Von 1 bis 10: Wie bewerten Sie Ihre Meetings?

Ich frage Unternehmer und Führungskräfte oft, wie sie die internen Meetings in ihrem Unternehmen bewerten würden, und die Antwort liegt meist irgendwo zwischen „Uff...“ und „Könnte besser sein“. Nur sehr selten habe ich bisher zu hören bekommen, dass die internen Meetings in der Organisation produktiv und effektiv sind.

Del 1 al 10… como puntúas tus reuniones

Uff… Meetings

Das ist sehr schade, und was noch viel schlimmer ist, eine unglaubliche Geldverschwendung, denn wir verbringen viel Zeit in Meetings. Je höher die Führungsebene, desto mehr Meetings. Häufig sind Meetings der ganz normale Wahnsinn. Laut der Harvard Business Review verbringen die Führungskräfte eines Unternehmens durchschnittlich etwa 23 Stunden pro Woche in Meetings. Andere Statistiken bestätigen, dass diese bei mittleren Führungskräften 35 % der Zeit in Anspruch nehmen, in den obersten Führungsetagen sind es stolze 50 %. Da liegt es auf der Hand, wie wichtig es ist, dass die Meetings effektiv sind und statt mit „Uff...“ als „Gut“ bewertet werden.

Die Firmen, die ich bei der Unternehmensführung unterstütze, haben zwischen 10 und 250 Mitarbeiter. Zu den ersten Dingen, die ich ihnen zeige, gehört das wöchentliche EOS-Meeting, das wir Level-10-Meeting oder kurz N10 nennen. Am Ende des N10 geben alle Teilnehmer dem Meeting laut und deutlich eine Note von 1 bis 10.

Ein Meeting zu bewerten mag wie ein sehr einfaches Konzept erscheinen, so einfach, dass man seine Tragweite leicht übersehen kann. Wenn Sie bereits mit EOS arbeiten, aber Meetings nicht bewerten, dann lesen Sie weiter; und wenn es für Sie ein neues Konzept ist, dann hoffe ich, Sie von seinem Nutzen überzeugen zu können. Dadurch werden sich Ihre Meetings verbessern, aber auch das gesamte Team und der Teamgeist profitieren.

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So bewerten Sie Ihre Meetings

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    Bitten Sie kurz vor Ende des Meetings alle Anwesenden, ihm eine Note von 1 bis 10 zu geben, wobei 10 die Bestnote ist. Beginnen Sie beim ersten Freiwilligen, anschließend sagen alle im Uhrzeigersinn ihre Zahl.
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    Dabei wendet jeder seine internen Kriterien an, seinen Instinkt wenn Sie so wollen, um die Qualität des Meetings zu beurteilen. Das kann je nach Person sehr unterschiedlich ausfallen.
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    Was wird bewertet? Weder der Moderator des Meetings noch die Unternehmensergebnisse im Allgemeinen, sondern wie die Anwesenden die gemeinsame Zeit gemanagt haben. Meine genauen Worte am Ende eines Meetings lauten: „Von 1 bis 10, wie haben wir es heute gemacht?“
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    Seien Sie ehrlich. Wenn das Meeting fantastisch gelaufen ist, geben Sie ihm eine 10. Haben Sie keine Angst vor der 10, es ist nichts schlimmes dabei. Und wenn das Meeting eher „uff...“ war, dann bewerten Sie es mit einer 6, einer 4 oder einer 1.
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    Ziel ist eine 10, ab 8 ist das Ergebnis zufriedenstellend.
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    Wenn ein Teilnehmer schlechter als 8 bewertet, sollte er kurz die Gründe dafür erläutern. Nicht weil seine Meinung in Frage gestellt werden soll, sondern einfach um zuzuhören und zu lernen. Andererseits frage ich auch manchmal bei einer 8 oder 9 nach, was wir hätten anders machen müssen, um eine glatte 10 zu bekommen. So können Sie kleine Details erkennen und korrigieren, um sich stetig zu verbessern.

