El arte de tomar decisiones – parte 1

Hay reuniones en las que se toman decisiones con facilidad; en otras ocasiones únicamente después de largas discusiones o reflexiones. Después están los escenarios en los que hay discusión sobre lo que se había decidido… A veces estamos en medio de la discusión y salta el responsable con un “vale, ya está, aquí está lo que vamos a hacer”, solo para que en otras ocasiones parece que la discusión es eterna y no hay nadie quien quiera terminarla para tomar una decisión. También ocurre que algunas personas ya han empezado con la implementación cuando los demás opinan que aun ni siquiera se haya tomado ninguna decisión…

El arte de tomar decisiones

Todos esto son escenarios que ya habrás visto de una u otra forma y explican la imperativa necesidad de tener reglas claras sobre como tomar decisiones en la empresa.

Factores en la toma de decisión  

Hay diferentes factores que influyen la toma de decisiones en una empresa (o en un grupo en general como la familia o entre amigos). Sin entrar en mucho detalle a continuación los cuatro factores más relevantes:

  • Visión. Dependiendo de qué es la visión a largo plazo podemos tomar decisiones a corto plazo muy distintas. Por ejemplo, una empresa tomará otras decisiones según si quiere internacionalizarse o por lo contrario quiere crecer el número de productos para el mismo mercado. Es una visión diferente que influye la contratación de personal, la inversión según áreas de negocio, formaciones, absolutamente todo a largo plazo y muchas decisiones a corto plazo.

    Por lo que es importante definir claramente la visión de la empresa y comunicarla a todo el equipo. En el proceso de EOS definimos la visión de la empresa al responder a 8 simples preguntas.   
  • Nosotros. Según como somos la toma de decisión es distinta: más lenta, más rápida, más valiente o menos. Durante el proceso de implementación de EOS en una empresa hacemos un ejercicio para detectar los perfiles conativos de las personas en el equipo directivo. Se llama Kolbe. Uno de los puntos que se analiza tiene el nombre Factfinder (buscador de hechos), que determina la cantidad de datos que necesita la persona antes de poder tomar una decisión. Esto influye de forma relevante la toma de decisión dentro de un grupo. Cada persona es distinta y es revelador saber y entender la “ADN de toma de decisiones” del grupo.    

  • Los otros. Todas las personas que componen un grupo tienen un impacto relevante en la discusión y la decisión. Por lo que es muy importante rodearse de las personas adecuadas y tenerlas en el puesto adecuado. Los demás nos influyen en la toma de decisión y es imperativo componer un equipo directivo con personas que nos ayudan a tomar decisiones mejores. Esto, como más adelante veremos, no es siempre fácil porque normalmente requiere opiniones y puntos de vista diferentes.
las otras personas
  • Método. Tomar una decisión en el mejor de los casos se hace con método, pero la realidad es que a menudo no es el caso. Esto impacta altamente en la calidad de las decisiones y la satisfacción de las personas que han participado en la discusión. Por lo que es recomendable tener un proceso claro en la toma de decisiones, un método. En este artículo me centro en este punto, cómo tomar decisiones en la empresa.

Tomar decisiones sin método

Si piensas que no será para tanto y no hace falta tener un método, a menudo es porque eres el líder, eres quien toma las decisiones y tienes el control. Las personas que no tienen control sobre la situación o la toma de decisión a menudo sienten frustraciones lo que impacta altamente en la motivación y el compromiso de las personas en y con la empresa.

A continuación expongo algunas situaciones, habituales en las empresas, y te invito a reflexionar de forma autocrítica si alguna te parece familiar:

  • Las personas que levantan la voz, hablan más o lloriquean más se salen con la suya.
  • Como es difícil llegar a decisiones se aplaza la decisión para luego nunca más volver a comentarlo. Pero el problema sigue existiendo.
  • La persona a cargo pregunta “¿todo el mundo está de acuerdo?” y el silencio se interpreta como afirmación.
  • frown-o
    Hay personas que asumen que ha habido una decisión ya que se ha hablado del tema.
  • frown-o
    No se llega a una decisión definitiva pero hay reuniones en paralelo y se van tomando decisiones parciales e extraoficiales.
  • frown-o
    Se empiezan a implementar cosas sin tener la decisión final.
  • frown-o
    La discusión sigue eternamente.
  • frown-o
    ...

La consecuencia de este tipo de discusiones son decisiones inmaduras o incluso ninguna decisión, frustraciones y a continuación falta de compromiso en la ejecución, falta de participación en futuras discusiones y resultados mediocres. En empresas con una cultura floja en toma de decisiones las personas más capacitadas suelen abandonar el barco.

