Dein Unternehmen: ein Spiegelbild deiner selbst

Der gute Koch, das ist der Unternehmer oder auch der Teamleiter. Es kommt auf seine oder ihre Fähigkeit an, die Tools zu nutzen. Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Koch.

Das Problem sitzt an der Spitze

In den letzten zehn Jahren durfte ich dutzende KMUs über einen Zeitraum von durchschnittlich zwei Jahren begleiten, um ihnen bei der Implementierung von EOS zu helfen. Dabei habe ich hunderte von Managern kennengelernt und in Meetings erleben können. Leider ist nicht jeder, der an der Spitze eines Unternehmens steht, ein guter Koch. Zum Teil ist das so, weil nicht alle geborene Leader oder Manager sind, zum Teil aber auch, weil schlicht keinerlei Schulung erteilt wird, in der Annahme, dass das schon irgendwie gut gehen wird.

Wenn die beförderten und geforderten Leiter der Unternehmen ein Vorbild an der Spitze hätten, von dem sie sich etwas abschauen könnten, wäre schon viel gewonnen. Denn, so meine Beobachtung über die Jahre hinweg: Ein Unternehmen ist das Abbild seiner Führungsperson.

Der geborene Unternehmer

Werfen wir zunächst mal einen Blick auf den geborenen Unternehmer, das Ausnahmeexemplar. Sicher gibt es viele Dinge die wichtig sind, aber meiner Erfahrung nach sind die folgenden sechs entscheidend:

• Leidenschaft und Positivität:
  Leidenschaft treibt den Unternehmer an, auch in schwierigen Zeiten weiterzumachen. Er oder sie strahlt eine gehörige Portion an positiver Energie aus, die andere ansteckt.
• Durchhaltevermögen:
  Der geborene Unternehmer ist bereit, Hindernisse zu überwinden, Rückschläge zu verkraften und wie ein Steh-auf-Männchen immer wieder auf die Beine zu kommen.
• Entscheider:
  Die Welt ändert sich – immer schneller. Die geborene Unternehmerin ist gut darin, Entscheidungen effektiv zu treffen.
  
• Fähigkeit zur Problemlösung:
  Probleme sind leider unvermeidlich. Der geborene Unternehmer ist ein effektiver Problemlöser.
• Führungskompetenz:
  Die geborene Unternehmerin ist in der Lage, ein Team aufzubauen und zu halten.
  
• Zeitmanagement:
  Je größer das Unternehmen, desto mehr Fragen und Entscheidungen kommen auf den Unternehmer zu. Dem geborenen Unternehmer liegt es, zu priorisieren, zu delegieren und nein zu sagen, um produktiv zu bleiben.

Vier Optionen

Wäre es nicht toll, wenn wir alle geborene Unternehmer und Unternehmerinnen mit diesen Fähigkeiten wären?! Die Realität sieht leider anders aus. Trotzdem ist es natürlich wünschenswert, dass jeder im Unternehmen diese Fähigkeiten hat und anwendet. Und da kommst du ins Spiel, denn wie gesagt ist jedes Unternehmen ein Abbild seines Führungsteams. Ob es will oder nicht setzt das Führungsteam den Standard dafür, was im Rest des Teams vor sich geht. 

Wie sich die (Un-)Fähigkeiten des Chefs im Rest des Teams widerspiegeln, zeigen die folgenden vier Optionen auf: 

1. Der Chef kann das nicht. Es ist auch nichts systematisiert.
2. Der Chef kann das nicht. Dieses Chaos ist im Unternehmen systematisiert.
3. Der Chef kann das. Bis jetzt wurde aber nichts davon systematisiert weitergegeben.
4. Der Chef kann das. Und es ist auch im Unternehmen systematisiert.

Wo stehst du selber mit deinem Team? Bist du schon bei der Option vier angekommen? Dann bleibt mir nur, dich zu beglückwünschen. Die meisten Leadership-Teams sind meiner Erfahrung nach irgendwo zwischen der zweiten und dritten Option. Wie rückt man also auf Option vier vor?

Systematisierung als Koch

Gehen wir einmal davon aus, dass du EOS, also ein System zur Unternehmensführung, in deinem Unternehmen implementiert hast. Das war die Küche aus unserer Analogie. Solltest du keine gut ausgestattete Küche haben, empfehle ich dir, unbedingt hier weiterzulesen. 

Als Koch in deiner gut ausgestatteten Küche möchtest du aber auch einiges systematisieren, deine Handgriffe, deine Abfolgen, deine Fähigkeiten. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und das bedeutet: dem eigenen Team Vorbild sein.

Um nicht nur bei der Theorie zu bleiben, sondern auch Praxis zu vermitteln, möchte ich dir fünf Dinge mit auf den Weg geben, die sich als Best Practice herausgestellt haben und die mittlerweile auch von hunderten von Managern genutzt werden. Was solltest du als Koch systematisch organisieren?