Warum die Bewertung von Meetings wichtig ist

Wie eingangs gesagt, bewerten viele Unternehmen ihre Meetings mit einem „Uff...“. Doch Worte können verwirrend sein und lassen viel Interpretationsspielraum. Deshalb arbeiten wir mit einem numerischen Bewertungssystem. Bei den Olympischen Spielen werden die Eiskunstläufer schließlich auch mit einer Zahl und nicht mit einem „Ziemlich gut“ bewertet, oder etwa nicht? So kann man vergleichen und erhält eine klare Meinung. Zahlen lügen nicht und sind Teil der Datenkomponente des EOS-Modells. Die durchschnittliche Bewertung in Unternehmen, mit denen ich das 90-minütige Meeting noch nicht abgehalten habe, beträgt 4,5. Alles andere als erstrebenswert...

Doch trotz der deprimierenden Realität, dass eine Führungskraft zwischen 700 und 1.000 Stunden im Jahr in Meetings des Typs „Uff...“ verbringt, investieren nur wenige Manager oder Unternehmer Zeit darin, die Gründe zu erörtern oder ihre Methodik zu ändern. So viel aus dem Fenster geworfenes Geld! Und nach einem miesen Meeting ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Blicke zweier frustrierter Manager kreuzen, sie die Augen verdrehen und sich beim Hinausgehen auf dem Gang beschweren – ohne dass sich etwas ändert.

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Die Bewertung von Meetings ändert andersherum aber nichts daran, dass man die Dinge sofort äußern muss. Management-Teams mit ausgeprägtem Teamgeist warten nicht bis zur Bewertung, um ihre Kollegen auf mögliche Verstöße gegen die Regeln eines gelungenen Meetings hinzuweisen (kein Handy, immer nur eine Unterhaltung, Pünktlichkeit, alle bringen sich ein, keine Informationen zurückhalten etc.). Da muss man sofort handeln.

Häufige Ausreden, es nicht zu tun

Warum fangen Sie nicht gleich heute damit an? Die Liste der Ausreden ist lang und umfasst unter anderem folgende Argumente:

  • Es ist seltsam: Wenn man etwas anders macht, ist das bisweilen seltsam und erfordert Mut. Aber es gibt einen Spruch, der Sie vielleicht ermuntern kann: „Wenn man alles so wie immer macht, erzielt man dieselben Ergebnisse wie immer.“ Es ist Zeit für Veränderungen! Damit sich die Beteiligten nicht übergangen fühlen, präsentieren Sie die Idee zunächst in einer Art von Meeting und erklären Sie im Voraus das Konzept. Oder verschicken Sie einfach diesen Artikel zur Einstimmung...?
  • Der Wahrheit ins Auge blicken: Die Ergebnisse sind ohnehin schon da, egal ob man sie laut ausspricht und ihnen eine Note verpasst oder nicht. Auch hier erfordert es manchmal Mut, der Wahrheit ins Auge zu blicken. Sie können nur ändern, was Sie wissen und was Sie sich eingestehen.
  • Man fühlt sich beurteilt: Hier wird keine Einzelperson bewertet, beispielsweise der Organisator oder Moderator des Meetings, sondern alle Personen und das gesamte Meeting. Nehmen Sie es also nicht persönlich.
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    Es braucht Zeit: Ja, es braucht Zeit, das Meeting zu bewerten. Wenn man es gut macht, etwa zwei Minuten. Es gut machen bedeutet, nicht über die Kritik ins Diskutieren zu geraten oder diese zu widerlegen. Alle Kommentare müssen konstruktive Kritik enthalten, also im Sinne von wie oder was haben wir gemacht und nicht im Stil Sie sind.... Die anderen brauchen einfach nur aufmerksam zuzuhören, damit es beim nächsten Mal besser läuft. Der ROI (Return On Investment) ist riesig: Zwei Minuten können hunderte, wenn nicht tausende Stunden von Meetings besser machen.

Weitere Hilfsmittel zur Verbesserung von Meetings

So erreichen Sie zwei Dinge: Sie helfen den Personen dabei, sich darüber klar zu werden, inwiefern sich ihr Verhalten negativ auf Meetings auswirkt, und andererseits laden Sie sie auch dazu ein, Ihnen einen Spiegel vorzuhalten, wenn Sie nicht in Bestform waren.

Für noch mehr Unterstützung können Sie hier die Tagesordnung für das wöchentliche N10-Meeting (auf Englisch) herunterladen, und hier sehen Sie ein Video (auf Englisch), das Ihnen bei der Umsetzung helfen wird.

Nächste Schritte...

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