La transformación digital ha sido, en el año 2019, la preocupación número uno de empresarios y CEO en todo el mundo. Así lo ha indicado el Wall Street Journal. Como experiencia personal, también me he cruzado con muchos empresarios de Pymes que están preocupados por perder el tren de la tecnología y digitalización. Perciben la necesidad de cambiar algo, de ser más tecnológicos, pero no saben muy bien qué hacer. A menudo, el resultado ha sido una llamada a un experto en transformación digital para que les elaborase un plan. Solo para encontrarse algunos meses después que (casi) nada ha cambiado. Lo mismo indica un artículo de la revista Forbes, que estima que el 70% de presupuestos invertidos en transformación digital se evapora sin haber conseguido los efectos deseados. ¡un 70%! Una tasa de éxito inadmisible para cualquier empresario y que solo puede llevar a la ruina…
Entonces, ¿cómo es posible y qué hacer diferente?
La transformación digital no es una solución o un fin en sí. Sino debe ser una herramienta. Por ejemplo, para mejorar el servicio o para aumentar la satisfacción del cliente o empleado. Pero si las personas de la empresa, empezando con los directivos, no tienen la mentalidad oportuna y la gestión empresarial falla, la introducción de la transformación digital solo aumentará estos desperfectos.
Por lo que la empresa, antes de plantearse la introducción de alguna herramienta para una deseada transformación digital debería considerar los siguientes seis puntos:
Saber adónde ir antes de dar el primer paso
Lo que encuentro mucho en líderes y equipos directivos es el deseo de dar unos pasos, de avanzar. Esto es bueno, porque muestra el reconocimiento de la necesidad de actuación. Han ido, por ejemplo, a un workshop o una ponencia sobre IA (inteligencia artificial) y vuelven con la idea y necesidad de introducir una herramienta que les aporte una solución en este campo.
Por lo comprensible que sea este deseo y lo apremiante que sea la necesidad de transformación empresarial, antes de caminar hay que pensar: El primer paso debe ser claridad sobre la estrategia general de la empresa. ¿Adónde va el viaje? ¿Cómo será la empresa en 3 años? ¿Cuál es la visión para la compañía?
Empezar la casa por el tejado a menudo llega a frustraciones más adelante. Bien porque se detecta que la herramienta no da los resultados esperados o bien porque se nota que una inversión en otros temas habría sido mejor.
Sea cual sea la razón, al final, en muchos casos, lleva al mismo sitio: abandono del proyecto por una falta de convicción sobre la solución escogida.
Las empresas que trabajan de esta manera y escogen herramientas sin claridad de visión, son mayoritariamente las que tienen iniciativas fracasadas y forman parte del 70% arriba citado.
El cambio se propaga desde dentro
Como ya mencionado arriba, demasiadas veces las empresas buscan la solución fuera de la empresa cuando no se trata de un tema de herramientas, sino de estrategia y cultura empresarial. Contratan a un experto digital para implementar alguna herramienta con la expectativa de así aumentar la digitalización o innovación de la empresa. En la mayoría de los casos son soluciones out-of-the-box (prefabricadas) y basadas en las mejores prácticas del sector.
El problema aquí es que un experto, es un experto. En su tema. En este caso es la digitalización. Pero no en cómo funciona la empresa o cómo funciona el sector. En cambio, es necesaria una colaboración estrecha con el experto, pero liderada por los expertos de dentro de la empresa.
Orientación al objetivo. No a la herramienta
Una nueva herramienta, software o sistema nunca debe ser un fin en sí mismo. Por lo general, todas las empresas siempre tienen los siguientes cinco objetivos, común entre todas:
Al margen de estos cinco objetivos, puede haber otros. Antes de iniciar cualquier proyecto hay que tener claridad sobre el o los objetivos: ¿Qué es lo que se quiere conseguir y en qué medida? Si cogemos como ejemplo “aumentar la productividad” como objetivo, hay que definir en cuanto. Esto significa, saber medirla para después aumentarla.
Demasiadas veces la herramienta se convierte en un fin en sí mismo con interminables discusiones sobre qué componentes incluir o instalar en la nueva aplicación. La respuesta es difícil y muy subjetiva, al no saber qué significa el éxito del proyecto.
Reconocer el miedo
Hay miles de debates en foros, LinkedIn etc. sobre cuantas personas serán sustituidas en sus puestos de trabajo por la IA. Algunos son artículos catastrofistas que indican el final del mundo laboral. Igual que cuando se inventó el tren en 1804…
Como resultado muchas personas tienen miedo ante una transformación digital ya que piensan o sienten que podrían perder sus puestos. Hay que tomar estos miedos en serio. De lo contrario la transformación se queda en las puertas de la primera persona que tiene miedo.
El momento de la transformación digital es un momento innovador y necesitamos que el mayor número de personas posible piense positivamente de ello. No es el momento de gestionar el equipo con palo y zanahoria. Sino de escuchar, entender, explicar, ayudar y formar. Hay que saber escoger entre los 6 estilos de liderazgo según el momento.
