Rocks: Prioritäten setzen im Unternehmen

Die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tun: Das Festlegen von Prioritäten für Projekte und Aufgaben gehört zu den großen Herausforderungen in jedem Unternehmen. In meinem eigenen Unternehmen gab es darüber Diskussionen, und auch in den Firmen von Freunden und anderen Geschäftsleuten konnte ich dasselbe Phänomen beobachten: Es ging nicht nur darum, wie die Prioritäten lauten sollten, sondern auch um ihre Deadlines, ob mehr oder weniger getan werden sollte... Und manchmal wurden zwar Prioritäten definiert, aber wenige Wochen später schon wieder durch andere ersetzt, die sich neu herauskristallisiert hatten.

EOS - Rocas

Eine der größten Schlachten der Unternehmen besteht darin, die richtigen Prioritäten richtig festzulegen, um voranzukommen und Traction zu gewinnen.

Prioritäten? Welche Prioritäten?

Laut The Harris Poll wissen 30% der Mitarbeiter nicht, welche Prioritäten ihr Unternehmen hat. Und was noch schlimmer ist: 50% der Mitarbeiter ist das egal… Die negativen Auswirkungen für Firmen sind gewaltig, denn daraus resultiert ein Mangel an Motivation, Orientierung und gemeinsamer Ausrichtung der Personen, aus denen das Unternehmen besteht.

Prioritäten richtig festlegen und sie auch umsetzen gehört zu den Grundpfeilern der Unternehmensführung. Hier wird entschieden, in was die Firma Zeit – sprich Geld – investiert, und deshalb müssen die Prioritäten so zutreffend wie nur möglich gewählt sein.

Wenn aber andererseits nicht am Beschlossenen festgehalten und es nach kurzer Zeit wieder geändert wird, dann sendet das Management-Team damit eine Botschaft an die gesamte Belegschaft: Es herrscht keine Klarheit darüber, was wichtig ist, das Unternehmen weiß nicht, wohin die Reise gehen soll.

Prognosen, Prioritäten und Rocks

Prognosefähigkeit gehört zu den 5 Führungsqualitäten, die erforderlich sind, um Fortschritte zu machen und Herausforderungen, Probleme und Stagnation zu meistern, wenn man an seine Grenzen stößt. Es ist unerlässlich, die Anforderungen des Unternehmens vorwegnehmen zu können: Wo soll es mit dem Unternehmen hingehen, auf welche möglichen Probleme könnte es stoßen, und Prioritäten müssen richtig gesetzt werden.

Dies vorausgeschickt muss man erst einmal wissen, wohin die Reise des Unternehmens gehen soll, um die Prioritäten richtig definieren zu können. Denn wie kann man den nächsten Schritt planen, wenn wann nicht weiß, wohin der Weg des Unternehmens führt, was das große Ziel ist, wie die zu verwirklichende Vision aussieht...? Um das herauszufinden empfehle ich, 8 Fragen zu beantworten.

Im EOS nennt man Prioritäten Rocks. Die Bezeichnung Rocks stammt aus einer Analogie von Stephen Covey, dem Autor des Buches 7 habits of highly effective people: Wenn man eine große Vase zunächst mit Wasser, dann Sand, dann mit kleinen und zuletzt großen Steinen (Rocks) füllen möchte, werden letztere niemals hineinpassen. Kehrt man die Reihenfolge jedoch um, passt alles hinein. In der Analogie stehen die Rocks für das, was dem Unternehmen wirklich hilft, Fortschritte zu machen (auch wenn es häufig nicht dringend ist), die Steine repräsentieren Meetings und andere Aufgaben. Der Sand sind Anrufe und Unterbrechungen, und das Wasser steht für all die übrigen Dinge, die im Alltagsgeschäft des Unternehmens ablaufen.

jarrón con rocas

Die natürliche Tendenz des Menschen zur Prokrastination (Wikipedia: auch extremes Aufschieben, ist eine Arbeitsstörung, die durch ein nicht nötiges Vertagen des Arbeitsbeginns oder auch durch sehr häufiges Unterbrechen des Arbeitens gekennzeichnet ist, sodass ein Fertigstellen der Aufgaben gar nicht oder nur unter enormem Druck zustande kommt) resultiert oft darin, dass die wirklich wichtigen Dinge aufgeschoben werden, was wiederum zur Folge hat, dass das Unternehmen stagniert oder langsamer und weniger effektiv vorankommt, als eigentlich möglich wäre.

