Los 8 elementos de una buena gestión empresarial

¿Controlas tu empresa… o tu empresa te controla a ti? A veces no es el empresario el quien controla la empresa, sino es al revés: La empresa controla tu agenda, tus reuniones, tus prioridades y a veces tu tiempo libre con la familia o amigos… No debería ser así y hay que preguntarse porque pasa: ¿Qué es lo que otros empresarios hacen diferentes en la gestión empresarial para conseguir lo que quieren y ser feliz?

Hace cuatro días comí con mi amigo Xavier, empresario de Barcelona en el sector tecnológico y con un equipo de 34 personas. Siempre está con prisas, ni un solo hueco en la agenda, pero a cambio muchos tics nerviosos. Después de una ronda de preguntas sobre familia y vacaciones acabamos rápidamente en su empresa y un análisis de porqué las cosas no le van como le gustaría. Me he tomado la conversación – que estuvimos más de tres horas – como inspiración para escribir este artículo sobre 8 elementos de una buena gestión de empresarial.

8 elementos de la buena gestión empresarial

La importancia de la Gestión de Empresas

Cuando una idea se convierte en negocio y el negocio crece, de repente, o a veces menos de repente, pero aun por sorpresa, has creado una empresa. Primero uno, luego cinco empleados para llegar a ser un equipo de 15, 60 o más personas. Y cada fase requiere unas habilidades diferentes y se presenta con nuevos retos que hay que superar. De lo contrario la empresa se estanca o incluso muere. Se ha descubierto que existen 5 fases de crecimiento de una empresa.

Al crecer la empresa ya no depende solo de ti sino hay más personas y solo hay una posibilidad de que siga funcionando: tienes que saber sustituir tus hábitos exitosos por sistemas exitosos. Una buena metodología de gestión para tu empresa.

Cuando el empresario no tiene claro cómo gestionar su empresa y su equipo, menos lo tendrán claro las personas que le reportan a él o ella. Y así se multiplica en cadena hacia abajo el problema: cada uno lo hace a su manera, cada cual comunica lo que crea oportuno, cada uno define y gestiona las prioridades como pueda… Si no hay una buena gestión de la empresa, empezando arriba de todo, difícilmente la empresa será un éxito.

Que es la gestión empresarial

Todos estaremos de acuerdo que la gestión empresarial es importante, pero tener una definición clara qué es y qué incluye no es tarea fácil. A mi me gusta la siguiente definición:

La habilidad de los líderes de organizar y dirigir a un grupo de personas de forma efectiva y eficiente para lograr un objetivo común por medio de estrategias claras.

Organizar. Dirigir. Objetivo. Estrategias. Cuatro simples palabras que habrás escuchado mil veces y quizás por ahora no descubres nada nuevo. Pero como ya decía el escritor Samuel Johnson: las personas han de ser recordadas, más que instruidas. Con otras palabras, ya sabemos muchas cosas, pero no las hacemos o no las ponemos en práctica: ni constancia, ni consistencia. De forma que quizás no te voy a contar nada nuevo, pero recordarte de las bases de una buena gestión empresarial.

8 elementos de una buena gestión empresarial

En la gestión empresarial se hacen muchas cosas. Cada persona lo hace a su manera, algunos mejor, otros peor. Para saber qué es una buena gestión empresarial o saber qué disciplinas o necesidades forman parte de ella te invito a tomarte un respiro del día día de tu empresa. 

Es difícil ser parte de un sistema y entenderlo al mismo tiempo. Es decir, con la cabeza metida en el trabajo diario nunca verás la foto grande de tu empresa y las piezas clave que hacen falta en la gestión de empresas. Michael Gerber explica en su conocido y aclamado libro El mito del emprendedor que el empresario tiene tres diferentes funciones:

por la empresa y no en la empresa
  • Técnico: es un experto en la materia de la empresa, del producto que produce o en el servicio que entrega.
  • Manager: conforme la empresa crece se vuelve manager, emplea y gestiona personas. Cuantas más personas, más manager. 
  • Empresario: significa pensar y actuar para la empresa desde una perspectiva alejada, es decir no trabajar “en” la empresa, sino trabajar “por” la empresa.

