IDS – metodología para resolver los problemas de la empresa

“Hemos de hablar sobre…”, el comienzo típico de una frase en las reuniones, el arranque de una discusión distendida, entretenida y a veces interesante. Solo existe un problema con la reunión: no es nada efectiva. La idea es resolver uno o varios problemas y la realidad es que se habla mucho, identifica poco cuales son los problemas y menos se los resuelve. Se puede hacer mejor. Y es la responsabilidad del equipo directivo encontrar e implementar metodología para hacerlo mejor. Porque tal como va el equipo directivo así va el resto de la empresa, y si “los de arriba” no son efectivos, menos lo será el resto de la compañía.

IDS - solucionar problemas en la empresa

A mí me gusta la palabra que usan en inglés por resumir todas aquellas cosas que están por tratar, por resolver: Issues. Issues pueden ser problemas, obstáculos, barreras, pero también oportunidades. Temas pendientes de tomar una decisión. Una palabra en inglés lo dice todo: tenemos un issue.

Como analogía, imagínate cada issue como un ancla, clavada en el suelo y que la empresa arrastra al querer crecer. Habrá anclas grandes, anclas pequeñas y cuantas más anclas tiene la empresa sin resolver, más difícil será avanzar con la empresa hacia la visión de la empresa. Y llega el momento que la empresa se estanca, ya no avanza por todas las anclas clavadas en el suelo, por todos los issues sin resolver. Las personas exitosas de hecho son muy buenas en resolver sus issues.

¿Y cómo es en tu empresa? ¿Tenéis una metodología para identificar los problemas que hay en la empresa? ¿Habéis identificado con el equipo directivo todos los issues de la empresa para así poder tratar y resolverlos y seguir creciendo? ¿Y aplicáis una metodología para tratarlos y resolverlos de forma efectiva o simplemente “habláis del tema”? 

En EOS, el Entrepreneurial Operating System, ayudo a los equipos directivos de la compañía y a consecuencia a toda la empresa a implementar una metodología para detectar e identificar los problemas de la compañía, sacarlos a la superficie, priorizarlos y resolverlos. Usamos una metodología aplicada en más de 5.000 Pymes en el mundo que se llama I.D.S.

Detectar los problemas de la empresa

Para detectar los problemas, los issues de la empresa, lo primero que hay que tener es simplemente una lista en la que todas las personas apunten sus issues, sus problemas y obstáculos. Para ello se necesitan dos condiciones:

  • Aceptación mental. Lo primero que debe haber es una aceptación que la empresa tiene issues, todas las empresas tienen issues. Si las personas en tu empresa dicen que no tienen ningún problema… ya tienes uno. Por lo que es importante que desde el equipo directivo se permite nombrar issues. Cada uno es una oportunidad de mejora. Y si para ti no es un issue, no quiere decir que no lo sea. Si para una persona es un problema, lo es. Hay que aceptarlo.
  • Acceso físico a una lista. Debe haber una lista, accesible a todos los niveles. Si la empresa tiene varios niveles, debe haber varias listas. Si hay varios departamentos, debe haber una lista en cada departamento. De forma que hay una lista por cada nivel y por cada departamento.

En el momento de poner estos dos conceptos en marcha te sorprenderás como los issues van saliendo a la luz. Si no fuera el caso, igual tienes que preguntarte si usas el estilo de liderazgo adecuado o si tienes las personas adecuadas en el puesto adecuado.

Cada issue reportado es una oportunidad para mejorar la empresa. ¿Tienes muchos? No te preocupes, esto hace normal a tu empresa. He visto listas de 40, 70 y más issues. La cuestión es como estructurar y resolver los issues de forma efectiva.  

Compartimentar los issues

Será difícil, sino imposible, resolver todos los issues. Menos todos a la vez. Por lo que hay que priorizar. Lo primero es categorizar los issues según si son a corto o a largo plazo.

  • Corto plazo: issues de corto plazo son aquellos de los que pensamos en pocos días, una semana, máximo dos, poder resolverlos. Los pones en una lista para la reunión semanal con el equipo directivo.
  • Largo plazo: los issues que son más complejos o que por ahora no son prioritarios los pones en la lista de largo plazo. Nosotros en EOS los aparcamos en el VTO, el Vision Traction Organizer (enlace en inglés). Los issues de largo plazo después se pueden convertir en Rocas.

