Die Rolle des Managers bei der Leitung von Teams

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass Unternehmen ohne guten Manager (den ich auch Integrator nenne) äußerst geringe Chancen auf Wachstum und Rentabilität haben. Aber was sind nun die Verantwortlichkeiten eines Managers?

Wenn ich sie in einem Satz zusammenfassen müsste, würde ich sagen, dass seine Rolle darin besteht, die Belegschaft richtig zu lenken, um die Unternehmensvision umzusetzen, gesteckte Ziele zu erreichen und wo nötig Lösungen zu finden.

Bei der Leitung eines Teams muss man beides sein: Manager und Leader.

Manager ist nicht gleich Leader, doch es handelt sich um zwei eng verknüpfte Konzepte, die beide für die Leitung eines Teams unverzichtbar sind.

Werfen wir einen Blick darauf, was die Wikipedia dazu sagt: Sie definiert einen Leader oder Anführer als „eine Person, der eine Gruppe folgt“. Ein Manager dagegen ist die Person, „die die Arbeit der anderen anleitet, damit effizient gearbeitet wird.“

Wie Sie sehen, ergänzen sich die beiden Rollen perfekt und beide sind wichtig und nötig.

In diesem Artikel werde ich mich hauptsächlich auf die Figur des Managers konzentrieren, ohne diese Dualität aus den Augen zu verlieren.

Bevor ich genauer darauf eingehe, was ein Manager tut oder tun sollte, möchte ich Sie dazu einladen, sich als Manager selbst zu bewerten – und wenn Sie selbst keiner sind, benoten Sie Ihren Manager auf einer Skala von 1 bis 10 – 10 wäre die Höchstpunktzahl. Was glauben Sie, wie Sie bei den Mitgliedern Ihres Teams abschneiden würden?

Lohnt es sich, Zeit in die Managertätigkeit zu investieren?

Warum sollten Sie denn überhaupt ein besserer Manager werden wollen? Weshalb lohnt es sich, Zeit zu investieren, um auch gut darin zu sein? Das folgende Beispiel wirft Licht auf diese Fragen.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein fünfköpfiges Team. Es würde wohl niemand in Frage stellen, dass je nach Manager die Leistung jedes Einzelnen um 20 % zunehmen oder auch einbrechen kann. Multipliziert man nun diese 20 % (Leistungssteigerung) mal 5 (die Personen im Team), dann ergibt das 100 %. Dank eines guten Managers kann die Leistung des Teams also so sehr ansteigen, als ob es ein zusätzliches Mitglied hätte. Angesichts dessen drängt sich die Frage auf: Wie viel investierte Zeit ist noch rentabel?

Vereinfacht gesagt lautet die Antwort: Zeit, die Sie in Ihr Team investieren, ist immer rentabel. 

Handeln wie ein guter Manager

Google liefert 38.000.000 Treffer für den Suchbegriff „ein guter Manager SEIN“, und bei Amazon finden sich dazu zahlreiche Titel. Doch es gibt nur sehr wenige, die auch erklären, was man als guter Manager TUN sollte. Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen da zu mehr Klarheit verhilft.

Zunächst einmal muss ein guter Manager zwei Grundvoraussetzungen erfüllen:

1. Erstens müssen ihm die Menschen in seinem Team am Herzen liegen. Aufrichtig. Erst kürzlich unterhielt ich mich mit einem Unternehmer, der sagte, dass es ihm einzig und allein um den Profit ginge; die Mitarbeitenden in seinem Unternehmen seien für ihn lediglich „ein Haufen Probleme“. Eine solche Person wird wohl niemals ein guter Manager sein.
2. Die zweite Voraussetzung ist schlicht und ergreifend, es auch sein zu wollen. Um ein guter Manager zu sein, muss man sich bemühen und Zeit investieren, es kommt (fast) nie von allein; deswegen muss man es wollen.

Sehen wir uns nun die fünf Schlüsselaspekte an, die einen guten Manager ausmachen.

