Del 1 al 10 ¿cómo puntúas tus reuniones…?

En muchas ocasiones pregunto a empresarios y directivos cómo evalúan reuniones internas de la empresa y la respuesta mayoritariamente está entre “uff…” y “podría ser mejor”. Rara vez he escuchado alguien diciéndome que las reuniones internas de la empresa son productivas y efectivas.

Del 1 al 10… como puntúas tus reuniones

Uff… reuniones

Es una lástima, o mejor dicho, un malgasto enorme, porque pasamos mucho tiempo en reuniones. Cuanto más senior, más reuniones. A veces es la locura de las reuniones. Según la Harvard Business Review los ejecutivos de una empresa pasan en la media alrededor de 23 horas semanales en reuniones. Otras estadísticas confirman que para mandos intermedios es un 35% de su tiempo y para directivos de alta dirección un 50%. Es obvio la necesidad que reuniones sean efectivas y en vez del “uff…” reciban un “bien”.

Las empresas a las que ayudo en la gestión de la empresa tienen entre 10 y 250 empleados y una de las primeras cosas que hago es enseñarles la reunión semanal de EOS que llamamos Nivel 10, corto N10. Al final del N10 cada persona evalúa la reunión, del 1 al 10, en voz alta.

Evaluar una reunión parece un concepto muy simple, tan simple que es fácil sobrepasar la relevancia. Si trabajas ya con EOS y no evaluas las reuniones, sigue leyendo, y si el concepto es nuevo para ti espero poder convencerte de la utilidad. Conseguirás una mejora de las reuniones, pero también del equipo entero y de su espíritu.

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Como evaluar tus reuniones

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    Justo antes de terminar la reunión pides a todas las personas que evalúen la reunión, del 1 al 10, siendo 10 lo mejor. Empiezas con el primer voluntario y de allí en orden del reloj cada uno dispara su número.
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    Cada uno aplica su criterio interno, su instinto si quieres, para evaluar la calidad de la reunión. Esto puede ser muy diferente según la persona.
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    ¿Qué evaluar? No se evalúa al moderador de la reunión, ni los resultados de la empresa en general, sino como las personas presentes han gestionado el tiempo junto. Las palabras exactas que uso al final de la reunión son: “Del 1 al 10, ¿cómo hemos hecho hoy?”
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    Ser honesto. Si la reunión ha sido fantástica, ponle un 10. No tengas miedo al 10, no tiene nada malo. Si ha sido una reunión “uff…” evalúala con un 6, un 4 o un 1.
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    La meta es conseguir un 10, siendo satisfactorio si es mejor que un 8.
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    En caso que una persona lo evalúa peor que un 8 debería cumplimentarlo brevemente con la causa. No es para discutirlo, sino simplemente para escuchar y aprender. Por el otro lado a veces, incluso cuando es un 8 o un 9 pregunto qué es lo que deberíamos haber hecho diferente para obtener un 10 como nota. De esta forma puedes entender y corregir pequeñas cosas para seguir mejorando.

Porque es importante evaluar reuniones

Como dicho al inicio, muchas empresas evalúan sus reuniones con un “uff…”. Pero palabras pueden confundir y dejan mucho margen para la interpretación, por lo que implementamos la evaluación por números. ¿¡A que en los juegos olímpicos evalúan los patinadores sobre hielo con un número y no con un “bastante bien”!? Así se puede comparar y tener una opinión clara. Números no mienten y forman parte del Componente de los Datos en el Modelo EOS. La evaluación media en las empresas antes de que tenga la reunión 90 Minutos con ellos es un 4,5. Lejos de lo deseable…

A pesar de la realidad deprimente que un directivo pasa entre 700 y 1.000 horas al año en reuniones tipo “uff…”, pocos directivos o empresarios invierten tiempo en discutir la causa o para cambiar su metodología. ¡Mucho dinero tirado por la ventana! Lo que es más probable después de una mala reunión es que dos líderes frustrados hagan contacto visual, pongan los ojos en blanco y luego salgan para quejarse por el pasillo – sin cambiar nada.

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Por el otro lado, evaluar reuniones no cambia la necesidad de decir las cosas en el momento. Equipos Directivos con buen espíritu no esperan hasta la evaluación para recordar a sus compañeros de posibles infracciones de una buena reunión (sin teléfono, una única conversación, ser puntual, todo el mundo participa, no se retiene informaciones etc.). Hay que actuar en el momento. 

Excusas habituales para no hacerlo

¿Por qué no empezar con ello hoy mismo…? La lista de excusas es larga y aquí algunos argumentos:

  • Será raro: hacer algo diferente a veces es raro y requiere valentía. Pero hay una frase que quizás te anime: “Si haces las cosas como siempre, tendrás los resultados de siempre.” ¡Es hora de cambiar! Para que no sea un atraco a las personas, introdúcelo primero en un tipo de reunión y les avisas y explicas antes el concepto. ¿O por qué no mandarles este artículo antes…?
  • Enfrentarse a la realidad: los resultados ya los tienes, independiente de que se diga en voz alta y se ponga una nota o no. A veces, de nuevo, requiere valentía enfrentarse a la realidad. Solo puedes cambiar lo que sabes y reconoces.
  • Sentirse evaluado: No se evalúa a una persona, la que organiza la reunión o al moderador, sino a todas las personas y la reunión completa. Así que no te lo tomes personal.
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    Requiere tiempo: Sí, requiere tiempo evaluar la reunión. Si se hace bien unos 2 minutos. Hacerlo bien significa no entrar en discusión sobre las críticas o rebatirlas. Todos los comentarios deben ser críticas constructivas, esto es cómo o qué hemos hecho y no del tipo tú eres... Y las otras personas no tienen nada más que escuchar activamente para poder mejorar la próxima vez. El ROI (Return On Investment) es enorme: 2 minutos para mejorar cientos, sino miles de horas de reunión.

Más ayuda para mejorar las reuniones

Harás dos cosas: ayudarás a las personas a darse cuenta de lo que están haciendo para impactar negativamente reuniones y por el otro lado las invitas a informarte a ti cuando no hayas estado en tu mejor momento.

Para más ayuda puedes acceder aquí para bajarte la agenda (inglés) de la reunión semanal N10 y ver aquí un video (inglés) para ponerla en práctica. 

Próximos pasos...

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