Cuanto más crece la empresa, más relevante se vuelve la comunicación interna. Lo que en una empresa con cinco personas se puede comunicar sobre un café rápido y a través de canales extraoficiales, ya no sirve cuando una empresa tiene cincuenta empleados. A estas alturas, como muy tarde, la dirección de la empresa tiene que abordar activamente la cuestión de la comunicación. Los canales informales, aleatorios e irregulares conducen frecuentemente a lagunas de conocimiento que se suelen llenar con rumores. Y esto no le conviene a la empresa en absoluto.
Al principio, la comunicación planificada puede parecer algo rígida y poco espontánea. Pero para una empresa que quiere crecer no hay forma de evitarla. Y normalmente no es el "qué" sino el "cómo" lo que determina la cultura corporativa.
Una herramienta indispensable para la comunicación es el All-Hands Meeting, que en español también se denomina con el término inglés. Otros nombres que he escuchado son "Reunión de Transparencia" o "Townhall Meeting".
¿Por qué es una buena idea una reunión de este tipo? ¿Cómo y con qué frecuencia debe celebrarse? ¿Y quién participa? En este artículo, me gustaría responder a todas estas preguntas para ayudarte a mejorar la comunicación interna de tu empresa.
¿Qué es exactamente el All-Hands Meeting?
Como su nombre indica, es una reunión en la que participan "todas las manos". Es decir, todos los empleados de la empresa. ¿Todos? Sí, ¡todos! Más adelante hablaré de ello.
El objetivo es que todos los empleados estén en el mismo nivel de conocimiento y que todos tengan la misma oportunidad de plantear dudas, propuestas u objeciones.
¿Por qué es útil una reunión de este tipo?
Son muchas las buenas razones para celebrar un All-Hands Meeting. He aquí cuatro argumentos que me parecen importantes:
- Mejor comunicación: Los All-Hands Meeting permiten transmitir la información de forma directa y transparente. La información se comunica a todos los departamentos a la vez y es compartida de forma directa desde arriba.
- Aumento del espíritu de equipo y de la motivación: Estas reuniones crean una sensación de comunidad más allá de los departamentos. Son un momento para celebrar los éxitos, lo que produce un sentimiento de unión.
- Claridad en la orientación estratégica: Los All-Hands Meeting brindan la oportunidad de comunicar y revisar los objetivos y estrategias de la empresa. Garantizan que todos los empleados comprendan la dirección que sigue la empresa y cómo su trabajo contribuye a ello.
- Mejores decisiones: El conocimiento y la información ayudan a tomar mejores decisiones. Los empleados bien informados reman en la dirección correcta, contribuyendo a que el barco avance mejor y más rápido.
A menudo me encuentro con que las empresas quieren mejorar su comunicación con un newsletter interno. Sin embargo, tras un éxito inicial, éste se percibe incluso como algo molesto, ya que supone "otro email más que leer".
En términos sencillos, el libro Los 7 Niveles de Comunicación de M.J. Maher distingue dos tipos diferentes de información: informativa e influyente. Los emails pertenecen al primer grupo, los All-Hands Meeting al segundo. Cuando se trata de orientación estratégica, espíritu de equipo y motivación, la intención de la empresa es influir en sus empleados. Y para eso, una reunión de este tipo es la mejor manera.
¿Qué contenido debe tener el All-Hands Meeting?
Lo que puede o debe comunicarse en el All-Hands Meeting depende de cada empresa. En la mayoría de los casos, la cultura de la empresa dicta lo que se dice y lo que no, y suele determinar también si los empleados participan proactivamente con preguntas o no. La reunión orienta la cultura empresarial en la dirección deseada.
Simplificando, propongo los tres apartados siguientes para la Reunión de Transparencia:
A. Lo que nos ocupa actualmente
Un objetivo de la reunión es poner a todos los empleados al día sobre lo que ocupa actualmente a la empresa. Algunos ejemplos: Nuevas contrataciones, reorganizaciones, el estado de proyectos importantes como un nuevo CRM, ferias importantes que se van a celebrar, el impacto de la IA en la empresa, fiestas de aniversario y mucho más.
B. Hacia dónde se dirige el viaje
Es importante informar a todos los empleados periódicamente adónde les lleva el viaje con la empresa. Metafóricamente hablando, tus empleados están sentados en un autobus, pero nadie les dice cuál es su destino. Aun así, la dirección espera que todos estén entusiasmados con el viaje. Enséñales el itinerario a tus empleados. En EOS (Sistema Operativo Empresarial) recomendamos compartir el contenido del VTO (Vision-Traction-Organizer) en este punto de cada reunión. Incluye los ocho puntos siguientes:
1. Valores fundamentales.
Los valores fundamentales definen la cultura de la empresa, determinan qué tipo de personas somos y qué ética de trabajo tenemos.
2. Enfoque central.
Compuesto por el "Por qué existe la empresa" y el "Qué hace nuestra empresa", establece el enfoque, limita y excluye. Se puede decir que define el terreno de juego, como en el fútbol.
3. Meta a largo plazo.
¿Dónde quieres que esté la empresa dentro de 5 a 30 años?
4. Estrategia de marketing.
¿Cómo es nuestro cliente ideal y cuáles son nuestras USP (unique selling point) adaptadas a este cliente?
5. Imagen de 3 años.
¿Cómo será nuestra empresa dentro de tres años? Facturación, beneficios y de 5 a 15 puntos que describan cómo debería ser la empresa dentro de tres años.
