Ja, delegieren ist wichtig. Wir alle wissen es. Ständig gibt es neue Aufgaben und Herausforderungen, und wenn man andere, weniger wichtige Angelegenheiten nicht erfolgreich delegiert, steht einem die Arbeit bald bis zum Hals; man wird zum Engpass des Unternehmens. Stress kommt auf, man ist genervt und schafft die wichtigen Dinge nicht mehr, nur noch die dringenden, der Burnout wartet um die Ecke. Und als Dank dafür, dass man alles gibt, wird man im schlimmsten Fall gar entlassen: „Sie bremsen unsere Firma aus.“
Ist man selbst der Unternehmer, schläft man jeden Tag mit dem Bewusstsein ein, die eigene Firma aufzuhalten.
Und trotzdem delegieren wir nicht…
Wieso schaffen wir es also nicht, so zu delegieren wie es wünschenswert wäre? Hier eine Analyse, die auf meiner über siebenjährigen Erfahrung bei der Begleitung von Leadership-Teams von KMUs basiert:8 Gründe, warum wir nicht delegieren
Alles gute Gründe, kein Zweifel. Trotzdem: ohne Delegation bleibt das Unternehmen oder die Abteilung stehen, der Flaschenhals stoppt weiteres Wachstum. Wenn Sie gleichzeitig der beste Kellner, der beste Koch und der beste Buchhalter sein wollen, werden Sie sich mit einem sehr kleinen Restaurant zufriedengeben müssen. Das kann in manchen Fällen auch in Ordnung sein.
Wenn allerdings Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung wachsen soll, wenn Sie sich mehr Verantwortung wünschen und neue berufliche Herausforderungen suchen, führt kein Weg daran vorbei: Sie müssen delegieren.
Der chinesische Philosoph Lao Tzu sagte einmal vor langer Zeit: Wenn der Schüler bereit ist, erscheint der Lehrer. Sind Sie bereit, mehr zu delegieren?
Was also tun...? Schauen wir es uns an:
Richtige Person, richtige Stelle
Eine der Ursachen, warum nicht delegiert wird ist schlichtweg, dass wir nicht die richtige Person auf der richtigen Stelle haben. Oder noch schlimmer: Wir wissen eigentlich gar nicht, wer auf welcher Stelle sitzt. Es wurde nie definiert, nie schriftlich festgehalten. „Ich weiß das schon“ mögen Sie sagen. Nach hunderten von Tagen enger Zusammenarbeit mit Leadership-Teams kann ich Ihnen aus eigener Erfahrung versichern: Wenn es nicht verschriftlicht ist, haben Sie vielleicht ein grobes Bild, aber sicher keine Klarheit. Noch dazu wird Ihr Bild ein anderes sein als das Ihrer Mitarbeitenden.
1. Richtige Person
Die richtige Person heißt, sie besitzt die richtigen Kernwerte. Die richtige Arbeitskultur.
Etwas delegieren bedeutet auch immer Vertrauen aufzubringen. Vertrauen, dass die Dinge so erledigt werden, wie man sich das vorstellt. Bestehen unterschiedliche Vorstellungen bei der Arbeitskultur, kann das nur schwer funktionieren.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die richtigen Kernwerte haben. Hier erfahren Sie mehr darüber.
2. Richtige Stelle
Eine Person sitzt auf der richtigen Stelle, wenn diese Stelle definiert ist und VWK existiert. Sehen wir es uns an:
- Die Stelle definieren bedeutet, das Organigramm der Verantwortlichkeiten für das gesamte Unternehmen auszuarbeiten: Die Stellen beschreiben und die jeweils vier bis sechs Verantwortlichkeiten festlegen. Lesen Sie hier mehr dazu.
- VWK steht für Verstehen, Wollen, Können. Ist die Stelle einmal definiert, muss die Frage nach VWK dreimal klar mit „Ja“ beantwortet werden, nur dann ist sie mit der richtigen Person besetzt. Gibt es ein „Nein“ auf eine der drei Fragen, können Sie sicher sein, dass Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten nie vollständig delegieren können.
Ich weiss, es ist alles andere als einfach, diese Voraussetzung zu erfüllen, aber ohne jede Frage ein absolutes Muss, um erfolgreich delegieren zu können.
Prozesse
„Bitte melden, wer Prozesse mag!" Meist gehen bei dieser Frage nicht viele Hände nach oben. Das ist ein weiterer Grund, warum das Delegieren nicht so richtig funktionieren will.
Vor einiger Zeit habe ich mit einem Unternehmen in Zürich zusammengearbeitet, bei dem der operative Leiter immer wieder sagte „das ist sehr komplex. Das kann man nicht alles aufschreiben was ich da im Kopf habe“. Die Folge war, dass dieser Arbeitsschritt nie delegiert werden konnte. Aber was bedeutet das für ein Unternehmen, wenn etwas so kompliziert ist, dass es (angeblich) nicht aufgeschrieben werden kann? Was passiert mit dem Unternehmen, wenn die Person kündigt oder krank wird? Ein untragbares Risiko für jedes Unternehmen. Akzeptieren Sie es nicht!
Die Lösung und Aufgabe besteht darin, zunächst das Leadership-Team zusammenzutrommeln und die Kernprozesse des Unternehmens zu definieren, zu dokumentieren und zu vereinfachen. Anschließend können auch andere Prozesse in den einzelnen Abteilungen dokumentiert werden, falls nötig. Lesen Sie hier mehr dazu.
