Las reuniones pueden ser herramientas valiosas para crear claridad y avanzar – o una pérdida de tiempo; lo que hace la diferencia es cómo se dirigen. Por desgracia, y a pesar de disponer de herramientas como ChatGPT, es algo que hay que aprender. Por tanto, recomiendo que te preguntes después de cada reunión qué ha ido bien y qué debes mejorar la próxima vez. Para ello, primero hay que saber qué habilidades se necesitan para liderar una reunión como moderador, y qué responsabilidades conlleva.
Este artículo no tratará tanto los pilares básicos de una buena reunión (como tener un orden del día, empezar a tiempo, claridad sobre quién debe asistir, etc.), sino me quiero centrar en el papel del moderador.
Ninguna escuela, universidad o MBA nos prepara para esta función. No obstante, cuanto mayor sea tu equipo, más reuniones tendrás que dirigir y más importante será tu capacidad para organizarlas eficazmente.
Dos sombreros
Cuando diriges una reunión como moderador, llevas dos sombreros a la vez:
Así que, al entrar en una reunión, ten presente que llevas dos sombreros y que tienes que hacer justicia a ambos. No es tarea fácil. ¿Qué sombrero te queda bien en las reuniones? ¿Cuál deberías utilizar más?
Ahora que eres consciente de la ambigüedad de tu papel, veamos 7 puntos sobre cómo convertirte en un moderador (incluso) mejor:
1. Definir el propósito
En toda reunión es importante anunciar por qué os habéis reunido, aunque sólo dure 15 minutos. No lo dejes al azar, sino explica claramente al principio qué objetivo(s) quieres conseguir. Verás que a veces no es fácil tener esta claridad. Pero si no la tienes (y también la comunicas), cada participante irá en una dirección diferente.
Transmite desde el principio:
- ¿Por qué estamos aquí?
El objetivo de la reunión. A modo de ejemplo: En mis reuniones trimestrales con los equipos directivos persigo tres objetivos: 1. Unanimidad sobre la visión 2. Establecer un plan claro para el trimestre 3. Resolver los issues más importantes. - ¿Qué queremos conseguir?
- ¿Cuál es el resultado deseado? Por ejemplo, un diagrama de Gantt, claridad sobre las responsabilidades, próximos pasos para las siguientes dos semanas, etc.
Este marco definido aumenta las probabilidades de que consigas lo que quieres: "Si sabemos dónde queremos ir, aumentan las posibilidades de llegar allí".
2. Dirigir la participación
Veamos los roles típicos que podemos observar en las reuniones – seguro que conoces a alguien para a cada uno: El monologuista, el observador, el susurrador, el sarcástico, el cómico...
Para que una reunión sea productiva, es esencial romper con los patrones arraigados. Éste es tu papel como moderador e incluye:
- Involucra activamente a los introvertidos. Pregunta a las personas más calladas o a las que aún no han dicho nada: ¿Qué piensas al respecto? Si su opinión no te parece importante, pregúntate por qué se invitó a esa persona en primer lugar.
- Puede resultar complicado frenar a las personas que dominan una reunión. He aquí dos técnicas que puedes utilizar:
- Cuando la persona haya terminado, a menudo basta con decir "Escuchemos también otras opiniones".
- En los casos más difíciles, puedes establecer una regla clara: Sólo se puede hablar una segunda vez cuando todos hayan tenido su turno. Si es necesario, puedes dar feedback en una conversación individual después.
- Pregunta si se han escuchado todas las perspectivas.
Tu tarea consiste en lograr un intercambio equilibrado y constructivo.
3. Encontrar la velocidad correcta
Las reuniones son dinámicas: a veces tienen que ser lentas, a veces pueden ser rápidas. El moderador es el encargado de marcar el ritmo adecuado. Si dejamos que una reunión siga su curso natural, suele durar mucho más de lo necesario.
Dos consejos para encontrar el ritmo justo:
- ¿Qué importancia tiene el tema? La duración del debate debe ser proporcional al impacto del tema en la empresa, o menor. Si una decisión que cuesta a la empresa 200€ se debate en el equipo directivo durante 20 minutos, el debate ha sido más costoso que su tema. Puedes utilizar el gráfico de la derecha como guía, donde $ representa el impacto de la decisión y t la duración del debate sobre el tema.
Mi experiencia como moderador de cientos de reuniones me dice que en el 95% de los casos podría ser más rápido.