Para una empresa que quiere crecer es muy importante desarrollar una cultura y metodología fuerte alrededor de resolver sus retos y la toma de decisiones.

caos al tomar decisiones sin metodo

6 métodos para tomar decisiones

En términos generales existen seis diferentes modalidades de tomar una decisión:

  • Unánime. Unánime viene del latín donde unus significa “uno” y animos significa “espíritu”. Es decir, el grupo toma la decisión con un único espíritu.
    Para llegar a una decisión que a todos les parezca bien hay que estar preparado para largas y cansinas discusiones. Si lo que está en juego no es muy importante a menudo no vale la pena escoger esta via.
    Otra forma de verlo es el consenso. Pero un aviso: el consenso mata empresas. Es decir si la empresa busca el consenso cuando no es importante avanzará con una velocidad muy baja y se pondrá fuera del mercado. Por lo que solo es recomendable buscar la unanimidad o el consenso cuando se trata de temas de mucha importancia e impacto en la empresa, e.g. cambio de horarios, mudanza de las oficinas fuera de la ciudad etc.

    Más adelante vemos como matizar las opiniones para no forzar las personas al sí/no.
  • Mayoría. Cuando vale más el hecho de llegar a una conclusión que la calidad de la decisión en sí la votación por mayoría es una alternativa que funciona bien. Por lo contrario cuando se trata de temas importantes la votación lleva a la situación de ganadores y perdedores lo que divide la unidad del grupo y puede tener serias consecuencias sobre el espíritu del equipo.
    Si se usa este método, hay que definir antes de la votación qué significa mayoría, más del 50%, 60%, 70%...
  • Persona al cargo decide sin discusión. Tomar una decisión sin escuchar lo que opinan los demás puede ser lo adecuado dependiendo del momento. Cuando no hay mucho en juego, lo hacemos todos de forma constante. Si una persona por cada cosa que ha de decidir pregunta a los demás suele tener un problema de asumir responsabilidades y hay que plantearse porque lo hace (puede que lo haga porque la empresa penaliza errores y existe una cultura del miedo) o si es la persona adecuada para estar en un puesto de responsabilidad.
    Por el otro lado al no preguntar se nos escapan puntos ciegos, las cosas que no sabemos que no las sabemos.
    Este método suele ser adecuado en momentos de crisis cuando se necesita autoridad y determinación. Cuando son decisiones importantes pero sin crisis la persona que lo hace es muchas veces percibida de autoritario o déspota con el consecuente efecto que las personas que componen su equipo suelen ser más sumisas, menos creativas, menos expertos. Un escenario no deseable en las empresas.  
  • Persona al cargo decide después discusión. Es el método más efectivo en general por varias razones. La persona que toma la decisión suele tener mayor visibilidad de todos los ángulos y aspectos del tema y de esta forma toma consciencia de lo que opinan los demás por lo que podrá tomar una decisión mejor.
    Dicho de otra forma da buen equilibrio entre una persona que decide sin discusión y la decisión unánime. Ahora bien, requiere una buena porción de humildad por parte de la persona que toma la decisión para estar realmente abierto y escuchar e incluso buscar opiniones adversas a la propia y no solo buscar la afirmación en los demás.
    De nuevo, en una cultura de falta de transparencia y honestidad en las empresas a veces los demás dicen lo que el líder quiere escuchar, no lo que es lo adecuado.
  • Delegar. Delegar la decisión en otra persona es otra opción. Al final esta persona tendrá que recorrer de nuevo a una de las seis modalidades aquí explicadas.
  • Echar la moneda. Y por último, puedes echar la moneda o aplicar cualquier otro método basado en la suerte como echar el dado etc. Seguramente una manera que no quieres aplicar a menudo en la empresa. Al margen de dejar las decisiones a la suerte además se transmite a las otras personas no tener una opinión clara, a menudo visto como no tener ni idea a dónde va la empresa y que es bueno para ella.
echar la moneda

Cuando entres la próxima vez en una discusión sobre un tema anuncia antes de la discusión cual va a ser el método de decisión. “En este punto vamos a hacer lo siguiente: quiero que la decisión sea unánime.” O bien, “…vamos a escuchar a todo el mundo pero después la decisión la tomaré yo para ser eficientes.” etc.

De esta forma podrás evitar frustraciones en las personas que participan en la discusión y evitar comentarios y pensamientos del tipo “para que tenemos esta discusión y explicamos nuestro punto de vista si después Pablo* toma la decisión que a él le parezca bien…”. Los miembros del grupo ajustan su participación, en cantidad y calidad, según piensan podrán influenciar la decisión final.

* poner aquí el nombre de la persona con poder de toma de decisiones.

En la parte 2 del artículo cómo tomar decisiones en las empresas encontrarás:

  • Los efectos de cada método
  • check
    Una alternativa al sí / no en las discusiones
  • check
    Un proceso claro para la toma de una decisión

Próximos pasos...

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