Das Ego
Seien wir ehrlich, manchmal ist das Ego zu groß, manchmal zu klein. Es fühlt sich gut an, der oder die Schlauste im Raum zu sein. Das ist unser Ego, das sich da meldet. Leider ist das Ego eigentlich nie von Vorteil. Wir hören nicht mehr zu, lernen nicht mehr, sind nicht bereit andere Meinungen zu akzeptieren.
Das Ego sagt uns auch, dass wir wichtig sind und sein sollten, dass wir das besser können. Oder wenn das Ego zu klein ist, redet es uns ein, dass wir unsere Teammitglieder nicht noch mehr belasten und die Arbeit doch besser selber machen sollten. In keinem Fall ist das Ego ein weiser Ratgeber.
Hier ist die Lösung nicht so einfach. Es geht nicht darum, um uns herum die richtigen Konditionen zu schaffen, sondern in unserem Inneren. Autsch! Das ist in der Regel ein langwieriger Prozess. Ein wichtiger erster Schritt ist anzuerkennen, dass es ein Ego-Problem gibt. Die nächste Frage lautet: Wie lässt sich das ändern? Veränderungen an unserer Persönlichkeit gehen meist sehr langsam vonstatten und ohne Hilfe noch um vieles langsamer. Deshalb ist ein Coach hier sicherlich ein richtiger und wichtiger Schritt.
Delegieren leicht gemacht in 5 Schritten
Nun sind wir bereits ein großes Stück weiter: Das Umfeld in der Firma stimmt, das Ego ist im Zaum, es kann losgehen mit dem Delegieren! Doch wie macht man das eigentlich richtig? Hier ein Überblick in 5 Schritten:
- Eliminieren
Bevor wir etwas delegieren, sollten wir uns immer fragen, ob wir die Aufgabe eliminieren können, einfach aufhören, Stopp. Häufig sind Dinge wie „das haben wir immer so gemacht“ einfach nicht mehr wertstiftend. Vorsicht! Denn ist die Aufgabe einmal delegiert, wird diese Frage wahrscheinlich nicht mehr so schnell gestellt.
Wenn die Antwort „Nein, können wir nicht elimieren“ lautet, dann vielleicht… - Vereinfachen
Was wäre, wenn wir dieses Reporting statt jede Woche nur alle 2 Wochen machen, oder statt 26 KPIs nur 13 KPIs definieren? Schon sind es nur noch 50% der Arbeit. Viele Dinge lassen sich vereinfachen.
Nein, geht auch nicht? Gut, dann vielleicht… - Automatisieren
Stellen Sie sich vor, Sie erledigen eine Aufgabe, die nur 15 Minuten dauert, einmal in der Woche. Das sind erstaunliche 13 Stunden im Jahr, in drei Jahren schon fast 40 Stunden. Vielleicht lohnt es sich ja, das Ganze zu automatisieren.
Nein? Dann sind Sie bereit: - Delegieren
Ok, wir sollten es also delegieren. Dazu folgende Punkte:
- Wer: Legen Sie fest, an wen Sie delegieren. Und nicht vergessen, es muss die richtige Person auf der richtigen Stelle sein!
- Training: Meistens ist es so, dass die Tätigkeit, Aufgabe oder Verantwortung neu sind für die Person, an die sie delegiert werden. Werfen Sie es ihr also nicht einfach vor die Füße, sondern nehmen Sie sich Zeit, ein Training abzuhalten. Das kann zum Beispiel ein Video von Ihrem Bildschirm sein, wie Sie die Tätigkeit angehen. Ohne ein solches Training ist das Delegieren zum Scheitern verurteilt.
- Feedback-Loop: Delegieren heißt nicht „und tschüß, auf Nimmerwiedersehen…“ Wir wollen die Aufgabe ja nicht in einen tiefen Brunnen werfen und nichts mehr davon hören. Sicher möchten Sie weiterhin von Zeit zu Zeit wissen, wie es um die Aufgabe oder Verantwortung bestellt ist. Dafür sollte ein geeigneter Feedback-Loop vereinbart werden. Zum Beispiel einmal im Monat eine E-Mail mit der entsprechenden Information oder ein KPI, der wöchentlich gemessen wird etc.
Falls Sie nun sagen, nein, geht gar nicht, auch das kann ich nicht, das Thema ist nicht delegierbar, dann tut es mir Leid, dann muss das Nike-Konzept angewandt werden…
- Just do it!
Manche Dinge muss man einfach selber machen, das ist ja auch in Ordnung. Ist aber (fast) alles durch das Raster gerutscht und wieder auf Ihrem Tisch gelandet, dann sollten Sie den Artikel nochmals von vorne lesen.
Oder Sie nehmen in Kauf, dass Ihr Restaurant halt ein kleines bleibt…
Los geht’s…!
Also, seien Sie nicht der Flaschenhals Ihres Unternehmens! Am Ende schaden Sie sich nur selbst damit.
So ist es mir gelungen, mich freizuschaufeln: Jedes Quartal habe ich eine Liste mit allen Dingen erstellt, die ich nicht machen wollte oder delegieren müsste und sie durch die fünf Schritte der Delegation laufen lassen. Anschließend habe ich für jedes Quartal einen Rock (ein Quartalsziel) definiert, das Beschlossene erfolgreich zu delegieren. Und voilá! Schon nach wenigen Monaten sah mein Leben wieder besser aus 😊
Versuchen Sie es doch auch mal. Viel Erfolg!
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