- En el 5% de los casos, se necesita más tiempo y hay que bajar el ritmo. Esto se aplica sobre todo a cuestiones críticas como puede ser la ubicación de la oficina, o decisiones estratégicas que necesitan ser respaldadas por el equipo. En estos asuntos, necesitamos el compromiso de todos los implicados. Ojo: el objetivo no es el consenso, sino el compromiso. Si cogemos como ejemplo un equipo de cinco personas, difícilmente todas siempre tendrán la misma opinión. Por tanto, hay que aplicar el principio "discrepa y comprométete".
Como moderador, te corresponde a ti bajar el ritmo, asegurarte de que todos se sientan comprendidos y realmente escuchados, y trabajar para lograr ese compromiso. La "escala de acuerdos" puede ser útil para ello.
En resumen, el ritmo adecuado hace que las reuniones sean eficaces. Normalmente podemos apretar más, pero a veces hay que frenar y buscar el compromiso, para luego volver a pisar el acelerador.
4. Gestionar los conflictos
Las diferencias de opiniones no son el problema en las reuniones; lo que importa es cómo se gestionan. Si nunca o muy raramente hay desacuerdos, ¡tienes un problema!
- Si en el equipo no hay conflictos o solo muy pocos, suele ser síntoma de una falta de confianza para abordar las cuestiones críticas. Con demasiada frecuencia, el moderador interpreta el silencio como acuerdo. Justo en estos momentos es tarea del moderador "sonsacar" otros puntos de vista a los presentes.
Para abordar el problema desde la raíz, hace falta más trabajo. Aquí puedes leer como reforzar la confianza en el equipo. - Encontrar el nivel adecuado de conflicto y gestionarlo con éxito es un tema en sí mismo. Aquí encuentras un artículo sobre la gestión de conflictos.
El equilibrio adecuado de conflictos es un factor decisivo para el éxito de una empresa.
5. No perder el hilo conductor
Todos divagamos de vez en cuando, unos más, otros menos. Le corresponde al moderador definir el foco y atenerse a él hasta que se hayan concretado los pasos siguientes.
A veces es vigorizante saltar de un tema a otro y mantener discusiones enérgicas. Pero en el 95% de los casos, lo que hay que hacer es tomar decisiones, resolver issues y determinar los siguientes pasos. En ese 95% de casos, saltar de un tema a otro no sirve, es una pérdida de tiempo.
Por tanto:
Un poco de humor: esta es la imagen de ChatGPT sobre "no perder el hilo".
- Si alguien se va por las ramas, endereza la discusión lo antes posible: "Creo que estamos divagando...".
- Si surgen nuevos temas, apúntalos en la lista de issues para que no se olviden. Así podréis "soltarlos" y volver a centraros en la temática original.
Mantén el rumbo de la reunión: al final todos estarán más contentos y la empresa será más eficaz.
6. Tomar decisiones: no hay reunión sin resultados
Una reunión sin resultados concretos suele ser una pérdida de tiempo. Al principio (véase punto 2), debe quedar claro cuál es el objetivo de la reunión. Normalmente hay cuatro opciones:
- Transmitir o recibir información
- Intercambio de ideas y puntos de vista para que la persona que decide conozca otros puntos de vista
- Decidir
- Mejorar la salud de equipo
Si el objetivo es uno de los tres primeros, debe haber un resultado al final:
Esto funciona de manera óptima cuando la empresa dispone del ritmo de reuniones correcto para poder hacer seguimiento de las tareas anotadas.
7. Ayudas visuales y verbales: Hacer visibles los pensamientos
A todos nos ha pasado: los debates dan vueltas en círculo y se repiten las propuestas; todos presionan para salir adelante con su idea. Aquí tienes dos consejos para evitarlo:
La pizarra ayuda a tener una visión clara de las ideas. Según mi experiencia, rara vez hay más de cinco o seis propuestas en el tablero. Cuando están todas, le corresponde al responsable tomar una decisión
Un buen moderador marca la diferencia
Las reuniones no son una pérdida de tiempo - si se gestionan bien. Un moderador competente aporta estructura, promueve debates productivos y proporciona resultados concretos. Pero por desgracia, nadie suele enseñarnos lo que se necesita para ello.
Si dominas los principios de este artículo, te prometo que tus reuniones pasarán de dar pereza a ser un factor de éxito para la empresa.
¡Mucha suerte con tu próxima reunión!
No te pierdas nada y apúntate a mi Newsletter
Próximos pasos...
- De 0 a 100… ¿Cuantos puntos tiene tu empresa? Mide la solidez de tu empresa: EOS Organizational Checkup
- Descargarte libros de forma gratuita o ver unos videos sobre EOS
- Solicita una reunión gratuita de 90 minutos con un Implementador de EOS para obtener una imagen clara de cómo es gestionar tu empresa con EOS.