Y al crear una empresa y hacerla crecer para ser un equipo de 3, 15, 60 o más personas es necesario ser los tres: técnico, manager, empresario. Cada cual en su momento.

Crear una metodología de gestión empresarial es ponerse la gorra del empresario, salir de los problemas diarias, de los incendios que seguramente hay en tu empresa, para ser empresario. ¿Costará hacerlo? Si. A ti y a todos los demás. Pero sin ello, la empresa se estancará pronto y tocará techo.

Así que, si quieres crecer con la empresa, ser más rentable o tener más control, tienes que reservarte tiempo en tu agenda para ser empresario y crear un sistema de gestión de empresas.

A continuación, te dejo los 8 pilares de una buena gestión empresarial. Necesitarás definir exactamente como harás cada uno de los pilares en tu empresa. De lo contrario, un día harás algo, el otro nada, un poco por aquí, un poco por allá... sin consistencia, ni constancia. Y lo peor es, lo mismo harán los que reportan a ti, solo que peor que tú y más variado. Porque se sienten menos empresario aun, tendrán menos tiempo aun o menos ganas de reflexionar que tú y son varias personas, probablemente con ideas diferentes. El resultado es: caos en la empresa.

Veamos los 8 pilares de una buena gestión empresarial. 


1. Una Visión clara

Todo empieza por la visión de la empresa. ¿Si no sabes hacia donde vas, como puedes dirigir el grupo de personas a tu cargo…? Como decía arriba en la definición: “…lograr un objetivo común…”. Este objetivo común es la visión de la empresa. Pero ¿qué es la visión de la empresa? ¿Cuándo se puede hablar de una visión claramente definida? Hay dos partes:

poner la vision en valor
  • La definición. Lo primero es tener claridad sobre la visión en sí: ¿cuál es…? Una visión simplificada puedes obtener al responder conjuntamente con tu equipo directivo a 8 simples puntos: valores, enfoque central, meta 10 años, estrategia de marketing, imagen 3 años, plan 1 año, Rocas y Asuntos abiertos. Aquí encuentras un artículo con más detalle sobre estas 8 preguntas y como tener una visión clara.  
  • La comunicación  Ahora viene la parte chunga… si ya tienes una visión claramente definida y por escrito, no la guardes en un cajón. Hay que comunicarla. A todos. A menudo.

    Las personas hemos de oír las cosas 7 veces antes de escucharlas la primera vez. Por lo que hace falta una metodología (= consistencia + constancia) para comunicar la visión de la empresa a toda la compañía. Mi recomendación es cada tres meses. En una reunión con toda la empresa, indicando como han ido los últimos tres meses, donde estáis ahora y adonde vais, es decir, la visión, las 8 preguntas. Si lo haces de esta forma y recordando las 7 veces, tardará casi dos años antes de que todas personas de la compañía lo hayan escuchado.

Y para poner la guinda al pastel: compartido con no es lo mismo que compartido por, siendo lo último la meta.


2. La estructura adecuada

Para que las cosas funcionan y la empresa pueda crecer y ser rentable es preciso tener una buena estructura en la empresa. A menudo me preguntan cuál es la mejor estructura y francamente, no la hay. Si la hubiera, todo el mundo tendría la misma. Aquí te dejo tres puntos a tener en cuenta:

  • Empieza arriba de todo: ¿Cuáles son las tres a siete funciones que necesitas representadas en el equipo directivo para poder funcionar bien y tomar las mejores decisiones? Ventas, Marketing, Operaciones, Finanzas… No pienses en personas, piensa en las funciones. Y simplifica, menos, es más.
  • Define para cada función las responsabilidades, alrededor de cinco para cada función. De esta forma crearás claridad y ayudarás a que todo el mundo tenga claro de qué es responsable. Solo por el hecho de ponerlo por escrito, muchas piezas empezarán a encajar.
  • Y tercero, define a quien vas a poner en cada función. Sí, primero la estructura, funciones y responsabilidades, después las personas. Para ello, mira el siguiente punto y que significa RPRS.