Aquí encuentras un video sobre compartimentar issues de la empresa, como se hace bien y porque es tan importante tener una metodología para tratarlos.
(Video en inglés)

Resolver los issues

Lo siguiente es escoger un issue y resolverlo. Lo que parece obvio no lo es, todo lo contrario. En la mayoría de las empresas lo que se hace es “hablar del tema”, pero no identificar y resolver los problemas. Por ello se inventó la metodología I.D.S.: Identificar, Discutir, Solucionar. Se inventó porque en la mayoría de las empresas solo se discute, se discute, se discute, se discute… sin resolver a penas nada.

Cada semana al reunirte con tu equipo en la reunión Level 10 (enlace en inglés) tienes 60 minutos para el IDS y solucionar los problemas más importantes de la empresa. Aquí es como funciona:

  • Priorizar: priorizar los tres temas más importantes de la lista, esto son aquellos que mayor impacto tengan en la empresa. No priorices toda la lista, no empieces con el más reciente. Priorizar solo tres y empezar con el número uno.
  • Identificar: antes de empezar a debatir es necesario identificar el problema. A menudo arranca la discusión sin saber cuál es el problema o cada persona habla de cosas distintas. Por lo que es primordial primero saber ¿Cuál es el problema? Para ello hay que identificar primero de quien es el issue. Porque puede ser que el issue no significa lo mismo para dos personas distintas. Después es saber a quien se dirige la persona, con quien habla, de quien quiere qué. Y por último que sea capaz de expresar su issue en una frase.
    Dicho de otra manera:
  • Quien. ¿De quién es el issue?
  • Quien. ¿Con quién habla esta persona?
  • Que. ¿Qué es lo que quieres?
  • Discutir. Después de haber identificado el issue es el momento para empezar a solucionarlo. Pero discutir no significa que todos hablen a la vez y quien más habla gana o quien más alto grita se lo lleva todo. Discutir significa:
  • Aclarar dudas del contexto
  • Posibles soluciones

Es necesario hacer participe a todas las personas, que todas las personas hayan expresado su opinión. Y cuando alguien empieza a repetirse está haciendo presión sobre su propia opinión y no lo queremos. Al escucharlo el moderador de la discusión indica “ya hemos escuchado este argumento, ¿hay alguna solución más que no hemos escuchado?”

  • Solucionar. Si no hay nada nuevo que aportar hemos de tomar una decisión. En el mejor de los casos al unísono. Pero advierto, el consenso mata a las empresas. Aquí puedes aprender como tomar una decisión difícil. Tomar una decisión significa decidirse entre las posibles soluciones y decidir quién va hacer el qué y anotarlo como tareas.

    Si la empresa tiene una visión clara, las personas adecuadas en el puesto adecuado y un Cuadro de Mando para gestionar la empresa, la solución suele ser clara. Solo que a veces es dura de tomar porque puede tratar de personas y procesos.
    Para finalizar siempre pregunto a la persona de quien era el issue: “¿Tu problema está solucionado y podemos tratar el siguiente?”. Si usas esta metodología en el 95% de los casos la respuesta será un sí. Si es un no, hay que volver al punto 3, discutir o incluso preguntarse si se ha identificado bien el problema.

Una vez solucionado el issue numero uno, vas al dos y sigues el mismo procedimiento.

¿Preparado para IDS tus problemas?

Identificar, discutir, solucionar. IDS. Lo que a la primera te puede parecer poco natural te ayudará a no solo apaciguar síntomas sino solucionar los problemas base. Conseguirás más con la empresa. Porque las empresas de éxito son buenas en resolver sus problemas. Y lo que al inicio te puede parecer poco natural se convertirá en habito y ya no quieres vivir sin IDS. Y te preguntarás como es posible que otras empresas pueden tener reuniones tan poco efectivas y empezar un debate con “hemos de hablar de…”.

Si necesitas ayuda para implementar la metodología o aprender más sobre resolución de problemas te recomiendo:

Próximos pasos...

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: