Personen effizient führen und managen

• Auf der anderen Seite stehen die Personen, die dem Mikromanagement abschwören, aber oft nicht wissen, was sie stattdessen tun sollen. Sie wollen ihrem Team vertrauen, ihm Raum geben, um sich zu entfalten; meist handelt es sich um Optimisten und gute Menschen. Statt übertriebener Kontrolle gibt es positive Energie und gute Stimmung, doch es fehlt an klaren Handlungsvorgaben, die sich in Produktivität niederschlagen.

Da stellt sich die Frage: Was und vor allem wie kann man es besser machen?

Der Management-Guru Peter Drucker sagte „Was man messen kann, kann man lenken“ (what gets measured, gets managed). Und es stimmt, allein das Messen einer Aktivität hat bereits seine Auswirkungen. Das möchte ich mit einem Beispiel verdeutlichen.

Aktivität messen

Mein 17-jähriger Sohn erzählte mir vor ein paar Tagen, dass er mehr Zeichnen üben müsste, um an der Designhochschule aufgenommen zu werden, die er ausgewählt hat. Doch Tag für Tag ließ er sich ablenken, und so verging die Zeit, ohne dass er übte. Ich machte ihm den Vorschlag, ein Blatt Papier gut sichtbar in seinem Zimmer aufzuhängen und jeden Morgen nach dem Frühstück mit einem grünen Häkchen oder einem roten X zu vermerken, ob er am Vortag gezeichnet hatte, mehr sagte ich nicht dazu. Gesagt, getan, er hängte also ein Blatt auf und jeden Morgen beim Frühstück fragte ich ihn, ob er am Tag zuvor geübt hatte und erinnerte ihn, das X oder den Haken zu machen. Anfangs waren nur rote Kreuze zu sehen, und als er das sah, wurde er langsam unruhig und mit der Zeit erschienen immer mehr grüne Haken. Mein zusätzlicher Beitrag war, ihn immer mal wieder zu fragen, ob ich etwas dafür tun könnte, dass es mehr Häkchen würden. Mit der Zeit wurde das ganze Blatt grün.

Was man misst, kann man lenken.

Wie Sie am Beispiel sehen, habe ich ihn keinesfalls gezwungen, mehr zu zeichnen und habe ihn auch nicht mit Zwängen oder Vorwürfen bedrängt. Ich habe ihn coachend begleitet, damit:

• Ihm die Menge der Arbeit bewusst wurde, die für das Erreichen seines Ziels notwendig war
• er das Blatt jeden Morgen ausfüllte

Das ist der erste Teil, die wiederkehrende Arbeit. Später komme ich noch einmal darauf zurück. Im nächsten Abschnitt sehen wir, wie es mit Projekten aussieht.

Der Arbeitstag als Glas

Um zu verdeutlichen, was ich meine, möchte ich die Analogie des renommierten Autors Steven Covey hinzuziehen: Wenn Sie ein Glas mit Wasser, Sand, Steinen und Felsbrocken füllen (in dieser Reihenfolge), passt nicht alles hinein. Wenn man dagegen in umgekehrter Reihenfolge beginnt, zuerst die Felsbrocken, dann die Steine, dann der Sand und zuletzt das Wasser, hat alles Platz. In der Analogie stehen die Felsbrocken für Themen mit hoher Priorität, durch die das Unternehmen oder die Abteilung vorankommen, die jedoch oft nicht dringend sind. Die Steine sind andere Projekte, der Sand steht für die Aufgaben im Arbeitsalltag.

Blicken wir nun auf die Felsbrocken (die wichtigen Projekte, die bei EOS Rocks genannt werden) und den Sand (die alltäglichen, wiederkehrenden Aufgaben). Nachfolgend sind zwei unterschiedlicher Posten beschrieben und Sie können entscheiden, welches Beispiel eher Ihrem Fall oder den Personen in Ihrem Team entspricht.

Damit das Unternehmen oder die Abteilung gut laufen, müssen beide Aspekte funktionieren, die Rocks und der Sand.

Den Sand messen – wiederkehrende Aufgaben

Wie erwähnt entspricht der Sand den alltäglichen, repetitiven Aufgaben einer Arbeitswoche. Zur Veranschaulichung ein paar Beispiele von typischen Posten in vielen Unternehmen:

• Buchhaltung
  • Buchführung aktualisieren
  • Bezahlte und erhaltene Rechnungen
  • Cashflow überwachen
  • Etc.
• Marketing
  • Posts in den Social Media
  • Kostenkontrolle für SEM
  • Blogposts
  • Etc.
• Vertrieb
  • Potientielle Kunden anrufen
  • Bestandskunden anrufen
  • Verschickte Angebote
  • Etc.
• Operationen
  • Dienstleistung ABC erbringen
  • Produkt ABC entwickeln
  • Qualitätskontrolle ABC
  • Etc.

Die Arbeit einer Person zu messen heißt nicht, dass man ihr nicht vertraut, ganz im Gegenteil. Messen und Wissen sind die Vorläufer von Vertrauen. Gute Stimmung und Beten sind es nicht.

Nun ist es so, dass niemand gern gemessen wird. Doch wie sehr das gefällt oder missfällt, hängt stärker von den Konsequenzen der Messungen ab als vom Messen selbst. Deshalb muss geklärt sein:

• Was gemessen wird und die darauf gerichteten Erwartungen müssen gemeinsam mit der Person besprochen werden, die die Tätigkeit ausübt. Es bringt nichts, als Chef Daten vorzuschreiben.
• Wenn die Daten und die Tätigkeit die Erwartungen nicht erfüllen, darf das kein Grund für Rüffel oder Anschuldigungen sein. Die richtige Konsequenz: Nachfragen, was das Unternehmen besser oder anders machen kann, um der Person zu helfen, damit die Tätigkeit wie erwartet ausfällt. Sprich: Führen durch Unterstützung.

Hier geht es darum, für jede Position die zentralen wiederkehrenden Aufgaben zu identifizieren, die das erwünschte Ergebnis sicherstellen. Für manche Positionen werden sich zwei oder drei Schlüsselindikatoren (KPIs) herauskristallisieren, für andere nur einer oder vielleicht gar keiner (bei Stellen, die ausschließlich mit Projektarbeit zu tun haben).