8 razones para no delegar

Sí, delegar es importante. Todos lo sabemos. Siempre hay nuevas tareas y retos, y si no consigues delegar otros asuntos menos importantes, pronto te encontrarás hasta arriba de trabajo; te conviertes en el cuello de botella de la empresa. Aparece el estrés, estás molesto y ya no puedes gestionar las cosas importantes, sólo las urgentes, el burnout está a la vuelta de la esquina. Y en el peor de los casos, hasta te despiden como agradecimiento por darlo todo: "Estás frenando nuestra empresa".

Delegieren

Si eres empresario, te vas a dormir cada día sabiendo que estás ralentizando tu propia empresa.

Y a pesar de todo, seguimos sin delegar...

Entonces, ¿por qué no logramos delegar como nos gustaría? He aquí un análisis basado en mis más de siete años de experiencia en el apoyo a equipos directivos de PYME:

 8 razones por las que no delegamos

  • Me ascendieron porque estas tareas se me dan bien
  • No tengo a nadie en quien delegar
  • Me lleva demasiado tiempo formar a alguien
  • Creo que es más rápido y fácil hacerlo yo mismo
  • No pediría a nadie que hiciera algo que no haría yo mismo
  • Nadie sabe hacerlo tan bien como yo
  • Es demasiado complicado explicárselo a otra persona
  • Paso demasiado tiempo corrigiendo los errores después

Todas son razones válidas, sin duda. Pero si no se delega, la empresa o el departamento se estanca y el cuello de botella impide que siga creciendo. Si quieres ser el mejor camarero, el mejor cocinero y el mejor contable al mismo tiempo, tendrás que conformarte con un restaurante muy pequeño. Eso también puede estar bien, si es tu plan.

Sin embargo, si quieres que tu empresa o departamento crezca, si quieres más responsabilidad y buscas nuevos retos profesionales, no hay remedio: tienes que delegar.

El filósofo chino Lao Tzu dijo hace mucho tiempo: "Cuando el alumno está preparado, aparece el maestro". ¿Estás preparado para delegar más?

Entonces, ¿qué hacer? Véamoslo.


Persona adecuada, puesto adecuado

Una de las razones por las que la gente no delega es simplemente porque no tenemos a la persona adecuada en el puesto adecuado. O peor aún, en realidad no sabemos qué puesto ocupa cada cual. Nunca se ha definido, nunca lo hemos puesto por escrito. "Yo me lo sé" puede ser tu respuesta. Tras cientos de días trabajando estrechamente con equipos de liderazgo, puedo asegurarlo por experiencia propia: Si no está escrito, puede que tengas una idea aproximada, pero lo que no tienes es claridad. Además, la imagen que tienes tú será distinta de la que tengan tus compañeros.

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1. Persona adecuada

  • Una persona es adecuada si comparte los valores fundamentales y la cultura de trabajo adecuados. Delegar siempre implica tener confianza. Confianza en que las cosas se harán como deseado o necesario. Si hay ideas diferentes sobre la cultura de trabajo, esto difícilmente se va a lograr. Asegúrate de que todos los empleados tengan la misma cultura de trabajo. Aquí encontrarás más información sobre este tema.

2. Puesto adecuado

Una persona está en el puesto adecuado si este puesto está definido y si hay GWC. Echemos un vistazo:

  1. Definir el cargo significa elaborar el Organigrama de Responsabilidades de toda la empresa: Se determinan las funciones y entre cuatro y seis responsabilidades de cada uno. Lee más sobre esto aquí.
  2. GWC viene del inglés y significa lo entiende, lo quiere y lo conoce. Una vez definido el puesto, una persona está en el lugar adecuado si la respuesta a todas las preguntas sobre el GWC es un "sí". Si hay un solo "no", puedes estar seguro de que nunca podrás delegar plenamente las tareas y responsabilidades.

Sé que no es fácil cumplir este requisito, pero sin duda es imprescindible para poder delegar con éxito.

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Procesos

"Por favor, ¡díganme a quién le gustan los procesos!” Suelen levantarse pocas manos cuando hago esta pregunta. Es otra razón por la que a menudo no funciona la delegación.

Hace unos meses, trabajé con una empresa en Zúrich en la que el director de operaciones no paraba de decir "esto es muy complejo. No se puede documentar todo lo que tengo en la cabeza". El resultado fue que este paso de trabajo nunca pudo delegarse. Pero ¿qué significa para una empresa que algo sea tan complicado que (supuestamente) no se puede documentar? ¿Qué pasa con esa empresa si la persona se marcha o cae enferma? Es un riesgo inaceptable para cualquier compañía. ¡No te la juegues!

