7 síntomas por no tener un Organigrama de Responsabilidades

Los 7 síntomas que quieres evitar

1. Persona no adecuada. Puesto no adecuado.

Es clave tener solo personas adecuadas y cada una en su puesto adecuado. Las personas son la empresa. Sin personas no hay empresa. Pero han de ser las que la empresa necesita. Para identificar todos los puestos o funciones en las que tienes issues a resolver, tener un Organigrama de Responsabilidades es la clave. Definir las funciones claves y las cuatro a seis responsabilidades de cada una te ayudará a ver dónde tienes issues a resolver en la empresa. Con la metodología GWC te permitirá ver negro sobre blanco los issues.

2. Todo pasa por el cuello de botella

Si toda decisión tiene que pasar por el jefe puede haber dos causas (además del punto anterior que no tienes las personas adecuadas en el puesto adecuado):

• El jefe no delega y piensa que sabe más que nadie. No suele ser la causa, menos en empresas modernas y con ganas de hacer las cosas bien. Creo que hasta el último jefe ha entendido que juntos se consigue más. Si no lo tienes claro, te recomiendo leer este artículo sobre estilos de liderazgo.
• El jefe no sabe cómo delegar y las personas del equipo no tienen claras sus responsabilidades. Una cosa es decir que alguien es responsable de algo, otra es escribirlo y compartirlo con toda la empresa. El Organigrama de Responsabilidades obliga la empresa a adjudicar a cada función en la empresa sus responsabilidades. Y responsabilidad significa decisión. Una vez escrito y comunicado, no hay excusa para no aplicarlo. Y evita que todo pasa por el cuello de botella.

3. Parálisis: nadie decide

Responsabilidad = Decisión. Quien es responsable decide. Si no decides, no eres el responsable. Como hemos visto, con el Organigrama de Responsabilidades definimos las responsabilidades para cada función hasta que todas las responsabilidades de la empresa tienen su dueño, escrito y comunicado a todos. Por lo contrario, si nadie sabe quién decide, es decir quién es responsable, todos esperan al otro y la empresa no avanza con la velocidad necesaria, no es todo lo eficiente que puede ser.

4. Poca eficiencia: de dos en dos en dos

El Organigrama de Responsabilidades indica la estructura de reporting. He trabajado con equipos donde un miembro del equipo directivo tiene dos reports directos. Y estos reports directos, tenían dos reports directos cada uno. Y estos, de nuevo, tenían muy pocos reports directos. Lo que en total sumaba 14 personas, tenía cuatro niveles de mando. En primer lugar, esto significa ineficiencia. Pero también otras cosas como una difícil cadena de comunicación, costes innecesarios en salarios etc. El Organigrama de Responsabilidades te ayudará descubrir estructuras ineficientes.  

5. Mal liderazgo: 14 personas al cargo

En el otro extremo hay empresas con managers que tienen 14 personas a su cargo. Donde el máximo que una persona puede liderar de forma eficiente suele ser alrededor de ocho personas. Un numero mucho más alto lleva inevitablemente a dos cosas: 1. no tener tiempo para las propias prioridades y 2. no poder dedicar a cada persona el tiempo que necesita. Es una estructura que lleva a ineficiencia, frustración y burnout. El Organigrama de Responsabilidades te lo contará.

6. Sin claridad quien es responsable

Al definir funciones y responsabilidades evitamos dos situaciones que quieres evitar:

• Nadie es responsable. No está claro quién es la persona responsable de, por ejemplo, las instalaciones de la oficina, del pricing del servicio, del bienestar de los empleados, de la Web, de las telecomunicaciones etc.
• Dos piensan que son responsables de la misma cosa. Lo que lleva a discusiones innecesarias, decisiones contraproducentes o luchas de poder.

Ambas cosas acarrean, de nuevo, la ineficiencia.

7. Frustración por dos jefes

Muchas veces he trabajado con equipos donde el Organigrama ha mostrado que hay personas en la organización que tienen dos jefes, o incluso tres. Para estas personas es un baile constante sobre huevos.
 El Organigrama de Responsabilidades lo destila y crea claridad. Quizás a corto plazo no evita la situación, pero disecciona las las líneas de reporting con las responsabilidades correspondientes, lo que hace el día-día más fácil. Y a medio-largo plazo permite simplificar la situación. Porque al crecer una empresa, una de las primeras cosas que ha de pasar es que las personas se especializan.

Una imagen vale más que mil palabras

No se puede copiar el Organigrama de Responsabilidades de otra empresa porque cada compañía es única. Cada empresa ha de desarrollar el suyo. Pero para tener una idea visual a lo que me refiero, aquí hay una imagen (que vale más que mil palabras). Esto es la foto de un Organigrama de Responsabilidades terminado, donde todas las funciones están definidas y cada una con sus responsabilidades.

Y aquí el detalle de una Función:

Comunicar el Organigrama de Responsabilidades

Tener un Organigrama redactado y perfeccionado y guardarlo en un cajón no sirve de mucho. El valor reside en que todo el mundo sepa cómo está organizada la empresa. Y si digo todo el mundo, me refiero a todos en la empresa, todos.

Para ello lo comunicamos de forma reiterativa cada vez que hay un cambio. Una buena práctica es con cada reunión de transparencia con el equipo presentarlo brevemente.

Herramientas para visualizar el Organigrama de Responsabilidades

Tener un Organigrama con seis funciones es una cosa. Si son ya 38 es otra y la cosa se vuelve más complicado. Ahora bien, no dejes que una complicación tecnológica te límite para estructurar la compañía de forma correcta. Y hay soluciones buenas en el mercado. Aquí unos ejemplos:

1. Herramientas con licencia de EOS

Estas herramientas reflejan toda la metodología EOS, no solo el Organigrama de Responsabilidades, es decir VTO, Rocks, issues, L10 etc.

Las herramientas tienen un coste por usuario.

• EOS One: https://eosone.com/ 
• Ninety.io: https://www.ninety.io/
• TractionTools: https://www.mytractiontools.com/

2. Otras opciones para crear el Organigrama de Responsabilidades

Las siguientes opciones, la mayoría gratis, son alternativas que requieren más personalización pero que pueden ser una buena opción si no quieres trabajar con toda la metodología de EOS, sino solo crear el Organigrama.

• Excel: usa la herramienta SmartArt que contiene plantillas
• Powerpoint: download ejemplo
• Instant Agency Tools: enlace
• https://www.lucidchart.com / ejemplos
• X-Mind: ejemplo
• Google Sheets: ejemplo
• OGgraph.io: ejemplo
• Miro: ejemplo

Siguientes pasos

Espero que…

• ...te haya convencido del valor que aporta la creación de un Organigrama de Responsabilidades.
• ...tengas claro la foto final de cómo es un Organigrama de Responsabilidades.
• ...no dejes que el reto de la tecnología se interponga en tu camino.
• ...te hayas armado de valor para crearlo junto con el equipo directivo y a comunicarlo.

Si no sabes por dónde empezar, pero ves el valor, encantado de que me contactes para ver cómo te puedo ayudar.

¡Manos a la obra…!