Sistemas de gestión de empresa

sistema de gestion de empresa

Que es un sistema de gestión de empresa

Existen varios términos para describir lo mismo: sistema de gestión de empresa, sistema operativo de negocio o en inglés, business operating system (BOS), etc. Todos se refieren a los estándares utilizados de una empresa en los procesos empresariales y la estructura en general y las practicas necesarias para impulsar la organización hacia el crecimiento.

En este artículo no me refiero a sistemas informáticos que soportan operaciones de la empresa, como por ejemplo Customer Relationship Systems, Business Intelligence Systems o Transaction Processing Systems. Sino hago referencia a la manera en la que lideramos la empresa.

El objetivo del sistema debe ser garantizar que el trabajo diario se centre en los objetivos estratégicos de la organización y se haga de la manera más eficiente. Los sistemas se ocupan de las preguntas "por qué" (propósito del trabajo), "qué" (objetivos específicos del trabajo) y "cómo" (los procesos utilizados para realizar el trabajo).

Puede que haya quien diga que no tiene o no usa ningún sistema de gestión de empresa. Pero esto no es cierto: Cada empresa tiene su forma de operar, su sistema de cómo hacer las cosas. Implementado con consultores, sofisticado o simple, un sistema de llevar la empresa hecho a medida o creado a lo largo de los años y por la inercia de la empresa. En todo caso es tu sistema de gestión de empresa.

Sistemas de gestión en los teléfonos móviles

Todos sabemos que el teléfono móvil funciona con un sistema operativo. Y todos sabemos que solo funciona porque precisamente tienen un sistema operativo. Ahora bien, todos conocemos Android y iOS de Apple. Pero hay muchas otras que la mayoría de nosotros jamás ha escuchado: Bada, MeeGo OS, Tizen, Maemo…

En el gráfico los más populares y su cuota de mercado.

sistemas operativos

Volviendo al mundo de las empresas, la cuestión es si el sistema de gestión de empresa que aplicas en este momento es el más adecuado o no, y si cumple con las expectativas tuyas y de las personas que trabajan en la empresa.

Habitualmente el empresario, director general o CEO está absorbido por las tareas diarias o incluso peor, solo apagando fuegos a diario y no tiene el tiempo para pensar en cómo mejorar el sistema de gestión de la empresa. ¿Te suena…?

Sin lugar a dudas, cambiar la forma de cómo llevar una empresa, cambiar el sistema de gestión de la empresa solo se consigue con dedicación, tiempo y energía. Pero hay muy buenas razones para hacerlo. Un buen sistema operativo es la base para conseguir resultados para la empresa y enfocar la empresa al crecimiento.

El sistema de gestión de la empresa debe tener en cuenta los siguientes puntos y ofrecer metodologías para mejorar y optimizarlos:

prioridades
  • Visión de la empresa – adonde se dirige la empresa, como será dentro de 10-20 años. Al definir la meta a largo plazo todas las decisiones a corto plazo se toman con mayor claridad.
  • Equipo – conseguir un equipo compuesto por personas que comparten los mismos valores y que tengan el conocimiento necesario para impulsar la empresa hacia el crecimiento.
  • Prioridades – en una empresa hay muchas tareas y es fácil perderse entre emails, llamadas, reuniones y otras cosas. Solo si hay un sistema que asegura que nos centramos en las cosas importantes avanzaremos hacia la visión de la empresa.
  • Responsabilidades – hay tres escenarios en cuanto a responsabilidades, de los cuales solo uno es aceptable: una tarea no tiene responsable – hay varios responsables por la misma tarea – cada tarea su responsable. Un buen sistema de gestión de empresa lo tiene en cuenta y ayuda a clarificarlo.
  • Datos – hay datos y hay opiniones. Opiniones suele haber muchas y diferentes. Pero deben ser los datos el fundamento para tomar decisiones en la empresa y hacer previsiones. El sistema de gestión de la empresa debe definir cuáles son los datos clave, como se usan y quien es el responsable de cada dato
  • Comunicación – la comunicación sirve para unir y fortalecer el equipo en el camino hacia la visión de la empresa. Es necesario crear una serie de hábitos de comunicación a través de reuniones de equipo o individuales.
  • Procesos – a algunas personas no les gustan a otros les encantan. Descripciones de cómo se hacen las cosas en la empresa. Un sistema de gestión de empresa ayuda de forma efectiva a crear estándares de trabajo para preparar la empresa para el crecimiento.
procesos

Lo que un sistema de gestión de empresa no es: No nos dará la estrategia de la empresa, el factor de diferenciación de la competencia o el producto que hemos de lanzar al mercado. Pero sí nos alerta o ayuda a través de unos sistemas de comunicación transparentes, estructurados y eficaces de posibles oportunidades o problemas y ayuda a encontrar soluciones.

