El organigrama de la empresa – cómo crear valor con él

organigrama empresa

El organigrama parece el típico trámite por el que hay que pasar con la empresa. Muchas veces he visto y escuchado de empresarios que lo crean en un momento dado para luego guardarlo en un cajón. Pero lo cierto es que el organigrama tiene un sentido y mucho valor para la empresa si se hace de forma correcta y se aplican las conclusiones.

Qué es el organigrama de la empresa

La definición del organigrama de empresa según Wikipedia:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen. Hace un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

Antes de comprar esta definición quiero rebobinar un poco para encontrar la raíz de la palabra organigrama:

Organigrama = organización + diagrama

  • Organización – tiene su raíz en el griego: Creación y disposición de las partes del cuerpo y sus funciones en un ser vivo conforme los requisitos de la vida
  • Diagrama – viene también del griego: διάγραμμα que significa esquema, dibujo

Si esta definición traducimos al mundo de las empresas podemos decir sobre el organigrama:

El organigrama es un esquema que nos ayuda en la creación (definición de puestos de trabajo) y disposición (relación entre ellos) de las partes de la empresa y sus funciones (departamentos y responsabilidades) conforme los requisitos (la visión) de la vida (empresa).

Es decir, en otro orden de la frase, el organigrama debe de ser una herramienta que nos ayuda a conseguir la visión de la empresa.

Como debe ser el organigrama

El organigrama es una herramienta en el camino hacia la visión de la empresa. Y no debe ser un mero esquema que refleja la situación actual en la empresa. Sino la pregunta clave que nos hemos de hacer es:

¿Cómo debe ser la estructura de la empresa para conseguir las metas de los siguientes 6 a 12 meses?

Además el organigrama es de mucha más utilidad si en cada cajita no solo se ponen nombres o títulos, sino se define con cada caja un rol (responsabilidades) dentro de la empresa.

El organigrama de roles:

  • es un modelo abstracto de las responsabilidades y la relación entre ellos dentro de la empresa
  • es una herramienta para crear la estructura óptima para los siguientes 6 – 12 meses
  • debe ser fácil leer e interpretarlo
  • puede haber una persona que ocupe dos roles (por ende salir dos veces en el organigrama) pero nunca debe salir una responsabilidad dos veces

¿Organigrama = jerarquías rígidas?

Tener un organigrama no significa ser una empresa con una jerarquía rígida y muy vertical. Es decir, todas las empresas por muy horizontal que sea la cadena de mando tienen, o tendrían que tener, un organigrama. La rigidez de la estructura o la verticalidad de la jerarquía no están definidas por un organigrama, sino por la cultura de comunicación de la empresa.

organigrama empresarial

Formatos del organigrama de empresa

Existen diferentes formatos para crear un organigrama de empresa, pero al final todos tienen la misma finalidad y solo varia la forma de visualización:

  • Vertical - el organigrama de empresa clásico y más conocido. Muestra las jerarquías en forma de pirámide. La autoridad máxima arriba.-
  • Horizontal - Siguiendo el mismo concepto del anterior, solo girado en 90º en sentido contrario a las agujas del reloj. Habitualmente se usa para evitar la percepción de jerarquías fuertes o la sensación de que una persona esté por debajo de otra.
  • Mixto - Se combina las dos opciones anteriores.
  • Circular - En este caso se pone la autoridad máxima en el centro y alrededor de ella se componen las áreas y niveles de autoridad.
  • Escalar - La autoridad máxima está arriba y se usan sangrías para señalar el nivel de autoridad.
  • Tabular - Es una variante del organigrama escalar pero sin usar las líneas para unir los mandos

Como básicamente se trata de decidir el formato en el que esquematizar la estructura necesaria para la empresa recomiendo escoger el formato que a todas las personas en la empresa sea fácil de entender. Porqué es muy importante que todas las personas en la empresa entiendan el organigrama. Por lo que recomiendo como primera opción usar el modelo más simple, el vertical.

Como ha de ser el organigrama de la empresa

Ejemplos de organigramas hay muchos en internet y basta con poner “organigrama” en google y buscar por imágenes. Verás que en casi todos los resultados saldrá

- El nombre de la persona, o/y bien

- El título del puesto

Y nada más. El problema de estos organigramas es que son iguales, es decir se podría intercambiar el organigrama de un banco con un seguro, o una asesoría con una escuela de idiomas. Este tipo de organigrama no clarifica ni el puesto de trabajo, ni las funciones por lo que no crea claridad. Parece más bien a un diploma colgado en la sala de reuniones con el fin de crear reputación o impresionar. Bonito de ver, pero sin valor practico. Pero esto no debería ser así. Recordemos:

El organigrama es un esquema que nos ayuda en la definición de los puestos de trabajo y sus funciones, y aclarar la relación entre ellos en el camino hacia la visión de la empresa.

idee

Entonces, ¿Cómo se hace mejor?

