Meetings moderieren: Zwei Hüte, ein Ziel – so geht’s richtig

Keine Schule, Uni oder MBA bereitet uns auf diese Rolle vor. Und doch: je größer dein Team, umso mehr Meetings wirst du leiten müssen und umso wichtiger wird deine Fähigkeit, diese auch effektiv zu gestalten.

Zwei Hüte

Wenn du als Moderator ein Meeting leitest, hast du zwei Hüte gleichzeitig auf:

Nun, da du dir der Ambiguität der Rolle bewusst bist, sehen wir uns 7 Punkte an, wie du ein (noch) besserer Moderator wirst:

1. Fokus definieren 

Selbst wenn ein Meeting nur 15 Minuten dauert, braucht es immer eine klare Ansage, warum man zusammengekommen ist. Überlasse es nicht dem Zufall, sondern sage am Anfang unmissverständlich, mit welchem Ziel bzw. Zielen du am Ende aus dem Meeting gehen möchtest. Du wirst sehen, manchmal ist es gar nicht so einfach, selbst diese Klarheit zu haben. Aber wenn du sie nicht hast (und auch vermittelst), läuft jeder Teilnehmer in eine andere Richtung.

Kommuniziere zum Start:

• Warum sind wir hier?
  Das Ziel des Meetings. Als Beispiel: In meinen Quartalsmeetings mit Leadership Teams verfolge ich drei Ziele: 1. Einigkeit in der Vision 2. Einen klaren Plan für das Quartal aufstellen 3. Die entscheidenden Issues lösen.
• Was soll am Ende erreicht sein?
• Was ist das gewünschte Ergebnis? Zum Beispiel: ein Gantt-Chart, Klarheit über Verantwortlichkeiten, nächste Schritte für die kommenden zwei Wochen etc.

Dieser präzise Rahmen steigert die Chancen, dass du erreichst was du möchtest: „Wenn wir wissen wo wir hinwollen, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, auch dort zu landen“.

2. Beteiligung aktiv steuern

Wenn ich die typischen Rollen in einem Meeting aufzähle, bin ich mir sicher, dass du Namen aus deinem Team hinter jede einzelne setzen kannst: Der Monologist, der Beobachter, der Flüsterer, der Sarkast, der Komiker…

Für ein produktives Meeting ist es essenziell, eingefahrene Rollenmuster zu durchbrechen; das ist deine Rolle als Moderator. Dazu gehört:

• Introvertierte aktiv einbeziehen. Sprich eher stille Personen oder jene, die noch nichts gesagt haben, direkt an: Was denkst du darüber? Falls dir ihre Meinung nicht wichtig erscheint, stellt sich die Frage, warum die Person überhaupt eingeladen wurde.
• Schwieriger ist oft, dominante Redner auszubremsen. Dazu zwei Techniken, die du nutzen kannst:
  

1. Nachdem die Person fertig ist, hilft oft ein ein „Lass uns doch auch andere Meinungen hören“.
2. In hartnäckigen Fällen kannst du eine klare Regel aufstellen: Jeder kommt erst ein zweites Mal zu Wort, wenn alle dran waren. Falls nötig, nach dem Meeting im Einzelgespräch Feedback geben.

• Stelle die Frage, ob alle Perspektiven sichtbar gemacht wurden.

Deine Aufgabe besteht darin, einen ausgewogenen, konstruktiven Austausch zu erreichen.   

3. Dynamik steuern: Das richtige Tempo finden 

Meetings sind dynamisch – mal muss es langsam, mal kann es schnell ablaufen. Die Aufgabe des Moderators ist es, den richtigen Takt vorzugeben. Wenn wir einem Meeting seinen natürlichen Lauf lassen, dauert es meist deutlich länger als notwendig.

Zwei Tipps, um das richtige Tempo zu finden:

• In 5% der Fälle braucht es mehr Zeit und das Tempo muss reduziert werden. Das gilt vor allem für kritische Themen, wie zum Beispiel den Standort des Büros oder strategische Entscheidungen, die vom Team getragen werden müssen. In diesen Fragen brauchen wir das Commitment aller Beteiligten. Achtung: Das Ziel lautet nicht Konsens, sondern Commitment. Das heißt konkret, dass beispielsweise fünf Personen schwerlich alle die gleiche Meinung haben werden. Daher muss das Prinzip gelten: „disagree and commit“.
  