Es clave diseñar una estructura y unos sistemas de gestión eficaces para la organización antes de que lo necesite y para poder crecer con ella.

¿Cambiar el sistema de gestión de la empresa actual?

Para pensar en un cambio del sistema de gestión de la empresa primero hay que admitir que algo no va bien. A veces puede ser duro reconocerlo. A continuación, algunas frases que ayudan en la reflexión.

  • Trabajo demasiadas horas y no obtengo el valor de la empresa que he esperado
  • Todo tarda demasiado tiempo y/o me gustaría ser más rentable
  • Siento que no consigo todo lo que quiero / necesito de mi equipo
  • No hay compromiso, siempre soy yo quien detecta y apaga los fuegos de la empresa
  • Parece que nunca llega una solución permanente para nuestros problemas
  • Todo y todos se apoyan siempre en mí
  • Las reuniones no son dinámicas y muchas veces parece tiempo perdido

Si algunas o todas de estas declaraciones te suenan familiar probablemente necesitas un sistema de gestión de la empresa distinto del que estás aplicando.

Tener un sistema de gestión de la empresa eficaz significa poner una estructura y usar procesos simples pero vigorosos. Argumentos que he escuchado en contra de implementar un sistema de gestión estructurado en la empresa:

creatividad
  • "estructuras y procesos estrangulan la creatividad...

Steve Denning dice “Estructura y creatividad son de la misma familia y es la estructura que permite creatividad. Sin ella la creatividad no tiene como desarrollarse. ”

Winston Churchill dijo "Durante los primeros 25 años de mi vida buscaba la libertad. En los próximos 25 años quería orden y estructura. En los siguientes 25 años me di cuenta de que orden y estructura significan libertad".

  • "no soy ordenado ni estructurado...

Es cierto que hay personas más divergentes que otros y por lo cual suelen tener más dificultades para conseguir la creación e implementación de procesos y estructuras. Pero esto no quita la necesidad, solo lo pone algo más difícil. Es recomendable que se apoyen en personas más convergentes, que pueden ser alguien del equipo directivo o un consultor externo.

  • "no le gusta al equipo poner reglas y estructuras...

Pocas personas abrazan el cambio en el ámbito del trabajo. Puede haber resistencia pero al ver resultados que favorecen el desarrollo del equipo y del individuo son argumentos que convencerán a todos al final. Es cuestión de usar técnicas de persuasión (WOO - winning others over).

Puede resultar difícil llegar a la conclusión de que la empresa se beneficiaría del cambio del sistema de gestión de la empresa. Pero sin lugar a dudas puede ser un hito importante en la historia de la empresa en el camino hacia el crecimiento.

Contenido de un sistema de gestión de empresa

Es importante emplear un sistema de gestión de empresa que permita crecer o decrecer y que el sistema crezca con la empresa sin necesidad de reinventar constantemente la forma de hacer las cosas. Los líderes al frente de la empresa deben entender todos los componentes y comprender cómo se afectan entre sí. Cada parte es importante y el eslabón más flojo condicionará la efectividad del sistema de gestión entero.

Hay diferentes versiones sobre los componentes de un sistema de gestión y la prioridad que tiene para el conjunto. Pero al final todos engloban los mismos temas y muchas veces es solo un tema de nomenclaturas. Aquí trabajo con los siguientes 6 componentes, basado en el sistema de gestión de empresa EOS (Entrepreneurial Operating System):

  • Visión de la empresa – ¿Todo el equipo sabe, entiende y consiente tu visión para la empresa? Esta parte debe describir de forma clara la dirección estratégica de la empresa. Es clave para alinear todas las personas de la organización y ser efectivos como organización.
  • Personas – Definir las funciones de cada puesto y las habilidades y valores de las personas que componen el equipo y que son precisos en el camino hacia la visión de la empresa. Un trabajo de mucha disciplina pero de fundamental importancia para el éxito.
  • Datos – Sin datos no podemos entender el pasado, ni ver tendencias o predecir el futuro, una habilidad muy significativa para los líderes del equipo de una empresa
  • Procesos –Procesos mal desarrollados son el factor de riesgo más grande para las empresas en crecimiento. Los procesos eficaces deben ser: claro, replicable, documentado, tener el apoyo de herramientas y de fácil acceso.
  • Temas – Todas las empresas los tienen: problemas, obstáculos, dificultades… Tener un sistema eficaz para identificar, priorizar y solucionarlos.
  • Propulsión – ¿Cómo acelerar, como accionar las ideas hacia la visión de la empresa? Esta es la pregunta detrás de la palabra propulsión. Un sistema de gestión de la empresa enfocado a la ejecución de las prioridades mediante reuniones eficaces y definición de prioridades de forma clara.

