En muchas ocasiones pregunto a empresarios y directivos cómo evalúan reuniones internas de la empresa y la respuesta mayoritariamente está entre “uff…” y “podría ser mejor”. Rara vez he escuchado alguien diciéndome que las reuniones internas de la empresa son productivas y efectivas.
Uff… reuniones
Es una lástima, o mejor dicho, un malgasto enorme, porque pasamos mucho tiempo en reuniones. Cuanto más senior, más reuniones. A veces es la locura de las reuniones. Según la Harvard Business Review los ejecutivos de una empresa pasan en la media alrededor de 23 horas semanales en reuniones. Otras estadísticas confirman que para mandos intermedios es un 35% de su tiempo y para directivos de alta dirección un 50%. Es obvio la necesidad que reuniones sean efectivas y en vez del “uff…” reciban un “bien”.
Las empresas a las que ayudo en la gestión de la empresa tienen entre 10 y 250 empleados y una de las primeras cosas que hago es enseñarles la reunión semanal de EOS que llamamos Nivel 10, corto N10. Al final del N10 cada persona evalúa la reunión, del 1 al 10, en voz alta.
Evaluar una reunión parece un concepto muy simple, tan simple que es fácil sobrepasar la relevancia. Si trabajas ya con EOS y no evaluas las reuniones, sigue leyendo, y si el concepto es nuevo para ti espero poder convencerte de la utilidad. Conseguirás una mejora de las reuniones, pero también del equipo entero y de su espíritu.
Como evaluar tus reuniones
Porque es importante evaluar reuniones
Como dicho al inicio, muchas empresas evalúan sus reuniones con un “uff…”. Pero palabras pueden confundir y dejan mucho margen para la interpretación, por lo que implementamos la evaluación por números. ¿¡A que en los juegos olímpicos evalúan los patinadores sobre hielo con un número y no con un “bastante bien”!? Así se puede comparar y tener una opinión clara. Números no mienten y forman parte del Componente de los Datos en el Modelo EOS. La evaluación media en las empresas antes de que tenga la reunión 90 Minutos con ellos es un 4,5. Lejos de lo deseable…
A pesar de la realidad deprimente que un directivo pasa entre 700 y 1.000 horas al año en reuniones tipo “uff…”, pocos directivos o empresarios invierten tiempo en discutir la causa o para cambiar su metodología. ¡Mucho dinero tirado por la ventana! Lo que es más probable después de una mala reunión es que dos líderes frustrados hagan contacto visual, pongan los ojos en blanco y luego salgan para quejarse por el pasillo – sin cambiar nada.
Por el otro lado, evaluar reuniones no cambia la necesidad de decir las cosas en el momento. Equipos Directivos con buen espíritu no esperan hasta la evaluación para recordar a sus compañeros de posibles infracciones de una buena reunión (sin teléfono, una única conversación, ser puntual, todo el mundo participa, no se retiene informaciones etc.). Hay que actuar en el momento.
Excusas habituales para no hacerlo
¿Por qué no empezar con ello hoy mismo…? La lista de excusas es larga y aquí algunos argumentos:
Más ayuda para mejorar las reuniones
Harás dos cosas: ayudarás a las personas a darse cuenta de lo que están haciendo para impactar negativamente reuniones y por el otro lado las invitas a informarte a ti cuando no hayas estado en tu mejor momento.
Para más ayuda puedes acceder aquí para bajarte la agenda (inglés) de la reunión semanal N10 y ver aquí un video (inglés) para ponerla en práctica.
Próximos pasos...
- De 0 a 100… ¿Cuantos puntos tiene tu empresa? Mide la solidez de tu empresa: EOS Organizational Checkup
- Descargarte libros de forma gratuita o ver unos videos sobre EOS
- Solicita una reunión gratuita de 90 minutos con un Implementador de EOS para obtener una imagen clara de cómo es gestionar tu empresa con EOS.