1. Prioritäten setzen

• Definiere Quartalsziele, ich nenne diese Rocks. Und halte an ihnen fest. Gestalte sie SMART und kommuniziere sie deinem Team, um Verbindlichkeit zu schaffen.
• Neues ist toll! Dafür, dass wir das so empfinden, sorgt in unserem Gehirn der Neurotransmitter Dopamin. Jedes Mal, wenn wir einer neuen Idee nachgehen, fühlt sich das gut an. Für das Unternehmen ist es aber oft nicht das Beste. Um dem Ganzen entgegenzuwirken, hilft die Issue Liste. Bevor du also einer neuen Idee nachgehst, solltest du dir angewöhnen, diese erstmal 24 Stunden auf einer Issue Liste zu parkieren. 90% der Dinge sehen am nächsten Tag schon gar nicht mehr so toll aus.
• Plane deine Wochen. Ich plane jeden Freitag die kommende Woche. In diese Planung fließen die folgenden Dinge ein: Meine Rocks, mein Kalender, meine Tasks, die ich in Google notiere und meine Issue Liste. Daraus erstelle ich einen Wochenplan, in dem ich für jeden Tag notiere, was ich neben Terminen zu erledigen habe und trotzdem noch Luft für Unerwartetes lasse. Am nächsten Freitag schaue ich auf den letzten Plan zurück, um zu sehen was gut geplant war und was ich anders machen muss. Dann nehme ich mir die nächste Woche vor.

2. Delegieren

Je mehr Erfolg wir haben, desto mehr prasselt auf uns ein. Mehr E-Mails, mehr Ideen, mehr Kunden, mehr Mitarbeitende, mehr Probleme, einfach immer mehr. Um den Kopf über Wasser zu halten, reicht es irgendwann nicht mehr, eine Issue Liste zu nutzen - man muss auch Dinge delegieren. Delegation ist keine Eintagsfliege, sondern muss in regelmäßiger Form in den persönlichen Optimierungsprozess einfließen.

Ich setze mich einmal im Quartal mit Papier und Stift (oder iPad in meinem Fall) hin, um festzulegen, welche Aufgaben ich delegieren kann und muss.

Hier kannst du genau nachlesen wie ich das delegieren angehe, Schritt für Schritt.

3. Wann bin ich für wen wie lange da?

„Meine Tür steht immer offen“ hört sich toll an, heißt aber auch, dass das gesamte Unternehmen ad-hoc funktioniert. Etwa 80% der Interaktionen sollte systematisiert sein. Ausnahmen gibt es immer. Das bedeutet, sich für jede einzelne Person folgendes zu überlegen:

• Wie viel Zeit verbringe ich pro Woche mit der Person, um Fragen zu klären?
• Wie dringend sind im Allgemeinen die Antworten?

Daraus ergibt sich ein festgelegter Meeting-Rhythmus, in dem 80% der Themen in systematisierten Meetings abgearbeitet werden.

Ein empfehlenswertes Buch mit einer Anleitung diesen Meeting-Rhythmus zu finden ist „The Myth of Multitasking“ von Dave Crenshaw. Auch sein Video dazu ist sehenswert (mit der Möglichkeit eines automatisierten Deutschen Untertitels).

4. Projektmanagement

Projekte bringen das Unternehmen voran. Ohne Projekte stagniert ein Unternehmen. Deshalb sollten wir alle gut darin sein, diese zu handhaben. Meistens ist es aber leider nicht der Fall und es wird dem Zufall überlassen, wie Projekt-Management in der Praxis aussieht. Als Projekt gilt alles von einem neuen PDF für die Kundenpräsentation bis zu einem neuen CRM, das zwei Jahre Implementationszeit hat.

Für Projekte sollte ein minimaler Standard festgelegt werden, je nach Komplexität oder Dauer. Für ein PDF brauchen wir wahrscheinlich kein Projektmanagement, für ein CRM ganz sicher. Ab wann sollte also ein minimales Projektmanagement vorhanden sein? Als Minimum sollten folgende Fragen beantwortet oder eingehalten werden:

• Wer ist verantwortlich?
• Was sind die Erfolgskriterien?
• Wer nimmt teil? Nutze dazu die RACI-Matrix
• Welche Ressourcen brauche ich?
• Was sind die entscheidenden Meilensteine? Oder wie ist die Timeline?
• Wie sieht der Meeting-Rhythmus mit den Teilnehmern aus?

Es gilt, die ideale Balance zwischen kreativem individuellem Chaos und Bürokratie zu finden. Stelle aber als minimaler Standard für jedes Projekt einen One-Pager zusammen.

5. Kommunikation

Informationsfluss, sprich Kommunikation, fängt beim Chef an. Waltet hier das Chaos, tut es das überall. Es gilt festzulegen, welche Kanäle (E-Mail, Slack, WhatsApp, Telefon, etc.) genutzt werden und wie. Das bedeutet klare Regeln zu definieren und alle Mitarbeiter darauf zu schulen. 

Let's do it!

Am Anfang war die Rede von einer gut ausgestatteten Küche und einem gut gerüsteten Koch. Nur beides zusammen ergibt ein gutes Essen.

Wenn du dir nun eine gut eingerichtete Küche vorstellst (das Unternehmen funktioniert mit EOS) und alle Chefköche sind gut darin, Prioritäten zu setzen und umzusetzen, zu delegieren und damit Zeit für Relevantes zu haben, nicht alles läuft ad-hoc ab und ständiges Multitasking wird niemandem abverlangt, es gibt vernünftiges Projektmanagement und die Kommunikation funktioniert effektiv… wäre dann dein Team oder Unternehmen besser aufgestellt?

Du hast vier Optionen, wo du stehst du?

• Ich kann das nicht. Nichts ist systematisiert.
• Ich kann das nicht. Mein Chaos ist im Unternehmen systematisiert.
• Ich kann das. Ist aber nicht systematisiert.
• Ich kann das. Es ist im Unternehmen systematisiert.

Mache es zu deiner Priorität, im gesamten Unternehmen minimale Standards bei der Selbstorganisation zu haben.

Und wenn du Hilfe brauchst, ich helfe gerne!