1. Klare Erwartungen

Wenn ich bei der Arbeit mit Managern und Führungskräften das Thema Erwartungen zur Sprache bringe, ist ihre Antwort fast immer eindeutig: Natürlich kennen die Mitglieder des Teams meine Erwartungen. Das macht Sinn, denn Erwartungen, die man nicht kennt, kann man nicht erfüllen. Allerdings gibt es sie auf beiden Seiten, und als guter Manager müssen Sie auch wissen, welche Erwartungen Ihre Mitarbeitenden an Sie haben. Viele glauben nur, das zu tun.

Wie das gelingt:

• Hören Sie den Personen in Ihrem Team aktiv zu.
• Seien Sie sich dessen bewusst, was Sie von anderen erwarten und vermitteln Sie das klar und gegebenenfalls auch schriftlich: die Hauptverantwortlichkeiten, die Verhaltensnormen im Einklang mit den Unternehmenswerten, die vierteljährlichen Prioritäten und die Schlüsselaktivitäten gemäß den KPIs.

Wissen alle Mitarbeitenden, welche Erwartungen Sie an sie haben? Und umgekehrt?

2. Gute Kommunikation

Kommunikation ist die Grundlage jedweder menschlicher Interaktion. Verbal, nonverbal, schriftlich und über weitere Kanäle, auf die sich die kommunizierenden Parteien einigen. Es muss für alle Beteiligten funktionieren, denn wenn Kommunikationswege von oben auferlegt werden („ab heute nutzen wir alle nur noch Slack“), führt das meist zu Widerstand.

Wie bei den Erwartungen muss auch die Kommunikation mit dem Manager oder Vorgesetzten in beide Richtungen fließen. Ein Manager hat dafür zu sorgen, dass die Mitglieder seines Teams ihre Arbeit gut machen. Das gelingt nur, wenn er viel fragt und wenig spricht. Als Manager sollten Sie nie mehr als 50 % des Gesprächsanteils für sich einnehmen. Wenn Sie mehr reden, übernehmen Sie womöglich einen Teil der Arbeit und haben vielleicht nicht die richtige Person an der richtigen Stelle.

Manchmal macht wohl jeder den Fehler, dass er meint zu wissen, was ein anderer denkt, und das führt zu Spannungen und Missverständnissen. Wenn ein Kollege beispielsweise ein seltsames Gesicht macht, wird das leicht als Kritik oder Ablehnung interpretiert, aber vielleicht möchte er einfach etwas hinzufügen oder hat eine Frage. Es gibt nur eine Möglichkeit, um herauszufinden, was ein anderer denkt: nachfragen.

3. Meetings im richtigen Rhythmus

Eine wichtige Zutat für den Erfolg, die jedoch für viele ein Fremdwort zu sein scheint, ist Systematisierung. Das bedeutet: Wissen was man tut, wann man es tut und und wie oft, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die erfolgreichsten Menschen und Unternehmen der Welt sind es deshalb, weil sie die Gründe für ihren Erfolg entschlüsseln konnten und diese anschließend systematisiert haben.

Für Meetings gilt dasselbe. Um ein Team richtig zu managen, muss man wissen, welche Meetings wann und mit welcher Tagesordnung stattfinden müssen. Wenn Sie Ihre Leute ab und an sehen, dann wieder nicht, manchmal öfter und manchmal seltener oder wenn Sie keinen Wert aus Ihren Meetings schöpfen, dann haben Sie das richtige Rezept noch nicht gefunden. In diesem Fall kann ich Ihnen nur wärmstens ans Herz legen, etwas Zeit zu investieren, um den für Sie richtigen Rhythmus zu erarbeiten.

Hier finden Sie einen Leitfaden für Meetings. Das darin beschriebene Konzept wurde in mehr als 10.000 Unternehmen umgesetzt und für gut befunden.

4. Sorgen Sie gut für Ihre Leute

Die Mitarbeitenden müssen spüren, dass sie wichtig sind und mehr als nur eine Statistik für die Organisation. Eine der Aufgaben des Managers besteht darin, jedem Teammitglied das Gefühl zu geben, dass er oder sie eine wichtige Rolle im Unternehmensgetriebe spielt, darin unverzichtbar ist und dass alle Gefühle und Meinungen einen Platz haben.