La solución y la tarea consisten en reunir primero al equipo directivo y definir, documentar y simplificar los procesos claves de la empresa. Posteriormente, si es necesario, también se pueden documentar otros procesos de los distintos departamentos. Lee más sobre este tema aquí.


El ego

Seamos sinceros, a veces el ego es demasiado grande, a veces demasiado pequeño. Sienta bien ser la persona más inteligente de la sala. Eso es nuestro ego que quiere hacerse ver. Por desgracia, el ego nunca juega a nuestro favor. Ya no escuchamos, ya no aprendemos, ya no estamos dispuestos a aceptar otras opiniones.

El ego también nos dice que somos y merecemos ser importantes, y que hacemos las cosas mejor que otros. O, por lo contrario, si el ego es demasiado pequeño, nos dice que no deberíamos agobiar más a los miembros de nuestro equipo y hacer el trabajo nosotros mismos. En ningún caso el ego es un consejero sabio.

Me temo que la solución no es sencilla. No se trata de crear las condiciones adecuadas a nuestro alrededor, sino en nuestro interior. ¡Ay! Un primer paso importante es reconocer que existe un problema de ego. La siguiente pregunta es: ¿cómo se puede cambiar? Los cambios en nuestra personalidad suelen producirse muy lentamente, y sin ayuda suelen durar aún más. Por eso, contar con un coach es un paso importante y aconsejable.


Delegar es fácil: 5 pasos

Ya hemos recorrido un largo camino: el ambiente en la empresa es el adecuado, el ego está bajo control, ¡podemos empezar a delegar! Pero, ¿cómo hacerlo bien? Aquí tienes un resumen en 5 pasos:

  • Elimina
    Antes de delegar algo, siempre deberíamos preguntarnos si podemos eliminar la tarea, simplemente dejar de hacerla. A menudo, cosas como "siempre lo hemos hecho así" con el tiempo ya no aportan valor. Y cuidado aquí, porque una vez delegada la tarea, es poco probable que alguien vuelva a plantearse esta pregunta próximamente.
    Si la respuesta es no, no se puede eliminar, entonces tal vez...
  • Simplifica
    ¿Y si sólo hiciéramos ese informe cada 2 semanas en lugar de cada semana, o si sólo definiéramos 13 KPI en lugar de 26? Ya sólo sería el 50% del trabajo. Muchas cosas se pueden simplificar.
    No, ¿tampoco puede ser? Bueno, entonces tal vez...
  • Automatiza
    Piensa en una tarea de tan solo 15 minutos que haces una vez a la semana. Eso supone nada más y nada menos de 13 horas al año, y casi 40 horas en tres años. Quizá merezca la pena automatizarlo.¿No? Entonces ha llegado el momento:
  • Delega
    Vale, hay que delegar. Para ello, ten en cuenta los siguientes puntos:
  • Quién: Determina en quién lo delegas. Y que no se te olvide, ¡tiene que ser la persona adecuada en el puesto adecuado!
  • Formación: Normalmente, la tarea o responsabilidad es nueva para la persona a la que se delega. Así que no se la eches a los pies. Tómate el tiempo necesario para organizar una sesión de formación. Podría ser, por ejemplo, un vídeo de tu pantalla mostrando cómo ejecutas la tarea. Sin formación, delegar con éxito es casi imposible.
  • Reporting: Delegar no significa "hasta nunca...". No queremos arrojar la tarea a un pozo profundo y nunca más se supo de ella. Seguro que todavía quieres saber de vez en cuando cómo va la tarea o la responsabilidad. Para ello hay que acordar un circuito de información adecuado. Por ejemplo, un email mensual con la información pertinente, un KPI que se mide semanalmente, etc.

Si ahora dices que no, que delegar el tema tampoco es una posibilidad, entonces solo queda una: el concepto Nike...

  • Just do it! (¡Hazlo!)
    Algunas cosas tienes que hacerlas tú mismo, y eso está bien. Pero si al final (casi) todo acaba en esa categoría, te recomiendo que vuelvas a leer este artículo.
    O puedes aceptar que tu restaurante siga siendo pequeño.


¡Preparados, listos…!

Así que, ¡no seas el cuello de botella de tu empresa! Sólo acabarás perjudicándote a ti mismo.

Esto es lo que hice yo para volver a tener más tiempo: cada trimestre redacté una lista de todas las cosas que no quería hacer o que necesitaba delegar y las pasé por los cinco pasos de la delegación. Luego definí cada trimestre una Roca (un objetivo trimestral) para delegar lo que había decidido. Y ¡voilá! Al cabo de unos pocos trimestres, mi vida volvía a ser mejor 😊

¿Por qué no lo intentas tú también? ¡Mucha suerte!

Próximos pasos...

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