Hacer las cosas adecuadas en el momento adecuado, la priorización de proyectos y tareas es uno de los grandes retos para cada empresa. Tenía discusiones en mi propia empresa y he podido observarlas en empresas de amigos u otros empresarios, no solo cuales eran las prioridades sino también sobre fechas de finalización, hacer más cosas o hacer menos etc… Y después de definirlos en algunos casos era solo para cambiarlas pocas semanas después por otras prioridades que habían surgido como nuevas.
Es una de las grandes batallas de las empresas definir las prioridades correctas y correctamente para avanzar y ganar tracción.
¿Prioridades? ¿Qué prioridades…?
Según The Harris Poll el 30% de los empleados no sabe cuáles son las prioridades de la empresa. Y aun peor, al 50% de los empleados les da igual… El impacto negativo en las empresas es enorme por la consecuente falta de motivación, orientación y alineación de las personas que forman la empresa.
Saber definir bien las prioridades y conseguirlas es uno de los pilares de la gestión de la empresa. Es cuando se decide donde la empresa invierte tiempo, es decir dinero, y por lo cual debe acertar al máximo posible con las prioridades.
Por el otro lado, si no se mantiene lo definido y se lo cambia poco después el equipo directivo manda un mensaje a todos los empleados: no hay claridad sobre lo que es importante, la empresa no sabe adónde va.
Predicciones, prioridades y Rocas
La predicción forma parte de las 5 habilidades de liderazgo necesarias para avanzar y sobreponerse a retos, problemas y estancamientos de la empresa, de haber tocado techo. Saber prever las necesidades de la empresa es crucial: adonde se dirige la empresa, posibles problemas a los que se va a enfrentar y saber definir las prioridades.
Dicho esto, para poder concretar las prioridades correctamente es necesario primero saber adónde se dirige la empresa. ¿Cómo decidir el siguiente paso sin saber a dónde se dirige la empresa, cual es la gran meta, cual es la visión a alcanzar…? Para saberlo recomiendo responder a lo que llamo las 8 preguntas.
En EOS llamamos las prioridades Rocas. El nombre Rocas viene de una analogía que usó Stephen Covey, autor del libro 7 habits of highly effective people: Al tener un jarrón grande que se quiere llenar con agua, arena, piedras y rocas, en este orden, estas últimas no van a entrar en el jarrón. Pero al hacerlo al revés sí que entra todo. La analogía compara las rocas con lo que realmente ayuda a la empresa a progresar (pero que a menudo no es urgente), las piedras representan reuniones y otras tareas. La arena corresponde a llamadas e interrupciones y el agua es todo lo demás que ocurre en el día día de la empresa.
La tendencia natural del ser humano a la procrastinación (Wikipedia: es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables) resulta a menudo en posponer lo que realmente es importante con la consecuencia de que la empresa se estanca o avanza más lentamente y menos eficaz de lo que podría ser.
Definir prioridades
Cuando se define el qué hacer, las Rocas, hay que definir con ello también siempre la fecha de finalización. Para crear rutina y metodología es mejor trabajar siempre con la misma ventana de tiempo y ajustar las prioridades. De lo contrario al crear prioridades con diferentes fechas de finalización se crea caos incontrolable. Las Rocas se definen por 90 días.
La meta es que al final todas las personas de la empresa tengan sus Rocas, pero hay que empezar a practicarlo con el equipo directivo, crear un hábito y dominarlo para solo después llevarlo a todas las personas de la empresa.
Si quieres organizar tu vida personal mejor y alcanzar más puedes usar la misma metodología. En este caso te recominedo que las imprimas y las cuelgas en algún sitio bien visible (por ejemplo tu armario) para que las veas como mínimo una vez al día y no pierdas el enfoque.
Las Rocas las define cada miembro del equipo directivo para sí mismo y no es el Jefe que lo determine o mande a hacer. Es positivo que haya discusión alrededor de las rocas adecuadas pero es cada persona que ha de definir y asumir sus propias responsabilidades. Solo de esta forma se crea responsabilidad y compromiso en la empresa.
Enfocarse en todo es enfocarse en nada. Por lo que se define de entre 3 y 7 rocas. El equipo directivo tiene dos tipos de Roca:
- 3 a 7 Rocas de la empresa: las cosas con más impacto para la empresa. Cada una debe tener un responsable, es decir saber quién organiza, planifica, empuja, controla y motiva donde haga falta para terminar la roca. Pero no quiere decir que haga todo.
- 3 a 7 Rocas individuales para cada directivo para los siguientes 90 días.
Para el resto de las personas de la empresa es mejor definir solo de entre 1 y 3 Rocas
S.M.A.R.T.
Es importante de las rocas sean S.M.A.R.T. La expresión viene del inglés pero funciona muy bien en español: especifico, medible, alcanzables, relevantes, a tiempo.
Para saber más cómo conseguirlo o qué significa en el artículo S.M.A.R.T. – el arte de definir metas y prioridades bien encuentras todos los detalles.
Seguimiento de las prioridades
Arriba he hablado de la procrastinación como la tendencia natural de posponer las tareas al día siguiente, todos lo hacemos, en mayor o menor medida. Por lo que resultará en la mayoría de los casos en un fracaso revisar las rocas solo después de 90 días. Hay que hacer un check-in más a menudo para mantener la tensión alrededor de las rocas.
Nosotros en EOS lo hacemos de forma semanal en una reunión del equipo directivo, que llamamos reunión nivel 10. De forma semanal siempre a la misma hora está en la agenda (entre otros) la revisión del estado de las rocas. En solo 5 minutos controlar si la previsión de terminar las rocas está on-track o off-track, es decir controlar roca por roca si la previsión de terminarla a tiempo sigue valida.
Resumen & next steps
Para generar más tracción para la empresa y conseguir más y mejores resultados es definir de forma recurrente cada 90 días las rocas de forma S.M.A.R.T. y mantener el pulso de forma semanal.
Siguientes pasos para ponerlo en práctica es empezar con el equipo directivo en una reunión para…
- Definir las 3-7 rocas más importantes para la empresa
- Definir las 3-7 rocas para cada miembro del equipo directivo.
- Coger el pulso a las rocas de forma semanal
Próximos pasos...
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