Ich empfehle Ihnen, sich alle drei Monate mit allen Teammitgliedern unter vier Augen fern vom Leistungskontext außerhalb des Büros zu treffen, um herauszufinden, wie zufrieden sie im Unternehmen sind, ob sie ihre Stelle und ihre Verantwortlichkeiten nach wie vor mögen, wie sie mit den anderen zurecht kommen, welche Sorgen und Zukunftspläne sie haben...

Diese Treffen sollten Sie auf keinen Fall absagen oder verschieben, denn dann können Sie den gegenteiligen Effekt haben und den Eindruck vermitteln: „Sie sind für mich keine Priorität“.

5. Gutes und Schlechtes

Ein Team zu managen bedeutet, jeder Person das zu sagen, was sie zu hören verdient. Das Gute und das Schlechte. Wie bereits angesprochen muss das immer respektvoll geschehen, denn die Menschen liegen Ihnen am Herzen.

Damit das auch funktioniert, muss eine gewisse Distanz gewahrt werden, zumindest gilt das für die meisten Führungskräfte. Häufig werde ich gefragt: In welchem Maße muss ich Chef sein und bis zu welchem Punkt darf ich Freund sein? Und wie so oft lautet die Antwort: Es kommt darauf an. Nämlich darauf, ob eine Freundschaft Sie davon abhält, unangenehme Dinge zur Sprache zu bringen, die gesagt werden müssen. Wenn das der Fall ist, sind Sie zu sehr Freund und müssen mehr Chef sein.

Anerkennung kann Berge versetzen und ist dabei viel effektiver als Geld. Als Manager sollten Sie daher proaktiv mit diesem Instrument arbeiten, also:

1. Schnell. Wenn mehr als 24 Stunden vergangen sind, lässt die Wirkung schlagartig nach.
2. Persönlich. Wenn Anerkennung sich an eine Gruppe richtet oder per E-Mail ausgesprochen wird, ist sie weniger effektiv, denn dann erreicht die Botschaft beim Empfänger nicht das limbische System, von dem die Emotionen gesteuert werden.
3. Spezifisch. Es ist wirksamer, kleine, aber dafür konkrete Dinge anzuerkennen als große und vage.

Wenn Sie beispielsweise nach vier Tagen eine Gruppenmail an mehrere Personen schicken, in der steht: „Sie haben letzte Woche beim Projekt xyz gute Arbeit geleistet“, dann hat das keinen besonders großen Effekt.

Viel besser wäre ein zeitnahes persönliches Gespräch: „Stefan, ich fand es wirklich eindrucksvoll, wie Sie mit dem Zulieferer verhandelt haben, sodass die Teile doch noch rechtzeitig eingetroffen sind. Und Eva, vielen Dank, dass Sie am Mittwoch bis 20 Uhr im Büro waren.“

Handeln Sie wie ein guter Manager?

Ein Manager kann – und sollte – nahbar sein, freundlich und respektvoll, muss aber gleichzeitig klar und fordernd kommunizieren, was er von den einzelnen Teammitgliedern erwartet und bereit sein, zu helfen, wo es nötig ist.

Nachdem Sie nun wissen wie ein gute Manager vorgehen sollte, lade ich Sie noch einmal ein, sich selbst auf einer Skala von 1 bis 10 als Manager oder gegebenenfalls Ihren Manager zu bewerten.

Selbstreflexion ist immer eine gute Idee, noch besser aber fragen Sie die Personen in Ihrem Team, wie diese Sie in den fünf Aspekten auf einer Skala von 1 bis 10 einschätzen. Wenn Sie Ihre Schwächen und Ansatzpunkte für Verbesserungen herausgearbeitet haben, können Sie einen Aktionsplan erstellen, um ein besserer Manager zu werden und beruflich weiter zu wachsen.

Halten wir uns die zwei Grundvoraussetzungen noch einmal vor Augen:

1. Die Menschen in Ihrem Team müssen Ihnen am Herzen liegen
2. Sie müssen ein guter Manager sein wollen

Im Gegenzug erhalten Sie den Dank der Personen in Ihrem Team, und die Ergebnisse des Unternehmens oder Ihrer Abteilung werden Ihnen Recht geben.

Der Weg dahin, ein guter Manager zu sein, ist eine endlose Reise der stetigen Besserung. Doch durch tägliche kleine Veränderungen kann man Großes erreichen.