Por cada rol / puesto de responsabilidad debe de haber los siguientes datos:

  • Nombre rol / puesto – cada rol distinto ha de tener un nombre distinto.
  • Nombre – la persona que asume las responsabilidades del rol. Una persona puede ocupar dos roles de forma temporal (e.g. en el caso de creación de puesto nuevo, sin haber encontrado aún la persona)
  • Top 4 - 6 responsabilidades – lo más importante del organigrama de empresa es definir para cada rol las responsabilidades más relevantes.
  • Disposición – dentro de la empresa donde se encuentra el rol, cual es el rol a quien reporta y/o si tiene roles a su cargo

El organigrama de la empresa debe estar accesible para todas las personas de la empresa en cada momento. Se pueden usar la intranet de la empresa, un documento en google drive o simplemente imprimirlo y colgarlo de forma visible en la empresa. Por lo que es relevante que conste en el organigrama de la empresa también la siguiente información:

  • Marca – es un documento oficial de la empresa por lo que ha de constar el nombre de la empresa, o la(s) marca(s)
  • Responsable - debe haber un único responsable de actualizar el organigrama.
  • Fecha – como todo documento vivo ha de tener número de versión y fecha ultima actualización

A continuación 2 ejemplos:

Ejemplo de la definición de dos puestos diferentes

*LMA – responsabilidad de personal a cargo (del inglés: lead, manage, hold accountable)

Organigrama de empresa definicion de un puesto

Plantilla de un organigrama de empresa de 20+ puestos

Accountability-Chart ES

Importante: el organigrama de responsabilidades clarifica las funciones, responsabilidades y estructura de reporting, pero ¡no de la comunicación! La comunicación dentro de la empresa debe fluir de forma libre a través de todas las líneas y departamentos conforme las necesidades en cada momento, creando una cultura abierta y de confianza. El organigrama debe de ninguna manera crear divisiones o silos.

importante

Por el otro lado el organigrama de la empresa es un documento vivo que se ha de adaptar a los cambios y mantenerse actualizado. Como pauta puedo indicar que con un crecimiento del 20% anual será necesario adaptarlo aproximadamente cada 90 días.

Definición de un puesto dentro del organigrama

Para la definición de un puesto del organigrama de la empresa es preciso identificar las responsabilidades más importantes. Es mejor que este trabajo no lo haga el Director General, la persona de Recursos Humanos o un Jefe de Departamento en solitario. Es un trabajo de equipo y es la aportación y el know-how de todos que lo hace funcionar.

Los mejores resultados se obtienen al empezar con el equipo de dirección para crear la parte alta del organigrama hasta el nivel de los departamentos o áreas. Para la definición de los roles dentro de cada área recomiendo incluir las personas que lo componen.

Software para crear un organigrama

Si has empezado de dibujar el organigrama en papel, es hora de profesionalizarlo un poco. Hay muchas alternativas, de pago o gratis para crearlo en un formato fácil de editar y accesible para todos.

Excel y Word – yo he usado durante años estos programas por su sencillez y fácil acceso. (casi) Todos los conocemos y usamos. Dentro del menú usar insertar, SmartArt. Hay plantillas de organigramas.

Xmind – herramienta para descargar que permite todo tipo de gráficos. Originalmente pensado para mindmaps (mapas mentales) ofrece todo tipo de plantillas y un sinfín de posibilidades. Sin lugar a dudas una buena opción si te gusta usar software. Ir a la web

Lucidchart – herramienta online que permite crear todo tipo de esquemas. Ventaja es el nivel de profesionalización y opciones que tiene. Desventaja es que está todo online y es de pago con uso más intensivo. Ir a la web

CmapTools - herramienta muy completa que se usa para diseño de gráficos, mindmaps y también organigramas. Ir a la web

Microsoft Visio – programa muy completo de Microsoft para crear de forma automatizada organigramas para hasta 1.000 puestos. Ir a la web

La gorra estratégica

La creación de un organigrama de empresa puede aportar mucho valor a la empresa si se hace incluyendo las responsabilidades de los roles y pensando en los retos de la empresa en los siguientes 12 meses. Cierto que es más trabajo. Pero nos obliga a sacar la cabeza del trabajo diario de la empresa y ponernos la gorra estratégica y enderezar la estructura de la empresa. Los resultados serán de mucho valor: claridad de responsabilidades, alineación del equipo, mejor comunicación.

Strategy and Goal

¡Te animo encontrar el tiempo para hacerlo!

Próximos pasos...

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