un documento de una página como estándar mínimo, respondiendo a estas seis preguntas.

5. Comunicación

El flujo de información, es decir, la comunicación, empieza por el jefe. Si aquí reina el caos, lo hace en todas partes. Es importante determinar qué canales (email, Slack, WhatsApp, teléfono, etc.) se utilizan y cómo. Esto significa definir reglas claras y formar a todos los empleados al respecto. 

¡Hagámoslo!

Al principio hablábamos de una cocina bien equipada y de un chef bien preparado. Sólo ambos juntos hacen una buena comida.

Si ahora imaginas una cocina bien equipada (la empresa trabaja con EOS, por ejemplo), y todos los cocineros saben establecer y aplicar prioridades, delegar y, por tanto, tienen tiempo para lo relevante, no todo es ad hoc, existe una gestión de proyectos sensata y la comunicación funciona eficazmente... ¿tu equipo o tu empresa estarían mejor posicionados?

Tienes cuatro opciones, ¿dónde estás?

• No sé hacerlo. Nada está sistematizado.
• No sé hacerlo. Mi caos está sistematizado dentro de la empresa.
• Sé hacerlo. Pero no está sistematizado.
• Sé hacerlo. Está sistematizado en la empresa.

Establece como prioridad tener unas normas mínimas de autoorganización en toda la empresa.

Y si necesitas ayuda, ¡estaré encantado de ayudarte!