Reuniones… pueden ser un instrumento fantástico de comunicación para alinear al equipo y conseguir que un proyecto se termine en la fecha prevista… o también puede ser una perdida enorme de tiempo y con ello de dinero de la empresa.
Aquí algunos consejos muy simples que contribuyen sin lugar a dudas para que una reunión será un éxito.
- El temario - Antes de cada reunión hay que mandar el temario a las personas que participan. Buen momento puede ser en la propia invitación. A veces es suficiente con un título explicativo, pero a veces es mejor poner un temario con todos los puntos de los que hay que hablar. De esta forma las personas podrán prepararse o añadir algún asunto si lo ven necesario.
- Preparación - Las personas que participan han de venir preparadas. Material informativo o informes es mejor mandarlos antes de la reunión para así dar tiempo para la lectura. Es un killer para cualquier reunión que la mitad de las personas empieza a leer sentados en la reunión y sin saber de qué se habla. Solo podemos ser efectivos si hay preparación previa
- Puntualidad - Ya lo sabéis: soy alemán (Aunque con alma español) Pero esto no quita importancia a la regla de oro: La reunión comienza a la hora estipulada, puntual. Podría aportar cálculos de costes de empresa por retrasos en las reuniones, charlas previas etc. No lo voy a hacer. Hay que empezar puntual. Punto.
- Nada de distracciones - Móviles apagados. Todo el mundo cuerpo y cerebro presente. También las personas que saben hacer dos cosas a la vez 😉
- Duración máxima - Solo en pocas ocasiones hay temas que se puedan discutir (de forma constructiva) más de una hora. Una hora por ejemplo da mucho tiempo para que todas las personas hayan podido exponer sus argumentos y haya una discusión final. Diez minutos antes de que termine la reunión hacer un resumen de los hechos y argumentos. Tomar decisiones y repartir responsabilidades.
- Al grano - Si durante una reunión salen otros temas, apuntarlos y tratarlos en otra reunión.
- Las 3 preguntas mágicas - Que, quien, cuando. Siempre al final de cada reunión tiene que estar claro quien hará el qué y para cuando ha de estar terminado. Esta medida muy simple ayudará a que la rueda se ponga en marcha.
- Yo no dije esto… - “Donde dije digo digo Diego.” Quien no lo ha vivido… Es por ello que después de cada reunión se manda un acta de los acuerdos adoptados (quien que cuando) y si hace falta de argumentos y posiciones. Breve, claro. Mandar a todos los participantes.
- Protagonista versus moderador - Y un último punto. Ser el jefe no quiere decir que se sepa más que otros, ni que se haya de hablar más que otros. Ser Jefe no significa la necesidad de ser el protagonista de la reunión. Sino más bien la responsabilidad de moderar la reunión para que salga al final un “que quien cuando”. Y en el mejor de los casos las otras participantes de la reunión ni se han enterado de que había un jefe en la sala 🙂
Espero que os ayuden estos pequeños consejos. Si tenéis experiencias que queréis compartir ¡estaré encantado de escucharlas!
Próximos pasos...
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