6. Plan de 1 año.
¿Cuál es el plan para este año? Facturación, beneficios y de tres a siete objetivos SMART. Además, hay que comentar de forma honesta el estatus de los objetivos, indicando si vamos por buen camino (¡sí, podemos conseguirlo!) o más bien mal (no va como debería).
7. Rocas.
El término Rocas procede de una analogía de Stephen Covey; se refiere a objetivos trimestrales. En este momento, también comunicamos el objetivo de facturación y beneficios, esta vez para el trimestre, así como las tres a siete metas más importantes de la empresa para los próximos 90 días.
8. Issues.
Y también se comunican las cosas que sabemos que debemos o queremos cambiar, pero que actualmente están en lista de espera. De este modo, todos los empleados saben que los problemas no se barren debajo de la alfombra, simplemente que otras cosas tienen más prioridad en este momento.
C. Unas palabras sobre el pasado
El pasado se refiere a los objetivos trimestrales (las Rocas de arriba) que se comunicaron hace 90 días. Al final del trimestre, el equipo directivo rinde cuentas sobre cómo han ido los tres a siete objetivos más importantes de la empresa durante esos 90 días. Qué se ha conseguido, qué no y qué hemos aprendido de ello. ¡En este punto no valen excusas!
Hasta aquí el contenido.
En la práctica, recomiendo abordar los puntos en el siguiente orden:
- Pasado (C)
- Presente (A: lo que nos ocupa actualmente)
- Futuro (B: hacia dónde se dirige el viaje)
- Q&A
Al final debería programarse un tiempo para preguntas y comentarios.
¿Con qué frecuencia se celebra la reunión?
"Hay que escuchar las cosas siete veces antes de oírlas por primera vez". ¿Cuántas veces les decimos a nuestros hijos que se laven las manos antes de comer? ¿Una? ¿Diez? ¿Cien…? Y seguimos repitiéndolo una y otra vez: "Lávate las manos, por favor".
Sé que los empleados no son niños y que no debemos tratarlos como tales. Sin embargo, son humanos y cada día se les bombardea con innumerables informaciones. La mayor parte de ella es clasificada como irrelevante por el cerebro. Esto también se aplica a la visión de la empresa si sólo se comunica una vez. Así que piensa en ello como si fuera una campaña de publicidad interna. Hay estudios científicos sobre cuántas veces tenemos que ver un anuncio para que se nos pegue. Son bastantes veces, no digo más.
Un comentario sobre el tema de la participación proactiva de los trabajadores:
Si tu cultura empresarial ha tendido a ser menos transparente hasta ahora, no esperes que tus empleados enciendan el interruptor en sus cabezas de un día para otro y pongan todas sus preguntas o incluso dudas sobre la mesa. En la primera reunión de ese tipo, habrá una sensación de asombro del tipo "¿qué ha sido eso...?". La segunda vez, la gente dirá "mira eso, no parece haber sido efímero". Y la experiencia demuestra que alrededor de la tercera vez, los empleados empiezan a soltarse y a tener la confianza necesaria para hacer las primeras preguntas.
Preguntas y respuestas sobre el All-Hands Meeting
Seguro que aún no se han disipado todas tus dudas, ¡pero espero que estés lo suficientemente motivado para afrontarlo! No obstante, aquí tienes algunas respuestas rápidas a preguntas frecuentes:
- ¿Cuánto tiempo dura la reunión?
Normalmente entre 60 y 90 minutos. - ¿Y si la información no está corroborada al 100%?
¿Cuándo es 100% exacta la información en nuestro mundo VUCA? El problema es que, si no comunicas nada, las lagunas suelen llenarse de rumores: los peores escenarios posibles. Así que todo será mejor que no comunicar nada. Pero puedes indicar que la información aun hay que interpretarla con cautela y que puede cambiar en los próximos días/semanas.
Typischerweise zwischen 60 und 90 Minuten. - ¿Qué hago si el escenario perfecto no es posible?
No digas que no a la reunión si no se consigue el escenario perfecto para ella. No te preguntes qué no funcionará, sino qué sí lo hará. Puede que no todos estén en la misma sala y que algunos estén conectados virtualmente. Puede que tengas que celebrar la reunión dos veces para incluir a todos. O que, en casos excepcionales, sólo haya un vídeo disponible para algunas personas, etc. Intenta que la reunión se acerque lo más posible a las condiciones ideales. - ¿Quién presenta y quién participa?
Suele presentarla el CEO o el jefe operativo de la organización. Algunas empresas implican a todo el equipo directivo para lograr un mayor impacto. Los participantes son toda la plantilla de la empresa. - ¿En qué estilo se celebrará la reunión (dónde y cómo)?
No hay ninguna norma al respecto. Suele tener lugar en las instalaciones de la empresa. El cómo lo determinan la cultura empresarial y tu carácter: ¡no finjas! La autenticidad es imprescindible en un All-Hands Meeting. Si eres del tipo seco, sé seco. Si eres una persona graciosa, no pasa nada por poner un poco de humor. - ¿Alguna pregunta más?
Ponte en contacto conmigo. Estaré encantado de ayudarte.
No aspires a la perfección. La perfección es el enemigo del progreso. Lo más importante no es que la primera reunión sea perfecta, sino seguir repitiéndola. Seguro que la segunda vez saldrá mejor que la primera 😉
¡Adelante!
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