Si uno de estos componentes no está bien desarrollado y no permite escalabilidad es muy probable que la empresa se quede estancada en algún momento y no sabe crecer por muy bueno que sea el producto o servicio que ofrece.

Sistemas de gestión de empresa existentes

Existen muchos libros (ver abajo) y cursos en escuelas de negocio (Esade, IESE, EADA etc.) sobre gestión de empresas. Aun así y después de haber leído libros y haber hecho cursos no queda siempre claro cómo aplicar el conocimiento en el trabajo diario de la empresa y cada persona aplica su propio estilo y sus interpretaciones de cómo gestionar una empresa.

Cierto que cada empresa es un mundo. Pero también es cierto que casi todas las empresas tienen los mismos problemas y retos: Como encontrar y retener talento, como definir las prioridades, como conseguir compromiso, como hacer reuniones, estructurar información, comunicarse…

E igual como casi todas las empresas usan Excel como programa de cálculo, aunque haciendo cosas muy diferentes, existen sistemas de gestión de empresas desarrollados para aplicar a todo tipo de empresa.

Para optimizar, enderezar o mejorar los sistemas actuales de la empresa hay tres opciones:

  • Do-it-yourself (hacerlo tú mismo y a tu manera)

Crear, mantener y adaptar un sistema de gestión de la empresa que sea efectivo y funcional y permita a la empresa crecer no es tarea fácil. Puede parecer lógico hacer este trabajo gigantesco ya que cada empresa es distinta y se pueden cuestionar de si exista un one-size-fits-it-all.

do it your self

La pregunta que cada Director General se ha de hacer es si el desarrollo de un sistema de gestión de empresa resulta en el mejor ROI de su tiempo. Mientras se desarrolla, implementa y mejora el sistema de gestión de la empresa probablemente no se pueden hacer otras cosas. No hablar de los errores que se cometen y el coste implicado, aunque muchas veces escondido.

  • Consultor externo a medida

Hay muchas empresas de consultoría dedicadas a análisis y mejora de la estrategia y de los procesos. En cada caso es un trabajo a medida, con un coste muy alto y a veces difícil de accionar. En otras ocasiones al final se entrega un plan estratégico y recomendaciones pero sin un seguimiento de implementación que rápidamente acaba en un cajón y todo sigue similar. Se ha mostrado que cambios de este tipo fallan en más del 50% de los casos por no tener una gestión del cambio implementado. Para una Pyme es como mínimo cuestionable trabajar así.

  • Escoger entre sistemas existentes

Como alternativa se pueden usar un sistema de gestión de empresa existente. Aquí de nuevo hay la posibilidad de escoger de si implementarlo uno solo o hacerlo con un consultor experimentado. Sistemas (re)conocidos de gestión de empresa:

Basado en los libros Rockefeller Habits y Scaling Up fue Verne Harnish el primero en crear unos conceptos simples y unas herramientas eficaces para implementar y mejorar la empresa. Implementado en más de 1.700 empresas, tienen casi 200 consultores en el mundo.

EOS® (entrepreneurial operating system), basado en el libro Traction, propone la implementación de herramientas muy eficaces para los diferentes componentes del sistema de gestion de la empresa. Existen desde el año 2.000, más de 28.000 empresas usan las herramientas y tienen más de 150 consultores en el mundo.

    • One-page business plan company (web)

Empresa enfocada en la ayuda online (en la nube) a planificar y mejorar los resultados. Con un modelo muy similar pero muy simplificado.

Igual como la empresa anterior está enfocado en ayudar con herramientas online y en la nube o aplicaciones para mejorar el rendimiento de la empresa.

Libros y cursos de gestión de empresas

Hay muchas escuelas de negocio que ofrecen cursos de Gestión y Administración de Empresa, online y presencial. Aquí algunas de las más conocidas:

  • ESADE - web 
  • IESE - web
  • EAE Business School - web
  • Deustoformación - web
  • EADA Barcelona - web

Libros alrededor del tema sistemas de gestión de empresa:

  • Traction (inglés) – Gino Wickman - amazon
  • Dominando los Hábitos de Rockefeller – Verne Harnish - amazon
  • Scaling Up – Verne Harnish - amazon
  • (inglés) Startup CEO: A Field Guide to Scaling Up Your Business - Matt Blumberg - amazon

Ahora te toca a ti, reflexionar y a lo mejor actuar para mejorar el sistema de gestión de tu empresa!

Próximos pasos...

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