S.M.A.R.T. – Ziele und Prioritäten richtig definieren

Haben Sie schon einmal einem Meeting beigewohnt, bei dem gefragt wurde, ob eine Aufgabe erledigt worden ist und einer der Anwesenden dies bejahte und ein anderer es kategorisch verneinte? Oder haben Sie jemandem aus Ihrem Team eine Aufgabe aufgetragen und waren von dem Ergebnis überrascht, weil es nicht das war, was Sie erwartet hatten oder weil es schlichtweg mit falscher Deadline bearbeitet wurde?  Eine der häufigsten Ursachen ist, dass die Aufgabe nicht nach dem S.M.A.R.T.-Prinzip definiert wurde.

S.M.A.R.T. prioridades

Der Ausdruck ist ein Akronym aus dem Englischen, das aber auch sehr gut im Deutschen funktioniert: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, rechtzeitig: S.M.A.R.T.

Nehmen wir also jeden Buchstaben genau unter die Lupe, um zu sehen, was er bedeutet und wie er uns dabei helfen kann, besser zu arbeiten und bessere Ergebnisse im Unternehmen zu erzielen.

S – spezifisch

Es ist wünschenswert, dass jede Arbeit, die an eine andere Person übergeben wird, nach dem S.M.A.R.T-Prinzip funktioniert. Dies können die vierteljährlichen Rocks, oder auch andere Aufgaben sein. Zuerst einmal müssen sie spezifisch sein, das heißt, es muss klar und unmissverständlich zu erkennen sein, woran gearbeitet wird, zum Beispiel: Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

M – messbar 

Wenn man zum Beispiel die Rocks am Ende der 90 Tage überprüft, um zu analysieren, ob sie beendet werden konnten und ob es Fortschritte gegeben hat, findet man sich hin und wieder in der Situation wieder, in der ein für die Rocks Verantwortlicher „ja" sagt und eine andere Person sofort „wie bitte? Stimmt doch gar nicht!" antwortet. Der Ursprung dieser Diskussion liegt darin, dass es kein messbarer Rock war. Im obigen Beispiel, in dem es um die „Verbesserung der Kundenzufriedenheit" geht, ist er nicht messbar und daher unmöglich zu sagen, ob es nun gemacht wurde oder nicht.  Ideal ist es, das Endresultat zu definieren, oder was üblicher und einfacher ist, konkret zu sagen, was umgesetzt oder getan wird. Jede Person muss genau verstehen, wenn es darum geht, was genau die Arbeit beinhaltet und was nicht, um somit Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Ist es dennoch kompliziert umzusetzen, können diese 2 Worte helfen, „definiert" in Kombination mit „ausführen". Bezieht man sich auf das obige Beispiel, dann wird der Rocks zu „Maßnahmen zu definieren und auszuführen, um die Kundenzufriedenheit von 7,5 auf 8,6 Punkte zu steigern."

A – erreichbar

Folgt man dem Beispiel der Rocks, so werden sie entschieden und definiert, damit sie erreicht werden. Das heißt, man sollte nichts definieren, was vor Beginn schon als nicht realisierbar galt. Andererseits ist es auch wünschenswert, sich zu fordern, das heißt, es darf nicht zu einfach zu erreichen sein, mit einer gewissen Portion Ehrgeiz. Die Frage ist: „Wieviel Ehrgeiz und Realismus ist eigentlich gut?"

Wenn ich mit Unternehmen arbeite, frage ich, bevor ich Prioritäten, Aufgaben oder Rocks definiere, nach ihrer Art: Zielen sie auf den Mond, um auch auf dem Mond zu landen, oder zielen sie auf den Mars, um auf den Mond zu gelangen? Häufig findet man verschiedene Standpunkte in ein und demselben Team. Es ist jedoch besser, dass alle auf einer Wellenlänge liegen, oder sich wenigstens der Differenzen bewusst sind.

Das Erreichen von 80% oder mehr ist ein guter Indikator, wenn es um Rocks geht. Wenn jemand immer alle Rocks erreicht sollte er wahrscheinlich etwas ehrgeiziger sein.

R- relevant

Prioritäten, Rocks und Aufgaben, die man festlegt, müssen für das Unternehmen relevant sein, mit den längerfristigen Zielen im Einklang sein, das ist die Vision, die 10-Jahres-Zielsetzung und die des laufenden Jahres. Ohne die Ziele zu kennen, kann es langfristig schwierig werden, sich für Prioritäten und Aufgaben, die am relevantesten sind, zu entscheiden.

T – rechtzeitig

Bei dem Beispiel der Rocks, arbeitet man immer mit einer Zeitspanne von 90 Tagen. Es ist wichtig, dass das vierteljährliche Meeting genau an dem Tag stattfindet an dem die Rocks abzuschließen sind. Da es aber nicht immer möglich ist, Meetings in genau 90 Tagen abzuhalten, sind die Rocks am Tag des Meetings fällig. Erledigt bedeutet 100%, 95% bedeutet nicht fertig.

Für andere Aufgaben trifft genau dasselbe zu, 95% zählt nicht als fertig. Akzeptiert man 95%, schafft man eine Kultur, in der die Verpflichtung und Verantwortung fehlt, das englische Wort fasst es wunderbar zusammen: „accountability".

Los geht's...

Es lohnt sich, mehr Zeit zu investieren, in dem Moment wenn man Aufgaben und Rocks definiert, um sie zu S.M.A.R.T. machen. Man vermeidet unproduktive und frustrierende Diskussionen.

Sie werden sehen, dass es das erste Mal vielleicht etwas schwer fällt, aber mit jedem Mal geht es leichter und letztendlich wird jeder vorbereitet sein um S.M.A.R.T. zu arbeiten.

Definiton von S.M.A.R.T.: eine erfinderische Intelligenz zu haben oder zu zeigen.

cohete

Nächste Schritte...

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