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Reuniones: cómo mejorarlos

Seguro que has estado sentado más que una vez en una reunión pensando, "madre mía, qué mala..." Las reuniones son una pieza clave de las empresas, aun así, en una escala de uno a 10 pocas veces se evalúan mejor que un seis. 

En este vídeo aprenderás porque es así y qué hacer para cambiarlo. 

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Transcripción del vídeo

Hola, Jörg aquí hoy con un vídeo sobre reuniones, un tema muy importante para las empresas y por desgracia no suelen gusta. El tema hoy son reuniones y “no me gustan y son una pérdida de tiempo”, pues esa es la opinión de la mayoría de las personas. Y yo cuando trabajo con empresas suelo preguntar cómo evalúan las personas del 1 al 10 las reuniones internas de las empresas y la respuesta habitual es algo entre un dos y un seis. De forma que, si estás por ahí, no estás solo, parece ser en la mayoría de las empresas.

Pero esto no lo hace mejor. Porque las reuniones al final son el gran instrumento para pasar información de una persona a la otra, solucionar problemas, solucionar conflictos, teambuilding, etc. Y si nosotros aceptamos que las reuniones no nos gustan o que las reuniones son malas, no hacemos el mejor trabajo.

Entonces hay que preguntarse por qué es así, porque las reuniones no gustan y porque las reuniones las tomamos como una perdida de tiempo.

Las dos razones porque muchas reuniones son malas

Las razones son 2.

Primera razón es, las percibimos como aburridas. Es decir, es curioso que tratamos temas en una reunión que nos afectan a todos, que nos afectan a nosotros mismos en nuestro trabajo diario y aun así, los percibimos como aburridas estas reuniones. Entonces ¿porque es...?

Porqué aparentemente la persona que arranca el tema no ha sido capaz de transmitirnos por qué es importante para nosotros, porque deberíamos estar interesados en el tema. Si piensas en ver una película o leer un libro. Lo que sucede allí es, que, al arrancar una película, hoy en día cada vez más que antes, la necesidad es, que el productor de cine introduzca directamente al inicio un gancho que te hace ver y entender que el resto de la película es algo que te interesa inmensamente. Lo mismo con un libro, cuando has llegado a la página 50 y no te ha gustado es posible que dejes ese libro, es incluso probable.

Y lo mismo ocurre en las reuniones: Cuando, llegado al minuto dos o tres de la reunión, la persona que trata el tema no te ha hecho entender y saber por qué te afecta y porque es importante y porque deberías prestar atención, lo más posible es que desconectes el cerebro, o sacas el teléfono móvil, o miras tus emails si traes tu portátil a la reunión. Y esto no debería ser así. Sino aquí realmente es la obligación de la persona que aporta el tema, introducir este gancho, introducir este interés en la reunión, en el tema para realmente quitar que no sea aburrida.

Un típico tema, por ejemplo, podría ser, cuando se dice "hemos de hablar del presupuesto del año que viene". Sólo pensarlo igual ya te hace bostezar... Pero aquí es la obligación de la persona de introducir este interés. En vez de abrir la reunión, hablando a la persona de finanzas y pedirle, "por favor, lea los números del ano pasado...", donde ya desconectas. Es primero explicar que impacto tiene, porque va a ser importante para ti, para la compañía, para el departamento, etc.

Entonces, lo más importante es el primer minuto, aquí es donde tenemos que introducir la razón de porque estoy aquí, cual es la razón que tengo que prestar atención a lo que estamos hablando.

Y, dicho de otra manera, hemos de introducir el conflicto, hemos de introducir la razón por la que necesitamos ese debate. Y si somos capaces de hacer esto, la reunión deja de ser aburrida, o va a ser menos aburrida y ya nos gustará un poco más.

La segunda razón por lo que ocurre es, las reuniones, solemos hacer todo junto. 

Es decir, en las empresas suele haber una reunión semanal o bisemanal, donde nos juntamos, el equipo directivo, u otro equipo y tratamos de todo. De lo grande, de lo pequeño, de lo largo plazo, y de lo corto plazo. Y esto, generalmente no sabemos muy bien que cabeza traer, que mente traer, en que pensar, que nos espera... Por el otro lado, cuesta realmente desgranar estos temas tan operativos, de temas más estratégicas. Y esto es precisamente lo que hemos de hacer, desgranar las reuniones en 4 tipos de reuniones. Si, lo has escuchado bien, en vez de hacer menos reuniones, lo que hemos de hacer es más reuniones. Pero las reuniones especificas para su tema, donde todo el mundo sabe lo que le espera y como vamos a tratarlo. En concreto esto es, tenemos que separar en reuniones operativas o tácticas y por el otro lado, temas estratégicas.