La estructura de la empresa es una pieza clave en la gestión empresarial. ¡Tómate tiempo para pensarlo bien, empezando con el equipo directivo! Aquí encuentras un artículo más amplio sobre el Organigrama de Responsabilidades.

Una vez lo tengas claro sobre las tres a siete funciones que necesitas para la cabeza de la compañía, es hacerlo para toda la empresa.


3. Las Personas son clave

En una buena gestión empresarial las personas son clave. Jim Collins escribe en su famoso libro Good to Great: Personas adecuadas. Puestos adecuados. Y en una buena gestión empresarial hay que obstinarse por conseguirlo. Los dos.

  • Persona adecuada (RP – right people)
    Es aquella persona que cumple los valores de la compañía y encaja en la cultura empresarial.
  • Puesto adecuado (RS – right seat)
    Es la persona que tiene las habilidades para hacer su trabajo y hacerlo bien. Aquí puedes leer más como tener las personas en el puesto adecuado.

Si no lo tienes aun, es hora de ponértelo en la agenda: estar obsesionado con conseguir que el 100% de las personas sea RPRS: right people, right seat. 

4. Datos son poder

Cuanto más grande es la empresa, más importante serán los datos. Datos no mienten y te indicarán si todo va bien. No es que los datos no sean importantes para una empresa pequeña, pero con mayor tamaño es imposible mantener el control sin tener datos.

No corras por los pasillos de la empresa preguntando a las personas clave si todo va bien… Invierte este tiempo en la creación de un Cuadro de Mando de la compañía que contiene 5 a 15 indicadores clave que te indican como va todo. Aquí encuentras más info sobre cómo crear un cuadro de mando.

datos - gestion empresarial

Simplificándolo: imagínate en una isla y no puedes hablar con nadie de tu compañía. Una vez a la semana pasa un avión encima de la isla y te suelta una hoja con 5 a 15 indicadores… ¿Cuáles son los indicadores que necesitas ver en esta hoja para saber cómo va la empresa…?


5. Issues: la epidemia de las empresas

Issues son problemas, obstáculos, barreras, pero también oportunidades o ideas nuevas. Aún no he visto la empresa en la que no hubiera issues. Las hay en todas las empresas. Y para una gestión empresarial que funciona bien tienes que tener o desarrollar una metodología que te ayuda a 1) detectar todos los issues de la empresa 2) priorizarlos y 3) resolverlos.

Parte de una buena gestión empresarial es tener una metodología que permite a todas personas tener acceso a una lista donde poder poner sus issues. Esto requiere dos cosas: 1) tener esta(s) lista(s) donde las personas puedan ponerlos y 2) permitir que los pongan. Conocer todos los issues de la empresa representa la esperanza de poder resolverlos. Si no los conoces o reconoces, aniquilas toda esperanza.

Para resolver issues de forma efectiva te recomiendo leer este articulo sobre IDS, como resolver issues.  


6. Sistematización: tu modelo de negocio

Cuando estabas tú solo en la empresa unos buenos hábitos eran todo lo que necesitabas. Pero al crecer, necesitas, como decía arriba, sustituir hábitos exitosos por sistemas exitosos. Hay que sistematizar la empresa para perpetuar lo que funciona y así poder entregar tu producto o servicio al cliente en la forma deseada (calidad, precio, rapidez…) y de forma consistente. Necesitas procesos.

Lo sé, los procesos no gustan. Al menos en la mayoría de los casos. Pero son el ingrediente secreto para el crecimiento exitoso de las empresas.

Y aquí no me refiero a los mil y un procedimientos o políticas que pueda haber en la empresa, sino a un numero reducido de procesos clave en la empresa: 

sistematizacion - gestion empresarial

Siempre hay un proceso de recursos humanos (como se busca una persona, como se contrata, como hacer el onboarding y seguimiento y como sale, si ha de salir), de finanzas (como entra el dinero y como sale), de operaciones suele haber dos o tres, de satisfacción al cliente, de ventas, etc. Un número reducido de procesos que en su conjunto describen a alto nivel como funciona tu empresa. Suele haber entre cinco y diez.

