Descripciones de Puestos – por qué no usarlas

Descripciones de Puestos – por qué no usarlas

Hace pocos días hablé con una amiga mío que tiene una empresa en Barcelona y me comenta:

"Luego tengo una de estas conversaciones “difíciles” con una empleada. El tema es que no estoy nada contenta con su rendimiento y aportaciones. Lo peor es que sospecho que se sorprenderá. Mi plan es hablar con ella sobre valores: su capacidad y voluntad de asumir compromisos. Reconozco que últimamente he asumido parte de sus responsabilidades en vez de reclamar que lo haga ella misma… Tengo la impresión que al final no saldrá adelante y tendré que tomar la decisión de despedirla. No es la primera vez y ¡ojalá pasara menos….!”


Roles Funcionales mejor que Descripciones de Puesto

En la empresa hemos de saber expresar muy claro las expectativas que tenemos hacia cada persona. Como analogía quiero usar la piscina: hemos de definir claramente cuál es el "carril" para él que estamos buscando una persona. No queremos que nade en toda la piscina, ni en todos los carriles. Cada persona, cada empleado es responsable de nadar lo más rápido posible en su carril, pero como Equipo Directivo, primero ¡debemos crear estos carriles!

En una empresa que usa EOS estos carriles están definidos como la Funcion. El Organigrama de Responsabilidades recoge de forma gráfica todas las funciones de la empresa, cada una con las cinco responsabilidades que le corresponden.

Tomemos como ejemplo la Funcion Departamento Ventas. Muchas empresas no tienen nada escrito, y las que sí lo tienen en la mayoría de los casos usan una descripción de puesto. Esa descripción se crea a menudo a partir de una lista de deseos de habilidades, no de los atributos funcionales básicos que impactan directamente en el funcionamiento de la empresa. Dicho de forma simple y clara, la mayoría de las descripciones de puestos detallan atributos genéricos de un candidato ideal, pero rara vez especifican las responsabilidades que conducen al crecimiento organizacional.

Ejemplo de temas comunes en una Descripción de Puesto:

  • Atender cuentas existentes y pedidos nuevos
  • Establecer un nexo entre el cliente y la empresa
  • Ajustar el contenido de presentaciones
  • Estudio de clientes existentes / potenciales

Por el otro lado ejemplo de Funciones y Responsabilidades:

  • Captación de nuevos clientes según objetivos
  • Consolidación de cartera de clientes
  • Presentación de la empresa en su ámbito de actuación
  • Consistencia en el proceso de ventas

La segunda lista también puede parecer general, pero hay una diferencia muy importante respecto a la primera: son responsabilidades que después se puede y debe enlazar con objetivos medibles. Mientras la primera lista son solo tareas que pueden cambiar. 

Medir el éxito en cada función

Para ilustrar la diferencia cogemos el primer ejemplo. Si me responsabilidad es “Atender cuentas existentes / pedidos nuevos” puedo estar argumentando que estoy todo el día en el teléfono haciéndolo – aunque no consiga resultados. Con otras palabras podría argumentar que estoy haciendo mi trabajo– y encima el Jefe no está satisfecho...

En cambio con “captación de nuevos clientes según objetivos” la persona tendrá un numero para conseguir. Le preparamos a la persona su carril de natación, y después le dejamos nadar para conseguirlo.

¿Y tú empresa – cómo está organizada?

Para empezar, en la próxima reunión del Equipo Directivo escoger una de las funciones clave (e.g. ventas, operaciones o finanzas) y definir cuáles son los 5 roles y responsabilidades más importantes para esa función. Después de este simple pero eficaz ejercicio ya podrás evaluar si tienes la persona adecuada en ese asiento en particular o no: sólo si entiende 100% los 5 roles y lo que conllevan; los quiere hacer suyos; y es capaz de cumplir con cada uno.

Próximos pasos...

Rate this post

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: