Manche Unternehmer sind blind unterwegs, wie jener Pilot, der aus Brasilien in Richtung Europa über den Atlantik fliegt. Plötzlich macht er eine Durchsage und verkündet: „Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Zuerst die schlechte: Die Fluginstrumente sind ausgefallen. Wir kennen unsere Flughöhe und die Geschwindigkeit nicht und wissen auch nicht so recht, wo es hingeht... aber die gute Nachricht ist: Alles läuft wunderbar.“
So leiten einige Unternehmer und Management-Teams ihre Unternehmen: Sie haben keine Ahnung und keine Instrumente, die ihnen anzeigen, wie die Dinge stehen. Sie sind im Blindflug unterwegs. Und dennoch sind sie davon überzeugt, dass alles bestens läuft...!
Das passiert, wenn man das Unternehmen auf Grundlage von Eindrücken und Gefühlen leitet. Erfahrene Unternehmer sagen mir manchmal, dass sie es einfach im Blut haben. Ohne jeden Zweifel hat man nach vielen Jahren an der Spitze eines Unternehmens viele Informationen tatsächlich im Blut. Aber eben nicht alle. Und vor allem nicht so genau, wie sie sein könnten. Denn was man so im Blut hat, ist eng mit den Emotionen verknüpft, und die ändern sich im Alltag eines Unternehmers ständig.
Wenn das Unternehmen gerade einen neuen, wichtigen Kunden gewinnen konnte, mag man den Eindruck haben, das beste Unternehmen der Welt zu leiten. Doch eine Woche später verliert man vielleicht einen wichtigen Vertrag an die Konkurrenz und hat genau das entgegengesetzte Gefühl, nämlich dass man an der Spitze eines unheimlich problematischen Unternehmens steht.
3 Schritte zur Stärkung der Datenkomponente
In aller Regel irrt man sich in beiden Fällen – das Unternehmen ist weder das beste noch das schlechteste der Welt. Gefühle können unser Urteilsvermögen trüben und sorgen dafür, dass wir das Unternehmen nicht aus einer objektiven Perspektive sehen. In einer Momentaufnahme wird unsere Meinung unter- oder überbelichtet, und infolgedessen treffen wir falsche oder weniger passende Entscheidungen.
Deshalb ist es hilfreich, die Datenkomponente zu stärken, die eine der sechs Schlüsselkomponenten des Unternehmens darstellt.
Wie Sie vielleicht in meinen früheren Artikeln oder meiner Biographie gelesen haben, bin ich Deutscher. Und obendrein noch Ingenieur. Viel quadratköpfiger geht es also nicht... Aber ich war auch über 15 Jahre lang Unternehmer und Existenzgründer und kann daher nicht sagen, dass Instinkt, jahrelange Erfahrung und Intuition nicht zählen würden – ganz im Gegenteil. Doch die besten Entscheidungen trifft man, wenn dieser Instinkt mit harten, objektiven Fakten gepaart wird.
Wenn Sie die Datenkomponente Ihres Unternehmens stärken, hilft Ihnen das, bessere Entscheidungen zu treffen, ohne den Entscheidungsprozess zu verlangsamen. Und so stellen Sie es an:
Schritt 1: Erstellen Sie ein Dashboard für das Management-Team
Stellen Sie sich vor, Sie wären auf einer einsamen Insel in der Karibik: Strand, Palmen, Sonne, Meeresrauschen... Aber kein Handy, Laptop oder sonstige Wege, um Ihr Unternehmen zu kontaktieren. Sie müssen sich folgende Frage stellen: Welches sind die 5 bis maximal 15 Indikatoren des Unternehmens (oft KPIs – key performance indicators – genannt), die Sie jede Woche erfahren möchten oder müssen, um zu wissen, dass es dem Unternehmen gut geht, um seinen Pulsschlag zu fühlen. Genau diese Dinge sollten Sie messen.
Für das Dashboard gibt es fünf Kernpunkte:
- Definieren Sie die 5 bis 15 KPIs richtig. Was genau möchten Sie messen?
- Bestimmen Sie das gewünschte Ergebnis für jeden KPI. Im Flugzeug ist es beispielsweise nur dann sinnvoll, die Geschwindigkeit zu messen, wenn man weiß, dass man mit 850km/h fliegen muss, um nicht abzustürzen.
