Meetings: der ganz normale Wahnsinn

Meetings dienen dazu, die Kreativität und Produktivität von Unternehmen zu steigern. Doch leider haben sie oft genau die gegensätzliche Wirkung, weil es zu viele gibt, sie schlecht organisiert oder nicht gut vorbereitet sind, und im ungünstigsten Fall treffen alle drei Punkte zu. Die Folgen davon sind schwerwiegender und gehen über das hinaus, was man sich zunächst vorstellen mag; deshalb muss diesem Aspekt Aufmerksamkeit geschenkt werden, damit sich die Lage bessert.

Die lustige Seite von Meetings

Man kann sich eine Vorstellung machen, wie verbreitet das Problem in allen Sektoren und auf allen Ebenen ist, wenn man bedenkt, dass es sogar einen Comic über Meetings am Arbeitsplatz gibt: Dilbert. Man kann darüber lachen... oder in Tränen ausbrechen. Es sei jedem selbst überlassen, auf welche Art er sich mit Dilbert identifiziert. Hier sind zwei Beispiele:

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Bei den Meetings, die ich in den vergangenen Monaten mit Management-Teams hatte, fragte ich nach der Zufriedenheit mit und Effektivität von internen Meetings (d.h. an denen keine Kunden oder Zulieferer teilnehmen). Auf einer Skala von 1 bis 10 liegt der Durchschnittswert um die 5 oder 6 Punkte, manchmal niedriger, sehr selten höher.

Ein paar Fakten zu Meetings 

Auf der anderen Seite hat jedoch in den vergangenen 50 Jahren die Häufigkeit und Dauer von Meetings zugenommen, sodass Führungskräfte heutzutage ganze 23 Stunden pro Woche in Konferenzräumen verbringen, während es 1960 nur zehn Stunden waren.

Kostenrechner für Meetings: Meeting Ticker

Zu den geläufigen Lösungsansätzen und Verbesserungsvorschlägen zählen: vor dem Meeting die Tagesordnung festlegen, Meetings im Stehen abhalten, immer nur ein Thema pro Meeting besprechen etc. Doch scheinbar hat sich nichts geändert oder die gewünschte Wirkung bleibt aus, denn obwohl es sich um vermeintlich einfache, leicht umsetzbare Rezepte handelt, setzt sich die Epidemie der unproduktiven Meetings fort und verstärkt sich sogar Jahr für Jahr.

In der Zeitschrift Harvard Business Review war zu lesen, dass „für eine tatsächliche Verbesserung ein Wandel im System nötig ist, weil Meetings sich darauf auswirken, wie die Personen miteinander und für sich selbst arbeiten“. Und weiter: „Und dennoch wird eine Veränderung dieser Art nur selten vom Unternehmen oder von den Führungskräften forciert.“

Die Auswirkungen unproduktiver Meetings

Die negativen Auswirkungen von fruchtlosen Meetings gehen weit über das Meeting selbst hinaus. Simone Kauffeld von der Universität Braunschweig fand heraus, dass unproduktive Meetings (bei denen man vom Thema abweicht oder nicht konstruktive Beschwerden und Kritik vorgebracht werden) in einem direkten Zusammenhang mit einer höheren Personalfluktuationsrate stehen.

Und auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz wird dadurch getrübt. Steven Rogelberg und seine Kollegen von der University of North Carolina konnten nachweisen, dass die Gefühle, die wir im Zusammenhang mit Meetings im Unternehmen empfinden, direkt mit der globalen Zufriedenheit – oder Unzufriedenheit – mit der Arbeit in Verbindung stehen.

In anderen Worten: Das gesamte Unternehmen profitiert davon, wenn man Anstrengungen darauf verwendet, Meetings besser zu gestalten anstatt Funktionsstörungen zu tolerieren: mehr Zufriedenheit und Effektivität, weniger Fluktuation...

Doch leider kann einer allein die Dinge nicht ändern, denn wir arbeiten in Teams und Arbeitsgruppen. Deshalb sind kollektive Anstrengungen im Unternehmen gefragt, um einen Wandel durchsetzen zu können. Wenn Meetings nicht effektiv sind, es zu viele Diskussionen und kaum Lösungen gibt oder es so gar nicht konstruktive Kritik hagelt, liegt das Problem in den allermeisten Fällen nicht bei den Meetings selbst, sondern bei anderen, tiefergehenden Problemen des Unternehmens:

Das heißt, dass unproduktive Meetings oft keine Ursache sind, die bekämpft werden muss. Vielmehr sind sie eine Folge der zugrunde liegenden Ursache, und eine Stärkung der 6 Schlüsselkomponenten des Unternehmens ist erforderlich.