Tu obligación como líder y para una buena gestión de empresas es 1) identificar con tu equipo directivo cuales son estos procesos de tu empresa 2) documentarlos (menos, es más) y 3) formar a todas las personas para conseguir consistencia.

Dicho de otra manera, para conseguir una óptima gestión de la empresa y estar preparado para el crecimiento hay que saber cómo funciona la empresa a alto nivel y documentarlo.


7. Prioridades para llegar al objetivo

Aunque me repita, lo digo de nuevo: gestión empresarial es la habilidad de los líderes de organizar y dirigir a un grupo de personas para lograr un objetivo común por medio de estrategias claras. Estrategias claras. Prioridades.

Hace falta en la empresa una metodología para definir las prioridades. Para la empresa. Y para cada persona. Las prioridades de la empresa han de ir en cascada hacia abajo para ser ejecutadas y al revés, las prioridades de las personas han de estar alineadas con las prioridades de la empresa.

Con el resultado que todas las personas saben y entienden las prioridades de la empresa y como su trabajo personal aporta para lograr el objetivo común, la visión de la empresa.

Según la encuesta The Harris Poll: más del 30% de los empleados no sabe cuales son las prioridades de la empresa. Y aun peor, al 25% les da igual. Imagínate la diferencia para la empresa, tener empleados que les da igual o, por lo contrario, que todos reman hacia el mismo objetivo común…

La forma ideal para hacerlo es mediante Rocas, esto son prioridades trimestrales. Cada trimestre te juntas con el equipo directivo y decides cuales son las 3 a 7 cosas más importantes que han de ser hechas en los siguientes 90 días. Además, defines Rocas para cada miembro del equipo directivo.

Esto significa que en una empresa con seis directivos creas cada trimestre entre 18 y 42 prioridades claramente definidas y alineadas con el objetivo común de la empresa. Son más de 100 prioridades definidas y alineadas cada año. Llegarás antes a tu visión.

Aquí puedes leer más sobre Rocas, las prioridades de la empresa. Quizás tengas otra forma de gestionar las prioridades de la empresa. Pero en todo caso ten en cuenta que deberías desarrollar una metodología que puedas aplicar en todos los niveles de la compañía de forma transversal y conseguir así que la empresa pueda crecer sin reinventar la rueda en cada área y en cada nivel. Muchos inventos distintos harán que la empresa se estanque y a las malas… desaparezca. 


8. Reuniones productivas

Reuniones son la pieza angular de una empresa y de la gestión empresarial. Sin reuniones, sin este contacto puntual, las personas de la empresa simplemente serían un conjunto de individuos. Piénsalo un momento. Sin reuniones realmente no habría empresa. Solo habría un numero de personas en una sala.

Aun así, cuando pregunto a empresarios y managers por sus reuniones, muy a menudo veo ojos en blanco y comentarios que van desde un “muy mal” hasta un “podrían ser mejor”. Ni una sola vez he escuchado “nuestras reuniones van muy bien. Hemos pensado mucho en qué reuniones tener y cómo han de ser y estamos muy satisfechos.” Raro, ¿no?

Dos personas pueden tener tres tipos de relación, ilustrado por dos círculos en la imagen: 

  • No se tocan. Representan dos personas que no se ven, ni se hablan. Como consecuencia no están coordinados. Al final, algo malo va a pasar.
  • Se solapan mucho. Dos personas que están una encima de la otra. Las razones pueden ser múltiples, pero el resultado siempre es un trabajo ineficiente y/o agobio por micro-management o una mezcla de los dos. No es una situación aceptable para la empresa: no es eficiente, la empresa pierde talento y se a menudo se estanca.
  • Conectados. En este caso se ha creado una conexión justa que permite a los dos está informados y alineados y aun así trabajar con máxima eficiencia. El único estado deseable.
2 circulos conectados

Pues, es el deber del empresario de crear un sistema de reuniones óptimo. Optimo en frecuencia, participantes y contenido. Y de esta forma estar siempre en la conexión optima de los círculos, a través de departamentos y de arriba hacia abajo y a la inversa. ¿Lo tienes? Si no, deberías tomarte el tiempo en crearlo.   