Para los temas operativas y tácticas hay dos tipos de reuniones:

• La primera es una reunión diaria. Esta reunión es opcional, sobre todo recomendado para empresas que tienen un fuerte crecimiento. Y donde suceden muchas cosas y tienen que estar muy bien alineadas todas las personas. Como funciona esta reunión entonces: es una reunión donde te juntas con tu equipo y solo por cinco minutos o máximo diez. Y nadie se va a sentar. Es decir que es una reunión de pie, donde venimos juntos y tratamos simplemente dos temas: el primer es, empieza la primera persona, y dice que estoy haciendo hoy. Y aquí es importante que sea específico y no generalidades, tipo voy a responder mis emails, voy a trabajar en un proyecto y voy a responder o voy a tener una reunión... Sino realmente tiene que ser muy concreto: con quien voy a tener esta reunión, con quien voy a tener un proyecto y que tipo de proyecto voy a trabajar hoy. El segundo tema que tratar es, si tengo algún obstáculo que me frena para que avance. Dicho por la primera persona, va la siguiente persona. Si sois un equipo de cinco, cada persona tiene uno, máximo dos minutos para realmente explicar lo que tiene encima de la mensa. De esta forma nos ponemos al día, nos alineamos y muchas veces podemos sacar también sinergias allí. Y evitamos que corremos por los pasillos para saber qué esta haciendo cada uno. Esto es la reunión diaria.
• Con lo que me voy a la siguiente, que es la reunión semanal. Esta es la reunión más importante a nivel operativo y táctico y es obligatorio para todas las empresas. Aquí es importante que sea una reunión que siempre caiga en el mismo día, siempre empieza a la misma hora, empiece puntual, termine puntual y tenga la misma agenda. Ahora teniendo la misma agenda, esto no significa que anticipemos la agenda, sino aquí la diferencia es principalmente tratamos dos temas. Lo primero es tocamos en los temas relevantes, los números de la compañía donde repasamos realmente los KPI de la compañía. Podemos tratar las prioridades para saber si estamos realmente on-track o off-track con lo que estamos planificando. Y luego el resto de la reunión donde realmente tratamos los temas más relevantes de la empresa. Y como no sabemos que es importante en cada día, sino solo en el momento de ponernos al día en la primera parte de reunión van surgiendo los problemas. Es decir, primero tenemos una recogida de los problemas y en la segunda parte es donde realmente priorizamos en el momento de que vamos a hablar. Puede parecer contradictorio, pero esto es precisamente lo que es la parte operativa táctica. Lo que no podemos planificar y por lo cual funciona de esta forma. Y allí sobre cada tema introducimos la razón del porque estamos tratando este tema en este momento y porque es importante para la compañía esto hace que al final realmente hay más interés.

Esto es la parte operativa y táctica. Y luego vamos a reuniones estratégicas, donde tenemos dos.

• Por un lado, tenemos reuniones monográficas, esto puede ser una vez al mes o cada dos meses por ejemplo reservar por cada tema mínimo dos horas pueden ser tres donde mandamos un email preparativo de forma que cada persona puede venir preparado con lo que necesita aportar y dedicamos realmente el tiempo suficiente y amplio para resolver un tema único monográfico en esta reunión.
• Y el otro es reuniones trimestrales donde una vez al trimestre nos juntamos hacemos una retrospección para ver como ha ido el ultimo trimestre y luego planificamos el siguiente trimestre en las prioridades, previamente haber nos alineado en la visión de la compañía.

Y de estas cuatro reuniones al final lo que sale es un gráfico como este, donde tenemos en estos calores, en azul las reuniones trimestrales, y monográficos, es decir el paquete de reuniones estratégicas. Y luego en verde y en negro las reuniones operativas.

Pues entre estos dos temas, quitar realmente la parte aburrida e introducir diferentes tipos de reuniones que abordan diferentes temas, operativas y estratégicas. Haciendo esto, es cuando podemos alcanzar que las personas ya no digan que no les gustan las reuniones y al final realmente los consideramos efectivas, con ganas y incluso las evaluamos con un 8, un 9 o un 10.

Espero que te haya ayudado este vídeo y desde luego cualquier pregunta o comentario abajo en los comentarios o a mí por email en persona, encantado de responder.