Si las personas clave no están convencidos del proyecto lo bloquearán en cuanto la transformación llame a sus puertas. Puestos en una balanza, por un lado, la transformación de la empresa y por el otro lado el propio puesto, la decisión es obvia.
Para saber cómo las personas ven el proyecto y no obligarles a un sí o un no (que esto equivale a un “estás conmigo o en mi contra”) puedes usar la herramienta grado de acuerdos desarrollada por Sam Kaner.
La cultura engulle la estrategia
Una transformación significa cambio: cambiar de un estado a otro. La mayoría de las personas solemos tener resistencia al cambio.
Al crear una estrategia que incluye una transformación digital no se debe pasar por alto la cultura empresarial. Por muy buena que sea la estrategia, si la cultura empresarial no la apoya no servirá para nada. La cultura siempre gana a la estrategia.
Una transformación digital significa cambios y ajustes en todos los niveles de la organización. Una transformación es sinónimo del acrónimo inglés VUCA que está en boca de todos: Volatility, uncertainty, complexity, ambiguity (volátil, incierto, complejo, ambiguo).
Por lo que una transformación requiere como base sólida una cultura empresarial ágil con decisiones más descentralizadas. De lo contrario se crea cuellos de botella y decisiones mal ajustadas a las realidades locales y especiales. Una jerarquía tradicional y vertical impide que una transformación digital tenga éxito.
Gestión del cambio
Reitero, transformación es sinónimo de un gran cambio. Y hay que gestionarlo y no esperar que pase por sí solo. Para que un cambio mayor en una empresa tenga éxito es preciso seguir los ocho pasos que ha desarrollado John Kotter en su libro leading change* (Amazon):
- Urgencia. Primero las personas involucradas han de sentir una cierta urgencia para el cambio para así crear una disposición. Hay que generarlo de forma activa y proactiva si no existe ya por factores externos.
- Coalición. Creación de un grupo de personas con suficiente impacto y relevancia en la empresa para liderar al cambio.
- Estrategia y visión. Creación de la nueva visión (adonde) para guiar al cambio y desarrollar las estrategias (cómo) para conseguirla.
- Comunicación. Después, no menos importante, comunicar la nueva visión a toda la empresa constantemente. Repetirse una y otra vez. El grupo de coalición ha de servir como ejemplo de actuación y con sus decisiones.
- Empower (apoderar). Dar permiso al equipo a probar lo nuevo e innovador, asumiendo y aceptando riesgos. También es el momento de eliminar posibles obstáculos.
- Short-wins. Al inicio es importante crear unas victorias rápidas y celebrarlas. Es un paso que permite derribar barreras mentales.
- Consolidar. Crear más credibilidad con más cambios, consolidando los cambios hechos hasta el momento.
- Anclar. Mostrar públicamente los resultados conseguidos, poniendo de relieve la relación entre resultados mejorados y los cambios hechos.
Es un proceso que sobre el papel parece lógico. Pero, aun así, demasiadas veces los lideres, empujados por inquietudes, nos saltamos los pasos. Es un error que se paga caro porque no hay vuelta atrás. En Pymes, un escenario típico es que el empresario crea su visión de la transformación a solas en su despacho (punto 3) y en seguida salta a la acción (punto 7). Otro escenario típico es que el equipo directivo crea un plan (paso 3) para después saltar al paso 5, crear las primeras victorias.
El resultado, en estos casos, es un cambio que se muere en el intento o que se encuentra con muchísimas resistencias en el resto de la empresa y al final solo se implementa una parte de la visión inicial: el 30%, como citado al inicio del artículo.
* Por lo que me consta el título no está disponible en castellano. Otro libro de Kotter muy similar es Nuestro iceberg se derrite (Amazon)
Por dónde empezar
Si tu empresa o equipo se encuentra con la necesidad de transformarse, ¡no saltes a la piscina aun! Lo primero es, crear una base sólida que permita el éxito.
Como analogía, puedes ver la transformación digital como una plantita que te has comprado para plantarla en tu jardín o balcón. La cultura empresarial y la visión de la misma representan el entorno donde la vas a plantar: la maceta, el clima, el riego...
¿Comprarías una planta si tus macetas están muy mal? ¿Cuánto te duraría la planta en este caso...?
El problema es que el precio de la planta que se llama transformación digital es muy alto y no puedes ir comprando nuevas plantas cada tres semanas.
Los pasos adecuados son:
- Desarrollar una visión clara para la empresa. Recuerda: Es la visión que impulsa el cambio. No al revés.
- Fortalecer la cultura empresarial y una mentalidad adecuada antes de elegir herramientas
- Aplicar los 8 puntos de la gestión del cambio
Ya estás preparado para la transformación digital ????
Próximos pasos...
- De 0 a 100… ¿Cuantos puntos tiene tu empresa? Mide la solidez de tu empresa: EOS Organizational Checkup
- Descargarte libros de forma gratuita o ver unos videos sobre EOS
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