Gestionar personas de forma eficiente

• En el otro extremo están las personas que rehúyen del micro-management, pero a menudo no saben qué hacer en cambio. Son personas que quieren confiar en su equipo, darles espacio para desarrollarse, suelen ser optimistas y buenas personas. El control excesivo es sustituido por energía positiva y buen rollo. Pero faltan líneas claras de actuación que consiguen productividad.

Pero entonces, ¿qué y sobre todo cómo hacerlo mejor?

Management Gurú Peter Drucker dijo “lo que se mide se gestiona” (what gets measured, gets managed). Y es muy cierto que el mero hecho de medir una actividad tiene un impacto. Quiero poner un ejemplo.

Medir actividad

Mi hijo de 17 años me comentó hace unos días que necesitaría practicar más dibujar para mejorar y así poder entrar en la universidad de diseño que ha escogido. Lo que ocurre es que cada día se distrae y al final pasan los días sin que practique. Le propuse una idea: poner un papel en su habitación, bien visible, y cada mañana, después del desayuno marcar con un ganchito verde o una X roja si el día anterior ha practicado. No dije nada más. Dicho y hecho, allí estaba el papel. Solo le pregunté cada mañana en el desayuno si el día anterior había dibujado y le recorde hacer su X o ganchito. Al principio todos los días mostraban una X roja y al verlo, empezó a preocuparse y poquito a poquito aparecían los ganchitos verdes. Mi aportación adicional era, preguntar de vez en cuando si le podría ayudar en algo para conseguir más ganchitos. Con el tiempo la hoja se hizo verde.

Lo que se mide, se gestiona.

Como ves en el ejemplo, en ningún momento le obligué a dibujar más, ni estuve encima con obligaciones, ni acusaciones. Únicamente le acompañé a través del Coaching para que:

• Se comprometiera con la cantidad de actividad necesaria para alcanzar su objetivo
• rellenara la hoja cada mañana

Esta es la primera parte, el trabajo repetitivo. Luego vuelvo a ello. Pero, ¿qué ocurre con los proyectos? Veámoslo en la siguiente parte.

La jornada de trabajo como un vaso

Quiero usar la analogía del reconocido autor Steven Covey para ilustrar a lo que me refiero: Si llenas un vaso con agua, arena, piedras y rocas (en este orden) no entra todo. Si por lo contrario metes todo en el orden invertido, primero las rocas, luego las piedras, después la arena y al final el agua, todo entra. En la analogía, las rocas representan cosas prioritarias que hacen avanzar la empresa o el departamento (pero que muchas veces no son urgentes), las piedras son otros proyectos, la arena representa las tareas diarias del trabajo y el agua todo lo demás.

Ahora nos centramos en las Rocas (los proyectos importantes) y la arena (el trabajo diario y repetitivo). A continuación, ilustro el puesto de dos personas distintas y puedes escoger cual representa más tu caso o él de las personas de tu equipo.

Para que la empresa o el departamento funcione es necesario que ambas cosas funcionen bien, las Rocas y la arena.

Medir la arena – el trabajo repetitivo

La arena corresponde, como hemos visto, a tareas típicas y repetitivas del trabajo semanal. Para entender mejor a lo que me refiero pongo unos ejemplos de puestos típicos en muchas empresas:

• Contabilidad
  • Actualizar la contabilidad
  • Facturas pagadas y cobradas
  • Control cash Flow
  • Etc.
• Marketing
  • Posts en Social Media
  • Control de los costes de SEM
  • Posts en el Blog
  • Etc.
• Ventas
  • Llamadas a clientes potenciales
  • Llamadas a clientes existentes
  • Ofertas enviadas
  • Etc.
• Operaciones
  • Dar el servicio ABC
  • Crear el producto ABC
  • Controlar la calidad ABC
  • Etc.

Medir el trabajo de una persona no significa desconfiar de ella, todo lo contrario. Medir y saber son el antecedente de la confianza. Buen rollo y rezar no lo son.