  Als Moderator liegt es bei dir, das Tempo zu reduzieren, sicherzustellen, dass alle sich verstanden und wirklich angehört fühlen, und auf Commitment hinzuarbeiten. Dabei kann diese „Einigungsskala“ helfen.

Kurzum, das richtige Tempo macht Meetings effizient. Meist kann man mehr pushen, manchmal gilt es, auf die Bremse zu treten, um anschließend – mit Commitment – wieder Gas geben zu können.

4. Konflikte managen 

Meinungsverschiedenheiten sind nicht das Problem in Meetings – entscheidend ist, wie damit umgegangen wird. Wenn niemals oder zu selten Differenzen auftreten, ist das kein gutes Zeichen!

• Gibt es keine oder zu wenige Konflikte im Team, ist das meist ein Symptom von fehlendem Vertrauen, kritische Punkte anzusprechen. Allzuoft wird vom Moderator  Schweigen als Zustimmung gewertet. Dabei wäre es zur Symptombekämpfung entscheidend, andere Standpunkte aus den Anwesenden „herauszukitzeln“.
  
  Um das Problem an der Wurzel zu packen, bedarf es mehr: Das Vertrauen im Team muss gestärkt werden.
  
  
• Das richtige Maß an Konflikten zu finden und diese erfolgreich zu managen ist ein Thema für sich. Hier findest du einen ausführlichen Artikel zum Thema Konfliktmanagement.

Das passende Gleichgewicht bei Konflikten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.

5. Den roten Faden nicht verlieren

• Kommt jemand vom Thema ab, bring das Team so schnell wie möglich zur eigentlichen Diskussion zurück: „Ich glaube, wir schweifen gerade ab…“
• Setze das neu angesprochene Thema auf die Issue Liste, sodass alle bereit sind „loszulassen“ und sich wieder auf die ursprüngliche Frage zu konzentrieren.

Halte das Meeting auf Kurs – alle werden am Ende zufriedener sein und die Effizienz des Unternehmens steigt dadurch.

6. Entscheidungen herbeiführen: Kein Meeting ohne Ergebnisse 

Ein Meeting ohne konkrete Resultate ist meist verschwendete Zeit. Am Anfang (siehe Punkt 2) sollte klar feststehen, was das Ziel des Meetings ist. Typischerweise gibt es vier Optionen:

1. Informationen weitergeben oder erhalten
2. Austausch oder Brainstorming, um andere Sichtweisen kennenzulernen
3. Entscheiden
4. Teambuilding

Ist das Ziel einer der ersten drei Punkte, sollte am Ende ein Ergebnis vorliegen:

Am besten funktioniert das, wenn im Unternehmen die richtige Meeting-Struktur vorhanden ist, um die Abarbeitung der Arbeitsaufträge prüfen zu können.

7. Visuelle & verbale Hilfsmittel nutzen: Gedanken sichtbar machen 

Wer kennt das nicht: bei Debatten dreht man sich im Kreis und die Lösungsvorschläge wiederholen sich; es findet Lobbyarbeit für die eigene Meinung statt. Zwei Tipps, um dem vorzubeugen:

Das sorgt für Übersicht und Klarheit. Meiner Erfahrung nach kommen selten mehr als fünf oder sechs Vorschläge auf das Board. Stehen alle Optionen fest, liegt es beim Verantwortlichen, eine Entscheidung zu treffen.

Ein guter Moderator macht den Unterschied 

Meetings sind keine Zeitfresser – wenn sie gut geführt werden. Ein starker Facilitator bringt Struktur, fördert produktive Diskussionen und sorgt für konkrete Ergebnisse. Nur zeigt uns meist niemand, was dafür notwendig ist.  

Wenn du die Prinzipien in diesem Artikel beherrschst, verspreche ich dir, dass deine Meetings sich von einer Pflichtveranstaltung zu einem echten Erfolgserlebnis wandeln werden.

Viel Erfolg bei deinem nächsten Meeting!