La locura de las reuniones

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Reuniones existen para mejorar la creatividad y la productividad de las empresas. Lamentablemente muchas veces consiguen justo lo contrario por ser demasiadas, mal organizadas o mal preparadas. En el peor de los casos las tres cosas juntas. Las consecuencias son más graves y van más allá de lo inicialmente imaginable y es importante prestar atención a mejorar la situación.

El lado divertido de las reuniones

Podemos hacernos una idea de lo universal que es el problema a través de todos los sectores y todos los niveles sabiendo que incluso existe un Comic que se centra en las reuniones de trabajo: Dilbert. Podemos reírnos… o echarnos a llorar. Cada cual según se identifica con Dilbert. Aquí dos ejemplos:

En las reuniones que he hecho yo a lo largo de los últimos meses con equipos directivos suelo preguntar sobre la efectividad y satisfacción de las reuniones internas (es decir sin clientes o proveedores). Y en una evaluación del 1 al 10 es frecuente que la media está entorno al 5 o 6, algunas veces más bajo, raramente más alta.

Algunos Datos sobre Reuniones 

Por el otro lado las reuniones en la empresa han aumentado en frecuencia y duración a lo largo de los últimos 50 años de forma que hoy en día ejecutivos pasan casi 23 horas a la semana en la sala de reuniones, mientras que en el año 1960 eran solo 10 horas.

Los costes - un ejemplo

Una reunión de 1 hora entre 6 ejecutivos con un salario medio de 75K brutos anuales tiene un coste de...

Calculadora de costes de reuniones: meeting ticker

  • 65% de los directivos dicen que las reuniones se interponen entre ellos y su trabajo
  • 71% dicen que las reuniones son ineficientes y poco productivas
  • 64% opinan que podrían dedicar más tiempo a pensar sobre la empresa

Las soluciones y propuestas de mejora suelen incluir: establecer una agenda antes de la reunión, hacer las reuniones de pie, tratar siempre un único tema por reunión etc. Pero parece que nada ha cambiado o que no tiene el impacto deseado ya que parecen recetas simples para ponerlas en práctica, pero aun así la epidemia de la reunión inefectiva sigue o incluso aumenta cada año...

La revista Harvard Business Review reza que “una mejora real requiere un cambio del sistema porque las reuniones afectan la forma en la que personas colaboran y como trabajan ellos mismos.” Y sigue “aun así un cambio de esta índole rara vez está considerada por la empresa o los directivos”.

Aprender cada 2 meses...

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El impacto de reuniones inefectivas

El impacto negativo de reuniones inefectivas va más allá de la reunión. Simone Kauffeld de la universidad Braunschweig, Alemania, ha encontrado que reuniones inefectivas (salirse del tema, quejas y críticas no constructivas) están directamente asociadas con más rotación entre los empleados.

Pero es más: la felicidad en el lugar de trabajo se ve afectada. Steven Rogelberg y colegas de la universidad de North Carolina han mostrado que las emociones que tenemos por las reuniones de trabajo en la empresa están directamente asociadas con la satisfacción con el trabajo en general – o la insatisfacción…

Con otras palabras, toda la empresa se ve beneficiada al poner el foco en la mejora de las reuniones en vez de tolerar disfuncionalidad: más felicidad, menos rotación, más efectivos…

Por desgracia una persona sola no puede cambiar las cosas porque trabajamos en equipos y grupos de trabajo y requiere un esfuerzo colectivo de la empresa alcanzar un cambio. Si las reuniones no son efectivas, hay demasiada discusión y poca resolución o incluso abunda la crítica y no lo constructivo, en la mayoría de los casos el problema no reside en las reuniones en sí, sino en otros problemas más profundos de la empresa:

  • no estar de acuerdo sobre la meta de la empresa y por ende tampoco en las prioridades y decisiones
  • discusiones están basadas en opiniones subjetivas y no en datos solidos
  • no tener un proceso claro para priorizar los problemas a solucionar…
  • …y tampoco para saber cómo solucionarlos

Es decir, muchas veces la inefectividad en reuniones no es una causa a combatir. Sino es el efecto de la causa real y hemos de fortalecer más los Seis omponentes Claves™ de la empresa.

Próximos pasos...

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