- Messen Sie das tatsächliche wöchentliche Ergebnis.
- Sammeln Sie in mindestens 13 aufeinanderfolgenden Wochen Daten, um Muster und Tendenzen feststellen zu können.
- Bestimmen Sie einen einzigen Verantwortlichen für jeden KPI, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen, wenn etwas nicht wie erhofft läuft und wem Sie gratulieren können, wenn alles wunderbar ist.
Zur Veranschaulichung des Dashboards gibt es viele Varianten, die abhängig vom Grad der technologischen Affinität von einer einfachen Excel- oder Google-Tabelle bis zu ausgeklügelten Programmen wie Tableau oder Simplekpi reichen (hier finden Sie einen Vergleich). Die Verwendung von Diagrammen ist nicht unbedingt erforderlich, kann jedoch beim Aufzeigen von Mustern und Tendenzen helfen.
Schritt 2: Erstellen Sie Dashboards für die Abteilungen
Dieselbe Aufgabenstellung wie global im Unternehmen muss nun für die einzelnen Abteilungen wiederholt werden. Auch für Marketing, Vertrieb, Finanzen oder die Betriebsabteilung müssen Sie wissen, welche Handvoll von Zahlen Sie im Auge behalten müssen oder möchten, um stets auf dem Laufenden zu sein, was in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens so los ist. Die Herausforderung besteht darin, die KPIs jener Aktivitäten herauszufiltern, die Ergebnisse prognostizieren. Die KPIs, die wir messen, müssen also den Ergebnissen voraus sein.
Misst man beispielsweise im Vertrieb die abgeschlossenen Verkäufe ist das schön und gut, doch sie sind das Ergebnis aller Anstrengungen, und idealerweise werden im Dashboard die Anstrengungen erfasst. Zählt man dagegen die Anzahl der Anrufe, die die Abteilung jede Woche tätigt, kann man sicher sein, dass sich Ergebnisse einstellen werden (diese hängen zwar auch von anderen Faktoren wie der Konversionsrate ab, ich möchte es hier aber einmal als vereinfachtes Beispiel nennen).
Die gemessenen Faktoren müssen beeinflussbar sein. Anders gesagt: Wenn man die abgeschlossenen Verkäufe zählt und diese geringer ausfallen als erwartet, hat man keinen Einfluss mehr darauf – somit sind sie kein guter KPI. Beim Beispiel mit den Anrufen dagegen kann man aktiv werden und die Zahl der getätigten Anrufe steigern, wenn diese hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Die Dashboards der Abteilungen sind nützlich, weil sie den Führungskräften Daten liefern und die Übernahme von Verantwortung fördern, damit die Erwartungen erfüllt werden und/oder sie erfordern proaktive Lösungsansätze, falls Probleme auftreten.
Schritt 3: Alle haben eine Zahl
Letztendlich lautet das Ziel, dass jede Person in Ihrem Unternehmen aktiv Woche für Woche in ein Dashboard eingebunden ist und sich für eine, zwei oder drei Variablen im Dashboard zuständig fühlt. Das verbindet die Personen im Unternehmen und fördert das Erreichen der Unternehmensvision und die Umsetzung des Plans. Außerdem hilft es den Mitarbeitern, sich selbst zu organisieren und/oder sich proaktiv an ihre Vorgesetzen zu wenden, wenn ihre Zahlen nicht den Erwartungen entsprechen.
Haben Sie sich schon entschieden?
Zurück zum Anfang des Artikels: Wenn der Pilot das Flugzeug blind fliegt, sprich keine Instrumente zur Verfügung hat, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass er nicht ankommen wird. Möglicherweise gelangt er dank seiner Erfahrung und Intuition zum Zielflughafen. Doch die Wahrscheinlichkeit, dass er dort ankommt, steigt, wenn die Instrumente funktionieren und die Erwartungen für jeden KPI bekannt sind. Oder anders gesagt: Würden Sie lieber in einem Flugzeug fliegen, dessen Pilot auf seine Intuition vertraut oder in einem mit Instrumenten, die ihn leiten?
Na also! Schreiten Sie zur Tat!
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