Prioritäten setzen

Wenn beschlossen wird, was getan werden soll, also die Rocks, dann muss für diese zugleich auch immer eine Deadline festgelegt werden. Damit Routine und Methodik einkehren können, empfiehlt es sich, immer mit dem gleichen Zeitfenster zu arbeiten und die Prioritäten daran anzupassen. Setzt man dagegen Prioritäten mit unterschiedlichen Stichtagen, entsteht ein unkontrollierbares Chaos. Rocks werden für 90 Tage definiert.

Ziel ist es, dass am Ende alle Personen in der Firma ihre Rocks haben, allerdings muss die Umsetzung beim Management-Team beginnen. Erst wenn sie dort zur Gewohnheit geworden und gut im Griff sind, sollten die restlichen Personen im Unternehmen mit einbezogen werden.

Die Rocks bestimmt jedes Mitglied des Management-Teams für sich selbst, es ist also nicht der Chef, der sie vorgibt oder auferlegt. Diskussionen über die richtigen Rocks sind positiv zu sehen, doch jede Person muss ihre eigenen Verantwortlichkeiten bestimmen und übernehmen. Nur so werden im Unternehmen Zuständigkeiten und Verbindlichkeiten geschaffen.

Sich auf alles konzentrieren heißt sich auf nichts konzentrieren. Deshalb werden 3 bis maximal 7 Rocks festgelegt. Für das Management-Team gibt es zwei Arten von Rocks

  • 3 bis 7 Rocks für das Unternehmen: Die Dinge, die die größten Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Für jeden muss es einen Verantwortlichen geben, es muss also klar sein, wer organisiert, plant, vorantreibt, kontrolliert und motiviert, wo immer dies nötig ist, um den Rock abzuschließen. Das soll aber nicht heißen, dass diese Person alles macht.

  • 3 bis 7 individuelle Rocks für jede Führungskraft für die kommenden 90 Tage.

Für alle übrigen Personen im Unternehmen empfiehlt es sich, nur 1 bis 3 Rocks zu definieren.

S.M.A.R.T.

Zudem ist wichtig, dass die Rocks auch S.M.A.R.T. sind. Der Begriff stammt aus dem Englischen und steht für folgende Abkürzungen: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert. Wenn Sie mehr über die Umsetzung und Bedeutung dieses Konzepts wissen möchten, dann erfahren Sie alle Einzelheiten im Artikel S.M.A.R.T. – die Kunst, Ziele und Prioritäten richtig zu setzen.

S.M.A.R.T. prioridades

Follow-up der Prioritäten

Oben habe ich vom Aufschieben als natürliche Tendenz gesprochen, Aufgaben auf den nächsten Tag zu verschieben – wir alle tun es mehr oder weniger stark ausgeprägt. Deshalb sind die Rocks in der Mehrzahl aller Fälle zum Scheitern verurteilt, wenn sie erst nach 90 Tagen überprüft werden. Man muss öfter nach ihnen sehen, um die Spannung rund um die Rocks aufrecht zu erhalten.

Bei EOS tun wir das wöchentlich im Rahmen eines Meetings des Management-Teams, das bei uns Level-10-Meeting heißt. Jede Woche um dieselbe Zeit steht (unter anderem) eine Fortschrittsüberprüfung der Rocks auf dem Programm. In nur 5 Minuten wird kontrolliert, ob die Prognose für den Abschluss der Rocks on-track oder off-track ist, wir prüfen also Rock für Rock, ob die geplante Deadline noch gilt.

Starten Sie noch heute...

Um mehr Traction für das Unternehmen zu generieren und mehr und bessere Ergebnisse zu erzielen, müssen regelmäßig alle 90 Tage nach den S.M.A.R.T.-Kriterien Rocks festgelegt und dann wöchentlich überprüft werden. Die nächsten Schritte zur Umsetzung beginnen mit einem Meeting des Management-Teams mit folgendem Ziel:

cohete
  • Bestimmen der 3-7 wichtigsten Rocks für das Unternehmen
  • Bestimmen von 3-7 Rocks für jedes Mitglied des Management-Teams.
  • Den Rocks jede Woche einmal auf den Puls fühlen.

Nächste Schritte...

Rate this post

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: