7 Anzeichen, dass Sie ein Organigramm der Verantwortlichkeiten brauchen

7 wenig wünschenswerte Symptome

1. Nicht die richtige Person. Nicht die richtige Stelle.

Es ist unglaublich wichtig, nur die richtigen Personen im Team zu haben, und jede davon muss an der richtigen Stelle positioniert sein. Die Personen sind das Unternehmen, ohne sie kann es nicht funktionieren. Allerdings müssen es eben Personen sein, die das Unternehmen tatsächlich braucht. Um alle Positionen bzw. Funktionen mit offenen Issues zu identifizieren,  ist ein Organigramm der Verantwortlichkeiten unabdingbar. Durch die Definition der Schlüsselfunktionen und vier bis sechs zugehöriger Verantwortlichkeiten erhalten Sie einen Überblick, wo im Unternehmen Issues anstehen. Mit Hilfe der GWC-Methode lassen sich diese schwarz auf weiß erkennen.

2. Alles muss durch den Flaschenhals

Wenn alle Entscheidungen über den Chef laufen müssen, kann das – abgesehen davon, dass wie gerade beschrieben die richtigen Personen an der richtigen Stelle fehlen – zwei Ursachen haben:

• Der Chef delegiert nicht und denkt, er weiß es besser als alle anderen. Das ist allerdings heute gerade in modernen Unternehmen nicht mehr der Fall, wo versucht wird, alles richtig zu machen. Mittlerweile hat wohl auch der letzte Chef begriffen, dass man gemeinsam stärker ist. Wenn Sie dazu noch Fragen haben, empfehle ich Ihnen meinen Artikel über die verschiedenen Führungsstile.
• Der Chef weiß nicht, wie man delegiert und die Personen im Team kennen ihre Verantwortlichkeiten nicht gut genug. Wenn kurz mündlich mitgeteilt wird, dass jemand für etwas verantwortlich ist, ist das schön und gut, es kann aber leicht untergehen. Wird das Ganze schriftlich festgehalten und dem gesamten Unternehmen mitgeteilt, hat dieselbe Aussage einen ganz anderen Stellenwert. Durch das Organigramm der Verantwortlichkeiten muss das Unternehmen jeder Funktion im Unternehmen die zugehörigen Verantwortlichkeiten zuordnen. Und Verantwortlichkeit bedeutet zugleich Entscheidungskompetenz. Wenn alles schriftlich dokumentiert und bekannt gemacht wurde, gelten keine Ausreden mehr, es nicht auch umzusetzen. So vermeiden Sie außerdem, dass alles durch den Flaschenhals laufen muss.
  
  
  

3. Stillstand: Niemand trifft Entscheidungen

Verantwortlichkeit = Entscheidungskompetenz. Wer die Verantwortung trägt, entscheidet. Wer nicht entscheidet, ist nicht verantwortlich. Wie bereits beschrieben werden im Organigramm der Verantwortlichkeiten die Funktionen und ihre Verantwortlichkeiten festgelegt, sodass es für jede Verantwortlichkeit im Unternehmen einen Zuständigen gibt. Alles wird schriftlich festgehalten und der gesamten Belegschaft mitgeteilt. Wenn das nicht der Fall ist, wenn also niemand weiß, wer für eine Entscheidung zuständig ist, wartet jeder auf seinen Nebenmann und dadurch arbeitet das Unternehmen nicht in maximalem Tempo und ist weniger effizient, als es sein könnte.

4. Wenig effiziente Zweier-Hierarchien

Das Organigramm der Verantwortlichkeiten zeigt auch die Reporting-Struktur auf. Ich habe mit Teams zusammengearbeitet, bei denen einem Mitglied des Management-Teams zwei Mitarbeitende direkt unterstanden. Diesen beiden unterstanden wieder jeweils zwei Mitarbeitende, welche ihrerseits ebenfalls nur für wenige Kollegen verantwortlich waren. So ergaben sich bei gerade einmal 14 Personen vier Führungsebenen. Zunächst einmal ist das sehr wenig effizient, doch es bringt weitere Probleme wie eine schwerfällige Kommunikationskette, unnötige Lohnkosten usw. Das Organigramm der Verantwortlichkeiten dient auch dazu, ineffiziente Strukturen ausfindig zu machen.

5. Schlechte Führungspraxis: 14 Untergebene

Das andere Extrem sind Unternehmen mit Managern, denen bis zu 14 Personen unterstellt sind. Dabei liegt die Zahl der Personen, die eine Führungskraft effizient leiten kann, bei etwa 8. Wenn es deutlich mehr sind, hat das unweigerlich zwei Konsequenzen: Erstens fehlt die Zeit für die eigenen Prioritäten, und zweitens ist es unmöglich, jeder Person genügend Zeit zu widmen. Eine solche Struktur führt zu Ineffizienz, Frustration und letztlich oft zu Burnout. Das Organigramm der Verantwortlichkeiten wird Ihnen derartige Defizite aufzeigen.

6. Unklare Verantwortungsbereiche

Durch die Definition der Verantwortlichkeiten vermeiden Sie zwei ungünstige Szenarien:

• Keiner fühlt sich zuständig. Niemand weiß so genau, wer beispielsweise für die Büroausstattung, die Preisgestaltung, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, die Firmenwebsite oder die Telekommunikationsanlagen verantwortlich ist.
• Zwei Personen glauben, für dasselbe verantwortlich zu sein. Das führt zu unnötigen Diskussionen, kontraproduktiven Entscheidungen oder Machtkämpfen.
  

In beiden Fällen ist die Folge einmal mehr Ineffizienz.

7. Frustration durch zwei Vorgesetzte

Mir sind schon öfter Teams untergekommen, in denen das Organigramm aufgezeigt hat, dass manche Personen zwei oder sogar drei Vorgesetzte hatten. Für die Betroffenen bedeutet das einen ständigen Eiertanz.
Durch das Organigramm der Verantwortlichkeiten kristallisiert sich eine solche Konstellation klar heraus. Möglicherweise lässt sich kurzfristig nichts daran ändern, aber zumindest kann man erkennen, welcher Chef für welche Funktion und welche Verantwortlichkeiten zuständig ist, und das macht das Reporting und den Arbeitsalltag etwas einfacher. Und mittel- oder langfristig kann die Situation behoben werden, denn wenn ein Unternehmen wächst, müssen sich die Personen spezialisieren.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Es bringt nichts, das Organigramm der Verantwortlichkeiten einer anderen Firma zu kopieren, denn jedes Unternehmen ist anders und muss deshalb sein eigenes erarbeiten. Damit Sie sich eine Vorstellung davon machen können, wie es aussehen soll, zeige ich Ihnen ein Bild, das mehr sagt als tausend Worte. Hier sehen Sie ein fertiges Organigramm der Verantwortlichkeiten, in dem alle Funktionen mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten definiert sind.

Und hier eine Funktion im Detail:

Das Organigramm der Verantwortlichkeiten muss allen gegenwärtig sein

Es ist nicht damit getan, ein perfektes Organigramm anzufertigen und es dann in eine Schublade zu stecken. Sein wahrer Wert liegt darin, dass jeder im Unternehmen weiß, wie das Unternehmen aufgebaut ist. Und mit „jeder“ meine ich alle Mitarbeitenden, wirklich alle.

Tools für die Erstellung des Organigramms der Verantwortlichkeiten

Ein Organigramm mit sechs Funktionen ist eine Sache. Wenn es aber 38 sind, sieht es schon ein wenig komplizierter aus. Technologische Hürden sollten Sie jedoch nicht daran hindern, Ihr Unternehmen richtig zu strukturieren, und es gibt dafür gute Lösungen. Hier sind einige Beispiele:

1. Tools mit EOS-Lizenz

Diese Tools basieren auf der EOS-Methode und enthalten nicht nur das Organigramm der Verantwortlichkeiten, sondern auch den VTO, Rocks, Issues und so weiter.

• EOS One: https://eosone.com/
• Ninety.io: https://www.ninety.io/
• TractionTools: https://www.mytractiontools.com/
  
  

2. Andere Optionen für die Erstellung des Organigramms der Verantwortlichkeiten

Die meisten der folgenden Optionen sind kostenlos und erfordern zwar etwas mehr Personalisierung, stellen aber gute Alternativen dar, wenn Sie nicht mit der gesamten EOS-Methode arbeiten, sondern lediglich das Organigramm erstellen möchten.

• Excel: Das SmartArt-Tool bietet nützliche Vorlagen
• Powerpoint: Beispiel herunterladen
• Instant Agency Tools: Beispiel
• https://www.lucidchart.com / Beispiele
• X-Mind: Beispiel
• Google Sheets: Beispiel
• OGgraph.io: Beispiel
• Miro: Beispiel

Nächste Schritte

Ich hoffe, dass…

• ...ich Sie davon überzeugen konnte, wie wertvoll ein Organigramm der Verantwortlichkeiten für Ihr Unternehmen sein kann.
• ...Sie eine klare Vorstellung gewonnen haben, wie ein Organigramm der Verantwortlichkeiten aufgebaut ist.
• ...Sie sich nicht von technologischen Hürden ausbremsen lassen.
• ...Sie den Mut gefasst haben, gemeinsam mit Ihrem Management-Team ein Organigramm zu erstellen und den Mitarbeitern vorzustellen.

Wenn Sie zwar den Nutzen darin sehen, aber nicht genau wissen, wie und wo Sie anfangen sollen, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf und wir besprechen, wie ich Ihnen helfen kann.

Los geht‘s!