S.M.A.R.T. – el arte de definir metas y prioridades bien

¿Alguna vez has presenciado una reunión en la que se preguntaba si se había terminado una tarea y uno de los presentes respondía con un claro sí y otra persona con un rotundo no? O bien, ¿diste a alguien de tu equipo una tarea para realizar y te sorprendió el resultado por no ser lo que esperabas o estar terminado en destiempo? Una de las causas más comunes es que la tarea no fue definida como S.M.A.R.T.

S.M.A.R.T. prioridades

La expresión es un acrónimo en inglés pero funciona muy bien en español también: específico, medible, alcanzables, relevantes, a tiempo: S.M.A.R.T.
Vamos a desgranar cada letra que significa y como ayuda a trabajar mejor y conseguir mejores resultados en la empresa.

S - específico: 

Cada trabajo que encomendamos a otra persona es deseable que sea S.M.A.R.T. Esto pueden ser Rocas trimestrales u otras  tareas. Lo primero que ha de ser es específica, quiere decir que exprese de forma clara e inequivocable en que se trabajará, por ejemplo: mejorar la satisfacción del cliente.

M - medible

Cuando se revisa por ejemplo las rocas al final de los 90 días para analizar si se ha podido finalizar y como ha ido , una situación típica es que el responsable de la roca diga “hecho” y otra persona en seguida responda “¿cómo…? ¡No es cierto!”. El origen de esta discusión reside en la falta de ser una roca medible. En el ejemplo de arriba “mejorar la satisfacción del cliente” no es medible y por ende no es posible si se ha hecho o no, depende del punto de vista. Lo ideal es saber definir el resultado final o, lo que es más común y más simple, que cosas concretas se va a implementar y hacer. Cada persona debe entender exactamente lo mismo sobre qué exactamente incluye el trabajo y que no y de esta manera evitar desencuentros.
Si aun así es complicado hacerlo pueden ayudar las dos palabras “definir” combinado con “implementar”. Por ejemplo en referencia al ejemplo de arriba la roca se convierte en “definir e implementar medidas para mejorar la satisfacción del cliente de 7,5 a 8,6 puntos de media.”

A - alcanzable

Siguiendo el ejemplo de las Rocas, se deciden y definen para alcanzarlas. Es decir, no se define algo de lo que ya antes de comenzar se sabe que no se va a poder cumplir. Por el otro lado también es deseable y necesario ponerse retos, es decir que no sea demasiado fácil para alcanzar, que exista una dosis aspiracional. La pregunta es, ¿cuanto aspiracional es bueno o cuanto realista se queda corto?
Cuando trabajo con las empresas les pregunto antes de definir prioridades, tareas o rocas por su manera de ser: ¿aspiran ir a la luna para acabar en la luna? O más bien ¿aspiran ir a marte para acabar en la luna? A menudo hay puntos de vista distintos en el mismo equipo y es mejor que todos estén en la misma página con esto o al menos exista consciencia sobre diferencias.
Para las Rocas un indicador bueno es que se alcance el 80% o más. Si siempre se finaliza todo seguramente la persona habría que ser más aspiracional y más exigente consigo misma. 

R - relevante

Prioridades, rocas y tareas que se definen han de ser relevantes para la empresa, en línea con las metas a largo plazo, eso es la visión, la meta a 10 años y las metas del año en curso. Sin saber las  metas a largo plazo puede resultar difícil decidirse por prioridades, tareas o rocas acertadas, las más relevantes.

T - a tiempo

En en ejemplo de las Rocas, se las define como prioridades para los siguientes 90 días con lo que la fecha de finalización está definida. Es importante que el mismo día de la fecha de finalización haya la reunión trimestral de cierre de Rocas y definición de las nuevas. Como no siempre es posible fijar las reuniones en exactamente 90 días, prevalece la fecha de la reunión para el cierre de las prioridades. Ese día las rocas han de estar terminadas.
Terminadas significa 100%, el 95% es no terminadas.
Para otras tareas aplica exactamente lo mismo, o bien la tarea está terminada o no. El 95% no vale. Si se acepta el 95% como terminado se genera una cultura en la que faltará el compromiso, la responsabilidad o como lo resume muy bien la palabra inglesa, accountability.

Resumen & next steps

Para generar evitar discusiones poco productivos y frustrantes a la hora de controlar si se ha terminado una tarea, vale la pena invertir más tiempo a la hora de definirlas para hacerlas S.M.A.R.T. 
Verás que la primera vez cuesta pero que cada vez será más rápido y más facil y al final todo el mundo ya vendrá preparado para trabajar solo S.M.A.R.T. 

Definicion "Smart": tener o mostrar una inteligencia ingeniosa. 

cohete

Próximos pasos...

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: