El otro día fui a la buscar a mi amigo Sergio en su oficina para tomarnos unas cervezas y refrescarnos del día caluroso de verano. Sergio es fundador y Director General de una empresa industrial que cuenta con una plantilla de 45 personas, creciendo. Al llegar a su oficina me suelta directamente: “Menudo día, no he tenido tiempo para hacer nada. Todo el mundo me ha venido a preguntar constantemente. Con tonterías algunos…”
¿Te suena la situación?
La causa lleva al líder
Para ser interrumpido siempre se necesitan dos personas, la que interrumpe y la que permite ser interrumpida. Por lo que es posible que parte del problema está en la persona que se deja interrumpir.
Las tres causas por las que las personas interrumpen para preguntar a sus superiores son las siguientes:
- El jefe lo sabe
Posiblemente el jefe sabe más en muchos casos, pero a veces va más allá y es considerado la enciclopedia andante de la empresa y todas las preguntas embocan en él. - Falta de empoderamiento.
Las personas del equipo no creen que puedan tomar las decisiones sin el consentimiento expreso del jefe y necesitan la aprobación. - Miedo a tomar decisiones.
Las personas del equipo tienen miedo de las consecuencias que puede haber al tomar decisiones de forma autónoma.
Si te fijas, en los tres casos, la causa lleva al líder, a ti. Por la forma como los tratas, el margen de actuación que les des o por la reacción que tienes por errores cometidos.
Permiso para interrumpir
Como dicho arriba, para interrupciones se necesitan dos personas y la pregunta es ¿porque permitimos que nos interrumpan? De nuevo hay tres causas:
- No te fías
Si no te fías de las personas en tu equipo probablemente no tienes las personas adecuadas en el puesto adecuado. - Perfeccionistas
Eres perfeccionista y siempre encuentras alguna cosa para mejorar. Seguro que sí. A todos los jefes les pasa. En vez del 85% de calidad lo llevas al 88%. Esta mejora tiene un coste de oportunidad: no puedes hacer tu trabajo.
Haces tu trabajo bien solo al 65%, igual que ellos. Siendo que tu trabajo como superior tiene más impacto en la empresa. Quizás deberías decir no más a menudo para poder centrarte en conseguir el 85% en tu trabajo.
- Te hace sentir bien
Al sonar nuestro móvil con un mensaje nuestro cuerpo produce endorfinas, sustancia que genera felicidad. Dicho de otra manera, cada vez que suene el móvil, que nos requieren, nos produce una pequeña dosis de felicidad.
Lo mismo puede suceder con interrupciones: cada vez que viene alguien de nuestro equipo a consultarnos algo nuestro cuerpo produce endorfinas, nos sentimos especiales. Sentimos que el equipo nos necesita, somos útiles. Por lo que puede resultar difícil renunciar a estos pequeños chutes de felicidad de forma consciente.
Un problema, un mono
Otra forma de verlo, otro ángulo de ver la temática, es a través de la siguiente analogía: cuando alguien te interrumpe, imagínate el problema con el que te viene como un mono sentado en su hombro. Su mayor deseo es quitarse ese mono del hombro y dejarlo contigo. De forma que al final del día si veinte personas han entrado en tu oficina con un problema, al final del día tienes veinte monos saltando y jugando en tu oficina. ¡Que desastre y caos! Imposible que te centres en tu trabajo…
De forma que debe ser tu obsesión que cada persona que entra con un mono en tu oficina no deje el mono contigo sino que salga con el mono en su hombro. Si hay personas que pocas veces o nunca salen con el mono deberías reflexionar sobre sustituir la persona.
Voluntad, mediciones y la gorra
Hasta allí la teoría. Ahora bien, la pregunta entonces es ¿cómo conseguirlo?
{Debo hacer un paréntesis aquí y cargar contra los libros, artículos y blogs que dicen qué tienes que hacer, o como tienes que ser pero no dicen cómo hacerlo. Los llamo realidades innegables pero no accionables, abreviado RIPNA. Encontrarás miles de RIPNA en libros de liderazgo, de gestión de empresas. Todo cierto pero frustrante. Porque la mayor epidemia en las empresas no es tanto el qué, sino el cómo. La mayoría de las empresas sabe en qué ha de mejorar, pero no sabe cómo…}
De forma que propuestas claras para cómo conseguir menos interrupciones:
- Tener voluntad
Lo primero es realmente querer renunciar al chute de endorfina de las preguntas y querer afrontar el tema. Si no lo tienes, no hay nada que hacer. ¿Lo quieres? - Medir el drama
Peter Drucker dijo, lo que se mide se mejora. De forma que prepárate un papel y cada vez que alguien viene con una pregunta a tu mesa haces una raya de forma que al final del día sabes cuantas interrupciones has tenido. Será tu KPI (key performance indicator) para medir si la cosa está mejorando. Te recomiendo hacerlo durante un mes para ver el progreso a lo largo de treinta días.
- Cambiar la gorra
Establece una nueva regla y no te la saltes: cada persona que viene con un problema o una pregunta ha de venir siempre con...
- dos posibles soluciones o respuestas
- su elección entre las dos
Es importante que sean dos (si solo hubiera una única solución no haría falta ni siquiera que te preguntaran). Si estás de acuerdo con la elección se lo confirmas, si tienes una distinta se lo planteas y decidís.
Si vieras que nunca aciertan o solo en un porcentaje deprimente, vuelve a cuestionarte si la persona en cuestión es la adecuada en el puesto adecuado.
Claramente hay momentos cuando es necesario involucrar al jefe, pero a menudo pasa cuando no es necesario con el efecto de que el líder no tiene tiempo a dedicarse a sus propias prioridades. La responsabilidad de cambiarlo está con el líder.
Próximos pasos...
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