Mi recomendación sigue el siguiente esquema:

reuniones en la empresa - igostrategy

Verás que hay tres tipos de reuniones:

  • Anual. Una reunión en la que se trabaja y cuestiona la visión global de la empresa, se desarrolla la estrategia, define las metas anuales, así como prioridades trimestrales (las Rocas). La guinda es si introduces actividades que mejoran la colaboración como equipo, basado en los cinco disfunciones de un equipo según Patrick Lencioni. Es una reunión que tarda entre uno y dos días.
  • Trimestral. Cada trimestre hay que salir del trabajo diario para elevarse encima del trabajo de técnico y manager para ser empresario: como han ido las prioridades del ultimo trimestre, cuales son las nuevas, cuales son nuestros retos más importantes que bloquean el camino hacia nuestra visión. Tomar decisiones a medio plazo y volver a alinearse con el equipo directivo en el largo plazo de la empresa. Reunión de un día completo.
  • Semanal. Mientras que las reuniones anuales y trimestrales son de índole estratégica, debe haber un seguimiento semanal de los temas tácticos, es decir reuniones para el manager y técnico.

    Recomiendo la reunión Level10 según usado por EOS. Tomar el pulso a los indicadores importantes de la empresa, para después atacar y resolver los temas tácticos con mayor impacto en la empresa. Como funciona la reunión Level10 lo puedes ver en este video (en inglés).

    El secreto de esta reunión y porque funciona son 5 pilares: mismo día, misma hora, empieza puntual, acaba puntual, misma agenda. Es decir, es una metodología clara para una reunión que da el mejor resultado. Si no estás contento con las reuniones actuales en tu empresa, reflexiona para crear un sistema mejor o puedes usar la reunión L10, usada por miles de Pymes en el mundo.

Empieza con tu equipo directivo. No es fácil y quizás tendrás que optimizar las reuniones antes de introducirlas al siguiente nivel de la empresa. Al final, la meta es que toda la empresa esté conectada como los círculos: optima comunicación, optima eficiencia.


Gestión de empresas: ¡evalúate! 

Esto es todo. Nada más. ¿nada más…? Quizás estás abrumado por la complejidad y la cantidad de cosas que conlleva una buena gestión empresarial. La buena noticia es que has leído hasta aquí. Lo que significa que te interesa y que estás dispuesto a invertir tiempo, energía y dinero en ello. Como dicho, tienes tres gorras: técnico, manager y empresario. Y todo empieza por marcarse tiempo en la agenda para ser más empresario y así conseguir una buena gestión empresarial y evitar que la empresa se estanque.

Para ayudarte a saber por dónde empezar te propongo el siguiente test. Evalúa la gestión de tu empresa mediante 9 preguntas, poniendo entre 1 (nada de acuerdo) y 10 (totalmente de acuerdo) puntos a cada una:

