Vor einigen Tagen unterhielt ich mich mit einer Freundin, die ein Unternehmen in Barcelona hat, und sie sagte zu mir:
„Nachher habe ich noch eines dieser ‚schwierigen‘ Gespräche mit einer Angestellten vor mir. Ich bin nämlich überhaupt nicht zufrieden mit ihrer Leistung und ihrem Einsatz. Das schlimmste dabei ist, dass sie wahrscheinlich überrascht sein wird. Ich möchte mit ihr über Werte sprechen: ihre Fähigkeit und Bereitschaft, sich zu engagieren. Ich muss gestehen, dass ich in letzter Zeit einen Teil ihrer Verantwortlichkeiten übernommen habe, anstatt darauf zu bestehen, dass sie es selbst tut... Und ich befürchte, dass das Ganze nicht klappen wird und ich sie letztendlich entlassen muss. Das ist leider nicht das erste Mal, wenn das nur seltener nötig wäre!“
Funktionale Rollen sind besser als Stellenbeschreibungen
Im Unternehmen muss man sehr deutlich ausdrücken können, welche Erwartungen man in jede einzelne Person setzt. Als Vergleich soll mir hier ein Schwimmbecken dienen: Wir müssen klar definieren, für welche „Bahn“ wir eine Person suchen. Sie soll nicht quer durch das ganze Becken schwimmen und auch nicht auf allen Bahnen. Jede Person, jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, so schnell wie möglich in seiner Bahn zu schwimmen, und dazu muss das Management-Team diese Bahnen erst einmal einrichten!
In einem Unternehmen, das EOS einsetzt, entsprechen die Bahnen der Funktion. Das Organigramm der Verantwortlichkeiten zeigt auf anschauliche Weise alle Funktionen im Unternehmen und die fünf Verantwortlichkeiten, die mit jeder einhergehen.
Nehmen wir als Beispiel einmal die Funktion Vertriebsabteilung. In den meisten Unternehmen ist nichts schriftlich festgehalten, und wenn doch, dann handelt es sich in den meisten Fällen um Stellenbeschreibungen. Diese Beschreibungen erstellt man zumeist basierend auf einer Wunschliste von Fähigkeiten und sie enthalten nicht die grundlegenden funktionalen Eigenschaften, die sich direkt auf den Betrieb des Unternehmens auswirken. Klar und einfach ausgedrückt: Die meisten Stellenbeschreibungen sind eine Auflistung generischer Eigenschaften des perfekten Kandidaten, sie erläutern jedoch nur selten die Rollen und Verantwortlichkeiten, die das Unternehmenswachstum voranbringen.
Beispiele für Allgemeinplätze in einer Stellenbeschreibung:
- Bearbeitung bestehender Konten und neuer Aufträge
- Herstellung einer Verbindung zwischen Kunden und Unternehmen
- Anpassung des Inhalts von Präsentationen
- Verwaltung bestehender / potentieller Kunden
Zum Vergleich Beispiele für Funktionen und Verantwortlichkeiten:
- Gewinnung von Neukunden gemäß Zielvorgaben
- Konsolidierung des Kundenstamms
- Präsentation des Unternehmens im Tätigkeitsbereich
- Konsistenz im Verkaufsprozess
Die zweite Liste mag zwar auch allgemein erscheinen, doch es besteht ein entscheidender Unterschied zur ersten: Es handelt sich um messbare „Endergebnisse“, in der ersten Liste sind es dagegen nur Aktionen mit dem Gedanken, Endergebnisse zu erzielen.
Den Erfolg in jeder Funktion messen
Zur Veranschaulichung des Unterschieds nehmen wir den ersten Punkt als Beispiel: Wenn die „Verwaltung bestehender Konten und neuer Aufträge“ meiner Verantwortung unterliegt, dann kann ich argumentieren, dass ich den ganzen Tag am Telefon hänge und eben das tue – auch dann, wenn ich keine Ergebnisse liefere. Anders gesagt könnte ich anführen, dass ich meine Arbeit mache, und der Chef obendrein nicht mit mir zufrieden ist...
Bei „Gewinnung von Neukunden gemäß Zielvorgaben“ muss die Person dagegen eine konkrete Zahl erreichen. Man bereitet die Schwimmbahn für die Person vor und lässt sie dann losschwimmen, um ihr Ziel zu erreichen.
Und wie steht es in Ihrem Unternehmen mit der Organisation?
Wählen Sie beim nächsten Meeting des Management-Teams für den Anfang zunächst eine der Schlüsselfunktionen (z.B. Vertrieb, Finanzen oder Betrieb) und definieren Sie die fünf wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten für diese Funktion. Nach dieser einfachen aber wirksamen Übung können Sie beurteilen, ob Sie für diese konkrete Position die richtige Person haben: Nur wenn sie die fünf Rollen und das, was mit ihnen einhergeht, zu 100% versteht, sie sich zu eigen machen möchte und alle erfüllen kann, ist das der Fall.
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