  • 1
    Tengo una visión para la empresa claramente definida y por escrito: Tenemos identificados los valores reales de la empresa, sabemos nuestro enfoque principal, nuestra meta a 10 años. Tenemos una estrategia de marketing, una imagen de 3 años, un plan de 1 año, unas prioridades para el trimestre (las Rocas) y conocemos los issues, nuestros mayores bloqueos en el camino hacia nuestra visión.
  • 2
    Todas las personas de la empresa conocen esta visión y están alineadas hacia ella. Comunico de forma consistente (mínimo cada tres meses) la visión de la empresa a todo el personal.
  • 3
    Hemos estructurado la empresa de forma consciente y formal: sabemos las funciones que necesitamos en todos los niveles de la empresa y hemos definido las cinco responsabilidades para cada una de ellas.
  • 4
    Nos tomamos tiempo en todos los niveles para asegurar de forma consistente tener las personas adecuadas en el puesto adecuado. Usamos la misma metodología de evaluación en todos los áreas y niveles para conseguirlo: RPRS. Right people. Right Seat. El resultado es que tenemos el 100% personas adecuadas en el puesto adecuado.
  • 5
    Somos conscientes de la importancia de los datos para nuestra compañía en su crecimiento y hemos desarrollado un cuadro de mando que nos indica mediante 5 a 15 indicadores de forma semanal como está yendo la empresa y no dependemos de opiniones para saberlo.
  • 6
    Sabemos que tenemos issues en la empresa. Es más, las personas en todos los niveles disponen de un acceso a una lista para anotar sus problemas, oportunidades o ideas. Y no se queda allí, sino tenemos en todos los niveles una metodología para priorizar estos issues, tratarlos y resolverlos.
  • 7
    Hemos sistematizado la empresa. A alto nivel. Sabemos como funciona la empresa y lo hemos documentado. Todas las personas reciben formación sobre ello y de esta forma somos capaces de entregar nuestro producto / servicio de forma consistente y estamos preparados para crecer y seguir en los mismos niveles de calidad.
  • 8
    Tenemos en la empresa una metodología para definir las prioridades y las comunicamos de forma consistente. Todas personas las saben y sus acciones están alineadas con ellas. El conjunto de las prioridades está alineado con la visión global de la empresa.
  • 9
    Hemos implementado en todos los niveles de la empresa un sistema de reuniones estratégicas y tácticas. No solo a nivel directivo, sino en todos los niveles de la empresa y todas las personas participan en estos tipos de reuniones. Son productivos y enfocados en el futuro, tomando decisiones que nos impulsan hacia nuestra visión.

Al responder las preguntas, mirarás al espejo y verás un empresario. Es posible que no te guste lo que ves. Pero como dicho arriba, no mates la esperanza de poder solucionarlo. Sé sincero y evalúa con honestidad. Si quieres una imagen más nítida, pregunta a otras personas de tu empresa para que lo evalúen.

Si consigues una media de 8 puntos o más, ¡felicidades! Tienes una gestión empresarial bien engrasada. No pierdas ese foco, cuanto más grande la empresa, más importante mantener el nivel.

Si tienes menos puntos, manos a la obra…


Mejorar la gestión empresarial

Ya tienes tus resultados y es hora de actuar. No te agobies, Roma tampoco fue construida en un día. Pero si no empiezas, si no pones la primera piedra, entonces será difícil construir Roma. O tu empresa. De forma que, inspira hondamente y escoge el punto que mayor impacto va a tener para tu empresa y ponte a pensar y trabajar. Pensar es trabajo duro. Es por ello que lo hace tan poca gente. Lo dijo Henry Ford y con toda la razón.

Pero no has leído hasta aquí para después dejarlo en el tintero. Así que aquí está el plan:

  • Hacer la evaluación de arriba
  • Escoger el primer punto de la lista de arriba, ponerte la gorra de empresario, bloquearte tiempo (bastante tiempo) en tu agenda de forma consistente y semanal hasta resolver el punto.
  • ¡Felicidades! Lo has conseguido. Quizás no es perfecto, pero ya te evalúas con más de 8 puntos en este apartado.
  • Ahora, vuelta a paso 1: evalúate, escoge punto de mejora, trabajarlo... 

Recuerda… 

...gestión empresarial es la habilidad de los líderes de organizar y dirigir a un grupo de personas de forma efectiva y eficiente para lograr un objetivo común por medio de estrategias claras.

Si quieres conseguir tus objetivos, tienes que salir de la zona de confort, dejar de ser técnico y manager y ponerte la gorra del empresario para pensar y trabajar en la mejora de la gestión de la empresa.

Y si te quedaras estancado o crees que necesitas apoyo, encantado de ayudar.
Es mi pasión y lo que mejor sé hacer. Lo he conseguido con todas las empresas con las que he trabajado. Aquí puedes ver algunas…

P.D.:
¡Felicidades de nuevo! Has leído 4075 palabras sobre gestión empresarial.
Mucho aguante. Suficiente para conseguirlo ?

Próximos pasos...

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